Programiści i inni specjaliści IT, którzy prowadzą działalność gospodarczą (i są opodatkowani na zasadach ogólnych) mogą włączyć niektóre wydatki w koszty uzyskania przychodu. Pozwala to obniżyć zobowiązania podatkowe. Jakie wydatki można wliczyć w koszty w branży IT w 2025 roku?
Czym są koszty uzyskania przychodu?
Koszty uzyskania przychodu to wydatki, które przedsiębiorca ponosi w związku z prowadzeniem działalności gospodarczej. Istotne jest jednak, aby taki wydatek był związany z działalnością, co oznacza, że powinien przyczyniać się do osiągnięcia, zabezpieczenia lub utrzymania przychodu.
Zgodnie z polskimi przepisami podatkowymi, do kosztów uzyskania przychodu możemy zaliczyć:
- wydatki na zakup towarów lub usług,
- w tym wydatki związane z funkcjonowaniem firmy (np. administracyjne, kadrowe, marketingowe).
Wydatek wliczany w koszty powinien być racjonalny (uzasadniony). Dotyczy to zarówno rodzaju wydatku (jest związany z profilem działalności firmy), jak i jego skali (urząd może na przykład zakwestionować zakup kilku biurek dla działalności jednoosobowej).
Programiści, testerzy, projektanci systemów i procesów prowadzą zwykle pracę biurową. Ich działalność wymaga najczęściej zakupu nowoczesnego sprzętu i oprogramowania – które specjalista może uwzględnić w kosztach uzyskania przychodu.
Sprzęt komputerowy i urządzenia elektroniczne
Specjaliści IT często kupują urządzenia o zaawansowanych podzespołach, które są relatywnie drogie. Ponoszą też wydatki związane z modernizacją sprzętu komputerowego i dostosowaniem go do wymagań najnowszych wersji oprogramowania. Wszystko to sprawia, że urzędy zwykle uznają za zasadny zakup sprzętu komputerowego o wysokiej wartości.
Osoby prowadzące działalność w branży IT mogą wliczyć w koszty:
- komputery i laptopy – ale tylko te, które są wykorzystywane do działalności gospodarczej,
- monitory, klawiatury, myszki i inne akcesoria peryferyjne,
- tablety, smartfony i inne urządzenia mobilne (jeśli rzeczywiście wspierają pracę zawodową)
- drukarki, skanery i urządzenia wielofunkcyjne,
- serwery oraz sprzęt sieciowy (np. routery, switche).
Jednocześnie trzeba pamiętać, że zakupy o większej wartości (np. komputer droższy niż 10 000 zł) mogą być uznane za środki trwałe – wtedy konieczne jest ich rozliczane w inny sposób (poprzez amortyzację).
Przeczytaj więcej:
Zakup oprogramowania i licencji
Wykorzystywanie profesjonalnych narzędzi programistycznych, różnego typu aplikacji i programów to codzienność w branży IT. Ich zakup, a także koszty subskrypcji można wliczyć do kosztów uzyskania przychodu. W ten sposób rozliczysz na przykład:
- oprogramowanie (np. systemy operacyjne, programy specjalistyczne)
- licencje na narzędzia,
- subskrypcje usług chmurowych,
- aplikacje do tworzenia grafik, wideo czy modelowania 3D (jeśli potrzebne do wykonywania codziennych obowiązków),
- programy antywirusowe i inne rozwiązania służące do zapewnienia bezpieczeństwa danych.
Zakup oprogramowania musi być uzasadniony zawodową potrzebą i być zgodny z profilem działalności. Podobnie jak w przypadku pozostałych wydatków, ważne jest również posiadanie faktur lub innych dokumentów potwierdzających zakup.
Koszty stworzenia i utrzymania stanowiska pracy
Mogą obejmować zarówno wyposażenie, jak i koszt wynajmu lokalu czy jego remont. Specjaliści branży IT mogą wliczyć w koszty na przykład:
- biurko, fotel ergonomiczny, akcesoria, inne meble elementy wyposażenia,
- koszty prądu, internetu czy rozmów telefonicznych (oczywiście tylko tych, które można przypisać do obowiązków służbowych),
- czynsz za wynajem biura, jeśli przedsiębiorca wynajmuje lokal na potrzeby działalności,
- koszty ubezpieczenia lokalu.
Jeśli przedsiębiorca pracuje w domu, może wliczyć w koszty część wydatków związanych z utrzymaniem lokalu. Konieczne może być określenie powierzchni lokalu wykorzystywanej w celach zawodowych, aby rozliczenie kosztów było proporcjonalne (nie obejmowało prywatnego użytku nieruchomości).
Przeczytaj także: Mieszkanie na firmę – czy to się opłaca?
Wydatki związane z podnoszeniem kwalifikacji
Branże nowych technologii rozwijają się bardzo szybko i wymagają od specjalistów zdobywania nowych umiejętności, w tym aktualizowania wcześniejszej zdobytej wiedzy. Mając to na uwadze, w kosztach można uwzględnić:
- udział w kursach i szkoleniach (także tych realizowanych online),
- udział w konferencjach i innych wydarzeniach branżowych,
- zakup literatury lub czasopism specjalistycznych (powiązanych z obszarem działalności).
Urząd może zakwestionować zasadność wliczenia w koszty szkolenia, które nie wiążę się lub wiąże się jedynie w niewielkim stopniu z zakresem usług programisty czy testera.
Koszty dojazdu i podróży
Jeśli przedsiębiorca w ramach prowadzonej działalności korzysta z prywatnego samochodu, może uwzględnić w kosztach wydatki na paliwo, serwis lub ubezpieczenie. Takie koszty trzeba jednak właściwie udokumentować. W 2025 roku obowiązują następujące zasady:
- W sytuacji, gdy auto nie jest wpisane do ewidencji środków trwałych – przedsiębiorcy mogą odliczać 20% wydatków na eksploatację samochodu, jeśli pojazd jest używany zarówno do celów służbowych, jak i prywatnych. Koszty te obejmują paliwo, naprawy oraz inne wydatki związane z codziennym używaniem auta. Ponadto czynni podatnicy VAT mogą odliczyć 50% VAT od wydatków związanych z eksploatacją samochodu.
- W sytuacji, gdy samochód jest środkiem trwałym w firmie, przedsiębiorca ma prawo odliczyć 75% ponoszonych kosztów oraz 50% podatku VAT z faktur. Dodatkowo, jeśli samochód jest wykorzystywany wyłącznie służbowo, możliwe jest zaliczenie w koszty 100% wydatków eksploatacyjnych oraz odliczenie 100% VAT. W tej sytuacji konieczne jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu.
- W 2025 roku nie ma już obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu (kilometrówki) dla celów podatkowych. Obowiązek ten obowiązywał do 2018 roku. Wyjątkiem jest opisana wyżej sytuacja, gdy samochód jest używany wyłącznie służbowo i jest zgłoszony do urzędu skarbowego jako środek trwały.
Więcej na ten temat przeczytasz w naszym artykule: Użytkowanie samochodu na firmę – co trzeba wiedzieć?
Jeśli podróżujesz w sprawach służbowych, także i te koszty możesz odliczyć. Dotyczy to na przykład kosztów transportu (zakup biletów) czy noclegów.
Inne wydatki
Każda działalność gospodarcza jest specyficzna, dlatego urzędy nierzadko zatwierdzają wliczenie w koszty podatkowe nieoczywistych na pierwszy rzut oka wydatków. Może być to na przykład:
- zakup przewodów i innej infrastruktury technicznej,
- dofinansowanie nauki języka obcego (np. jeśli masz klientów z innego państwa),
- zakup telewizora (przeczytaj więcej: Telewizor na firmę dla programisty – co warto wiedzieć?)
- koszty zakupu odzieży – musisz jednak udowodnić, że ubranie jest niezbędne w celach reprezentacyjnych i nie będziesz używał go prywatnie. Wymogi urzędów zwykle spełnia odzież opatrzona logo firmy.
Wielu przedsiębiorców zapomina, że kosztem uzyskania przychodu mogą być też wydatki na promocję działalności, usługi doradcze czy administracyjne. To na przykład:
- wydatki na stworzenie (i utrzymanie) strony internetowej
- wydatki na zakup reklam,
- wydatki na konsultacje wizerunkowe czy doradztwo strategiczne,
- wydatki na księgowość i doradztwo podatkowe.
Programiści i specjaliści IT mają szerokie możliwości obniżenia podstawy opodatkowania, zaliczając wydatki do kosztów uzyskania przychodu. Kluczem jest racjonalność i uzasadnienie wydatków związanych z prowadzoną działalnością oraz dokładne dokumentowanie wszystkich transakcji.
Przeczytaj więcej: Jak generować koszty w firmie jednoosobowej?
Jeśli potrzebujesz wsparcia w optymalizacji podatkowej i księgowości dla swojej działalności IT, skontaktuj się z ekspertami naszego biura rachunkowego online. Pomożemy Ci wybrać najkorzystniejsze rozwiązania.
