Faktura bez VAT to rodzaj dokumentu księgowego, który można wystawić w specyficznych sytuacjach. Czym dokładnie jest taka faktura, kogo dotyczy i kiedy ma zastosowanie?

Czym jest faktura bez VAT?

Faktura bez VAT (faktura zwolniona z VAT) jest dokumentem transakcyjnym, który nie zawiera naliczonego podatku od towarów i usług, tym samym sprzedawca nie musi odprowadzać go do urzędu skarbowego. Poza tym faktura nie różni się wiele od faktury zawierającej VAT. Jednocześnie trzeba pamiętać, że prawidłowe wystawianie takiej faktury jest kluczowe dla prawidłowego rozliczania się z urzędem skarbowym oraz uniknięcia błędów podatkowych.

Kto może wystawić fakturę zwolnioną z VAT?

Zasadniczo faktury bez VAT mogą wystawiać przedsiębiorcy zwolnieni z VAT – dobrowolnie lub na żądanie nabywcy. Żądanie to nabywca powinien zgłosić do 3 miesięcy od zakupu produktu lub usługi. 

Faktura bez VAT stosowana jest najczęściej przez podmioty, które:

  • korzystają ze zwolnienia podmiotowego z VAT, co oznacza, że ich roczne przychody nie przekraczają ustalonego przez prawo limitu (w Polsce limit ten wynosi 200 000 zł),
  • korzystają z przedmiotowego zwolnienia z VAT (w związku z rodzajem prowadzonej działalności.

Fakturę bez podatku VAT mają obowiązek wystawić przedsiębiorcy sprzedający towary lub usługi zwolnione z VAT wymienione w art. 43 ust. 1 Ustawy o VAT. To na przykład usługi pocztowe, przewóz osób, branża edukacyjna, medyczna czy finansowa.

Faktura bez VAT jest także wystawiana w transakcjach międzynarodowych, gdy podmiot Polski sprzedaje produkty lub usługi podmiotowi zza granicy. Taka transakcja jest opodatkowana w kraju nabywcy (dotyczy jej tzw. odwrotne obciążenie).

Jak wystawić fakturę bez VAT? Co powinna zawierać?

Faktura bez VAT będzie prawidłowa jedynie w sytuacji, gdy znajdą się na niej wszystkie wymagane prawem elementy. Są to:

  • Dane identyfikacyjne –  dane sprzedawcy i nabywcy, takie jak nazwy firm, adresy, a także numery identyfikacji podatkowej (NIP).
  • Data i miejsce wystawienia – co jest standardową praktyką przy wszystkich dokumentach tego typu.
  • Identyfikacja podstawy zwolnienia – na fakturze bez VAT należy jasno wskazać przyczynę zwolnienia z podatku. Powinno się odnieść do konkretnego artykułu ustawy o VAT lub innych przepisów prawa, które regulują to zwolnienie.
  • Opis towaru lub usługi – faktura musi precyzyjnie określać rodzaj sprzedawanego towaru lub oferowanej usługi (jej miarę i ilość). Informacje te są istotne dla celów ewidencyjnych i mogą być potrzebne podczas ewentualnej kontroli skarbowej.
  • Kwota do zapłaty – cena jednostkowa towaru/usługi, sumę wartości sprzedaży netto i brutto (w przypadku faktury bez VAT będzie to ta sama kwota), a także kwotę należności ogółem.
Przeczytaj również:  Zaliczka na podatek dochodowy – rozliczenie miesięczne czy kwartalne?

Na fakturze nie powinno być wykazanej kwoty VAT. Należy jednak wyraźnie zaznaczyć, że faktura jest „bez VAT” lub „zwolniona z VAT”. Trzeba także wskazać podstawę zwolnienia z VAT (nie muszą tego robić przedsiębiorcy zwolnieni z VAT podmiotowo, którzy nie przekroczyli ustalonego limitu przychodów w poprzednim roku podatkowym). W miejscu stawki VAT na fakturze można wpisać skrót „zw” (zwolniony), choć nie jest to obowiązkowe.

W transakcjach międzynarodowych, gdy podatek naliczany jest w kraju nabywcy produktu/usługi, należy zamieścić dopisek: odwrotne obciążenie/reverse charge.

Faktura bez VAT – konsekwencje dla kupującego

Kupując towary zwolnione z VAT, podatkiem nie jest obciążony ani sprzedający (wystawiający dokument) ani kupujący (odbiorca faktury). Dlatego kupujący, który otrzymał fakturę bez VAT, nie ma obowiązku odprowadzania podatku ani rozliczania go w żaden sposób. Fakturę bez tego podatku – podobnie jak tradycyjną – trzeba jednak ewidencjonować.

Co w przypadku gdy płatnik VAT otrzymuje fakturę od tzw. nievatowca? Na fakturze nie ma informacji o VAT, dlatego otrzymując ją od kontrahenta, nie ujmuje jej się w rejestrze zakupów VAT. Nie można więc odliczyć od niej podatku VAT. Taką fakturę należy zaksięgować, a koszt można odliczyć tylko w księdze przychodów i rozchodów.

Faktura bez VAT – wyjątki

Niektóre firmy nie mogą skorzystać z podmiotowego zwolnienia z VAT nawet w sytuacji, gdy ich roczne obroty nie przekraczają 200 000 zł. Takie ograniczenie dotyczy podmiotów, które prowadzą sprzedaż wysyłkową niektórych towarów. To między innymi sprzęt komputerowy i elektroniczny, artykuły optyczne czy kosmetyki. Zwolnienie z VAT nie przysługuje też firmom świadczącym usługi prawne i finansowe. Faktury bez podatku od towarów lub usług nie może też wystawić firma, której siedziba jest zarejestrowana za granicą.