obowiązująca od dnia 25 września 2024 r. w Podatkomat sp. z o.o.

Na podstawie art. 25 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów Zarząd Podatkomat po konsultacjach z przedstawicielami załogi wprowadza Procedurę Zgłoszeń Wewnętrznych (dalej PZW) w poniższym brzmieniu:

I. Definicje pojęć:

  1. Biuro - Podatkomat sp. z o.o.
  2. podmiot prawny - podmiot prywatny lub podmiot publiczny
  3. podmiot prywatny - niebędąca/-y podmiotem publicznym:

osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą,

osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, lub pracodawca, w tym Biuro.

  1. podmiot publiczny - podmiot wskazany w art. 3 ustawy z dnia 11 sierpnia 2021 r. o otwartych danych i ponownym wykorzystywaniu informacji sektora publicznego
  2. zgłoszenie - ustne lub pisemne zgłoszenie wewnętrzne lub zgłoszenie zewnętrzne, przekazane zgodnie z wymogami określonymi w ustawie o ochronie sygnalistów
  3. zgłoszenie wewnętrzne - ustne lub pisemne przekazanie Biuru informacji o naruszeniu prawa
  4. zgłoszenie zewnętrzne - ustne lub pisemne przekazanie Rzecznikowi Praw Obywatelskich albo organowi publicznemu informacji o naruszeniu prawa
  5. ujawnienie publiczne - podanie informacji o naruszeniu prawa do wiadomości publicznej
  6. informacja o naruszeniu prawa - informacja, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w Biurze, w ktorym sygnalista uczestniczył w procesie rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracował, lub w innym podmiocie prawnym, z którym sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub informacja dotycząca próby ukrycia takiego naruszenia prawa
  7. kontekst związany z pracą - przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych
  8. działanie odwetowe - bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę sygnaliście, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko sygnaliście
  9. działanie następcze - działanie podjęte przez podmiot prawny lub organ publiczny w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia
  10. informacja zwrotna - przekazana sygnaliście informacja na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań
  11. osoba, której dotyczy zgłoszenie - osoba wskazana w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, lub osoba, z którą osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, jest powiązana.

W/w osobami mogą być zarówno:

osoby fizyczne,

osoby prawne lub

jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, którym ustawa przyznaje zdolność prawną

  1. osoba pomagająca w dokonaniu zgłoszenia - osoba fizyczna, która pomaga sygnaliście w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym w kontekście związanym z pracą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona
  2. osoba powiązana z sygnalistą - osoba fizyczna, która może doświadczyć działań odwetowych, w tym współpracownik lub osoba najbliższa sygnalisty w rozumieniu Kodeksu karnego (małżonek, wstępny, zstępny, rodzeństwo, powinowaty w tej samej linii lub stopniu, osoba pozostająca w stosunku przysposobienia oraz jej małżonek, a także osoba pozostająca we wspólnym pożyciu)
  3. procedura - niniejsza Procedura Zgłoszeń Wewnętrznych (PZW)

II. Zakres przedmiotowy

Procedurę stosuje się w przypadku informacji dotyczących naruszeń prawa w zakresie:

  1. korupcji,
  2. zamówień publicznych,
  3. usług, produktów i rynków finansowych,
  4. przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu,
  5. bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami,
  6. bezpieczeństwa transportu,
  7. ochrony środowiska,
  8. ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego,
  9. bezpieczeństwa żywności i pasz,
  10. zdrowia i dobrostanu zwierząt,
  11. zdrowia publicznego,
  12. ochrony konsumentów,
  13. ochrony prywatności i danych osobowych,
  14. bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych,
  15. interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej,
  16. rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych,
  17. konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi powyżej

III. Zakres podmiotowy

Sygnalistą może być osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, w tym:

  1. pracownik
  2. pracownik tymczasowy
  3. osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej
  4. przedsiębiorca - dostawca lub odbiorca, którego z Biurem łączy umowa
  5. prokurent
  6. wspólnik
  7. członek organu Biura
  8. osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy Biura
  9. stażysta
  10. wolontariusz
  11. praktykant

IV. Sposoby dokonywania zgłoszeń

W celu dokonania zgłoszenia należy skorzystać z jednego z kanałów zgłoszeniowych wymienionych poniżej.

  1. Zgłoszenie za pomocą formularza on-line:
    1. zgłoszenia można dokonać, wchodząc na stronę www: https://forms.gle/qU1i4wYyrLwdi4Po7
    2. do zgłoszenia konieczne jest podanie imienia, nazwiska i adresu e-mail. 
    3. osoba zgłaszająca może podać również adres korespondencyjny i telefon do kontaktu.
    4. po uzupełnieniu danych obowiązkowych i fakultatywnych należy wpisać treść zgłoszenia, a następnie kliknąć przycisk “Prześlij”
    5. Na podany przez osobę zgłaszająca adres mailowy zostanie przesłana kopia zgłoszenia, a w późniejszym czasie potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia i informacja o działaniach następczych.
    6. Podany w zgłoszeniu adres mailowy może zostać również wykorzystany przez koordynatorów w celu kontaktu niezbędnego do prawidłowego przyjęcia lub przetwarzania zgłoszenia
    7. Biuro zachęca do korzystania z tego kanału, ponieważ daje on sygnaliście największe możliwości i ułatwia kontakt z koordynatorami przy wyjaśnianiu sprawy.
  1. Zgłoszenie e-mailowe:
    1. zgłoszenia dokonuje się, wysyłając wiadomość na adres e-mail: sygnalista@podatkomat.pl,
    2. do zgłoszenia konieczne jest podanie imienia, nazwiska i adresu e-mail. 
    3. osoba zgłaszająca może podać również adres korespondencyjny i telefon do kontaktu.
    4. Na podany przez osobę zgłaszająca adres mailowy zostanie przesłane w późniejszym czasie potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia i informacja o działaniach następczych.
    5. Podany w zgłoszeniu adres mailowy może zostać również wykorzystany przez koordynatorów w celu kontaktu niezbędnego do prawidłowego przyjęcia lub przetwarzania zgłoszenia
  2. Spotkanie bezpośrednie:
    1. sygnalista może złożyć wniosek o spotkanie bezpośrednie z koordynatorem,
    2. sygnalista do złożenia takiego wniosku może wybrać jeden z powyższych kanałów zgłoszeniowych lub dokonać tego w każdy inny oficjalny sposób,
    3. koordynator zorganizuje spotkanie z sygnalistą nie później niż 14 dni od otrzymania wniosku,
    4. na wniosek sygnalisty spotkanie może zostać zorganizowane poza siedzibą Biura,
    5. spotkanie zostanie udokumentowane w formie protokołu odtwarzającego jego dokładny przebieg,
    6. sygnalista będzie miał prawo sprawdzić, poprawić i zatwierdzić protokół poprzez złożenie podpisu.

V. Zgłoszenia anonimowe

W celu anonimowego zgłaszania rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń przepisów z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu na podstawie ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu:

  1. sygnaliści mają możliwość dokonywania zgłoszeń anonimowo.
  2. zgłoszenia anonimowe będą traktowane w taki sam sposób jak zgłoszenia jawne, z wyjątkiem zwrotnego powiadomienia sygnalisty o przyjęciu zgłoszenia i działaniach następczych
  3. Zgłoszenie powinno zawierać:
    1. wskazanie, na czym polega naruszenie przepisów,
    2. wyczerpujące uzasadnienie naruszenia przepisów,
    3. datę naruszenia przepisów,
  4. Biuro zapewnia zgłaszającemu całkowitą poufność co do wszystkich informacji przekazanych w zgłoszeniu oraz ochronę przed działaniami o charakterze represyjnym lub wpływającymi na pogorszenie jego sytuacji prawnej lub faktycznej, lub polegającymi na kierowaniu gróźb.
  5. Biuro zastrzega sobie prawo niepodejmowania działań następczych w przypadku, gdy treść zgłoszenia anonimowego będzie niewystarczająca do przeprowadzenia weryfikacji zgłoszenia.
  6. zgłoszenia anonimowego można dokonać, wchodząc na stronę www: https://forms.gle/Dr3MBugxRHrcysZp8 
  7. do zgłoszenia konieczne jest podanie jedynie treści zgłoszenia, a następnie kliknięcie w przycisk “Prześlij”

VI. Wymogi dotyczące zgłoszeń

  1. Informacje przekazane przez sygnalistę będą uważane za zgłoszenie i będą podlegały niniejszej procedurze, jeśli zostaną spełnione generalne warunki:
    1. prawdziwość zgłoszenia – sygnalista nie musi posiadać dowodów na potwierdzanie informacji zawartych w zgłoszeniu, ale musi mieć uzasadnione podstawy, by sądzić, że przekazywane informacje są prawdziwe w chwili dokonywania zgłoszenia, 
    2. kontekst związany z pracą – informacje zawarte w zgłoszeniu muszą zostać uzyskane w kontekście związanym z pracą.
    3. kategorie nieprawidłowości – informacje zawarte w zgłoszeniu muszą dotyczyć naruszenia prawa lub nieprawidłowości wymienionych w Punkcie II. PZW
  2. W przypadku stwierdzenia przez Biuro fałszywych zgłoszeń – w stosunku do osób dokonujących takich zgłoszeń zostaną wyciągnięte konsekwencje dyscyplinarne i cywilne oraz zostanie złożone zawiadomienie do właściwych organów wymiaru sprawiedliwości
  3. Sygnalista powinien zadbać o przekazanie jak najbardziej wartościowych informacji, które pozwolą na skuteczne przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego.
  4. Zgłoszenie powinno zawierać w szczególności:
    1. dane sygnalisty – imię, nazwisko, stanowisko – nie dotyczy to zgłoszeń anonimowych,
    2. adres do kontaktu i preferowaną formę kontaktu,
    3. miejsce wystąpienia naruszeń – firma, lokalizacja, konkretny adres, 
    4. datę i czas wystąpienia naruszeń – konkretne daty, chronologia wydarzeń, długość trwania nieprawidłowości,
    5. źródło informacji o nieprawidłowościach – czy sygnalista jest ich bezpośrednim świadkiem, czy tylko słyszał o nich od innych, czy też sam jest zamieszany w opisywane nieprawidłowości,
    6. informację, gdzie szukać dowodów na potwierdzenie informacji zawartych w zgłoszeniu,
    7. informację, czy już wcześniej zgłaszano opisywane nieprawidłowości – należy wskazać datę zgłoszenia i dane takiej osoby,
  5. Pracodawca namawia sygnalistów do współpracy z koordynatorem przy postępowaniu wyjaśniającym. Brak informacji niezbędnych do rzetelnego wyjaśnienia naruszenia może być równoznaczny z niepodjęciem działań następczych.

VII. Koordynatorzy

  1. Do przyjmowania i obsługi zgłoszeń oraz podejmowania i koordynowania działań następczych oraz przetwarzania danych osobowych sygnalistów, a także innych osób wymienionych w zgłoszeniu, Biuro wyznacza i upoważnia koordynatora lub koordynatorów.
  2. Wybór osoby koordynatora lub osób koordynatorów będzie odbywał się w drodze uchwały zarządu Biura.
  3. Treść uchwały, wraz z danymi kontaktowymi koordynatora lub koordynatorów podawana będzie w formie komunikatu zarządu Biura.
  4. Koordynatorzy mają obowiązek zachowania należytej staranności w procesie przyjmowania, weryfikacji i rozpatrywania zgłoszenia.
  5. Koordynatorzy oraz pozostali uczestnicy postępowania wyjaśniającego, są zobowiązani dołożyć należytej staranności w celu zapewnienia podejmowania decyzji na podstawie zebranych dowodów i stwierdzonych faktów.

VIII. Poufność

  1. Organizacja procesu dokonywania, przyjmowania i obsługi zgłoszeń ma na celu uniemożliwienie uzyskania dostępu do informacji zawartych w zgłoszeniu jakimkolwiek nieupoważnionym osobom. 
  2. Organizacja procesu zapewnia poufność i ochronę tożsamości osoby, która dokonuje zgłoszenia, osoby, której dotyczy zgłoszenie, a także wszystkich innych osób, których dane pojawiają się w zgłoszeniu.
  3. Dostęp do danych sygnalisty oraz informacji zawartych w zgłoszeniu jest udzielany przez koordynatora tylko osobom, które są niezbędne do przeprowadzenia skutecznego postępowania wyjaśniającego, po odebraniu od nich pisemnego zobowiązaniu do zachowania w tajemnicy wszystkich informacji uzyskanych w postępowaniu wyjaśniającym. 
  4. W każdym innym przypadku ujawnienie tożsamości zgłaszającego może nastąpić tylko za jego wyraźną zgodą.
  5. Ujawnienie danych sygnalisty może nastąpić również wtedy, gdy jest to konieczny i proporcjonalny obowiązek wynikający z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi bądź sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie. 

IX. Zakaz działań odwetowych

  1. Obowiązuje bezwzględny zakaz działań odwetowych i niekorzystnego traktowania, a także gróźb i prób podejmowania działań odwetowych w stosunku do sygnalisty, który dokonał zgłoszenia zgodnie z procedurą i przepisami prawa.
  2. Zakaz działań odwetowych dotyczy również osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązanej ze zgłaszającym.
  3. Pełny katalog działań zakazanych i środków ochrony sygnalisty opisuje rozdział 2 ustawy o ochronie sygnalistów.
  4. Przykłady zakazanych działań odwetowych:
    1. rozwiązanie umowy o pracę,
    2. obniżenie wynagrodzenia,
    3. wstrzymanie lub pominięcie przy awansie,
    4. przymus, zastraszanie lub wykluczenie,
    5. mobbing i dyskryminacja,
    6. niekorzystne i niesprawiedliwe traktowanie.
  5. Biuro będzie z całą stanowczością reagowało na wszelkie przejawy łamania opisywanego zakazu. W stosunku do osoby, która dokona lub będzie próbowała dokonać jakichkolwiek działań odwetowych, zostanie wszczęte postępowanie dyscyplinarne, karne lub cywilne.
  6. Sygnalista, który stał się celem działań odwetowych lub obawia się, że może stać się ich celem, powinien niezwłocznie zgłosić ten fakt koordynatorowi.
  7. Ochrona  przysługuje wyłącznie w zakresie i w związku z dokonanym zgłoszeniem.

X. Działania następcze

  1. W związku z otrzymanym zgłoszeniem koordynatorzy podejmują działania zmierzające do rzetelnego wyjaśnienia sprawy. Każde zgłoszenie może wymagać innych specyficznych działań i czynności, jednak niektóre elementy będą niezmienne dla wszystkich przypadków i stanowią ramę postępowania ze zgłoszeniami.
  2. Etapy postępowania po otrzymaniu zgłoszenia:
    1. rejestracja zgłoszenia;
    2. potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia – w ciągu 7 dni od otrzymania zgłoszenia koordynator potwierdzi sygnaliście fakt przyjęcia zgłoszenia;
    3. weryfikacja zgłoszenia:
      1. uznanie zgłoszenia za zasadne i zgodne z niniejszą procedurą oraz poinformowanie sygnalisty o kolejnych etapach postępowania,
      2. uznanie zgłoszenia za niezasadne lub niezgodne z procedurą wraz z uzasadnieniem (informacja zwrotna);
    4. postępowanie wyjaśniające – czynności w ramach tego postępowania będą podejmowane adekwatnie do danej sytuacji. Mogą zawierać takie elementy jak zbieranie dowodów czy przeprowadzanie rozmów wyjaśniających;
    5. informacja zwrotna – w ciągu 3 miesięcy koordynatorzy przekażą sygnaliście informacje zwrotne o stwierdzeniu bądź braku stwierdzenia naruszenia prawa i planowanych lub podjętych działaniach następczych oraz powodach takich działań;
    6. zakończenie sprawy w rejestrze zgłoszeń.

XI. Zgłoszenia zewnętrzne

  1. Biuro namawia do dokonywania zgłoszeń za pomocą wewnętrznych kanałów zgłoszeniowych, na zasadach określonych w procedurze. Sygnaliści mają jednak możliwość dokonania zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego zgłoszenia wewnętrznego.
  2. Zgłoszenia zewnętrznego dokonuje się do:
    1. Rzecznika Praw Obywatelskich,
    2. innych organów publicznych przyjmujących zgłoszenia zewnętrzne dotyczące naruszeń w dziedzinach należących do zakresu działania tych organów,
    3. instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.
  3. Szczegółowe informacje dotyczące trybu, zasad i formy dokonywania zgłoszeń zewnętrznych znajdują się w rozdziale 4 ustawy o ochronie sygnalistów.

XII. Przetwarzanie danych osobowych

  1. Po otrzymaniu zgłoszenia pracodawca przetwarza dane osobowe w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego.
  2. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.
  3. Przepisu art. 14 ust. 2 lit. f rozporządzenia UE 2016/679 (RODO) nie stosuje się, chyba że sygnalista wyraził wyraźną zgodę na ujawnienie swojej tożsamości lub świadomie zgłasza nieprawdę.
  4. Przepisu art. 15 ust. 1 lit. g rozporządzenia UE 2016/679 (RODO) w zakresie przekazania informacji o źródle pozyskania danych osobowych nie stosuje się, chyba że sygnalista wyraził wyraźną zgodę na ujawnienie swojej tożsamości lub świadomie zgłasza nieprawdę.
  5. Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych są przechowywane przez pracodawcę przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym sfinalizowano działania następcze.
  6. Zapisów punktu 5 nie stosuje się, gdy dokumenty związane ze zgłoszeniem stanowią część akt postępowań przygotowawczych lub spraw sądowych bądź sądowo-administracyjnych.
Published by admin