obowiązująca od dnia 25 września 2024 r. w Podatkomat sp. z o.o.
Na podstawie art. 25 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów Zarząd Podatkomat po konsultacjach z przedstawicielami załogi wprowadza Procedurę Zgłoszeń Wewnętrznych (dalej PZW) w poniższym brzmieniu:
I. Definicje pojęć:
- Biuro - Podatkomat sp. z o.o.
- podmiot prawny - podmiot prywatny lub podmiot publiczny
- podmiot prywatny - niebędąca/-y podmiotem publicznym:
osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą,
osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, lub pracodawca, w tym Biuro.
- podmiot publiczny - podmiot wskazany w art. 3 ustawy z dnia 11 sierpnia 2021 r. o otwartych danych i ponownym wykorzystywaniu informacji sektora publicznego
- zgłoszenie - ustne lub pisemne zgłoszenie wewnętrzne lub zgłoszenie zewnętrzne, przekazane zgodnie z wymogami określonymi w ustawie o ochronie sygnalistów
- zgłoszenie wewnętrzne - ustne lub pisemne przekazanie Biuru informacji o naruszeniu prawa
- zgłoszenie zewnętrzne - ustne lub pisemne przekazanie Rzecznikowi Praw Obywatelskich albo organowi publicznemu informacji o naruszeniu prawa
- ujawnienie publiczne - podanie informacji o naruszeniu prawa do wiadomości publicznej
- informacja o naruszeniu prawa - informacja, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w Biurze, w ktorym sygnalista uczestniczył w procesie rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracował, lub w innym podmiocie prawnym, z którym sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub informacja dotycząca próby ukrycia takiego naruszenia prawa
- kontekst związany z pracą - przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych
- działanie odwetowe - bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę sygnaliście, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko sygnaliście
- działanie następcze - działanie podjęte przez podmiot prawny lub organ publiczny w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia
- informacja zwrotna - przekazana sygnaliście informacja na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań
- osoba, której dotyczy zgłoszenie - osoba wskazana w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, lub osoba, z którą osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, jest powiązana.
W/w osobami mogą być zarówno:
osoby fizyczne,
osoby prawne lub
jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, którym ustawa przyznaje zdolność prawną
- osoba pomagająca w dokonaniu zgłoszenia - osoba fizyczna, która pomaga sygnaliście w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym w kontekście związanym z pracą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona
- osoba powiązana z sygnalistą - osoba fizyczna, która może doświadczyć działań odwetowych, w tym współpracownik lub osoba najbliższa sygnalisty w rozumieniu Kodeksu karnego (małżonek, wstępny, zstępny, rodzeństwo, powinowaty w tej samej linii lub stopniu, osoba pozostająca w stosunku przysposobienia oraz jej małżonek, a także osoba pozostająca we wspólnym pożyciu)
- procedura - niniejsza Procedura Zgłoszeń Wewnętrznych (PZW)
II. Zakres przedmiotowy
Procedurę stosuje się w przypadku informacji dotyczących naruszeń prawa w zakresie:
- korupcji,
- zamówień publicznych,
- usług, produktów i rynków finansowych,
- przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu,
- bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami,
- bezpieczeństwa transportu,
- ochrony środowiska,
- ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego,
- bezpieczeństwa żywności i pasz,
- zdrowia i dobrostanu zwierząt,
- zdrowia publicznego,
- ochrony konsumentów,
- ochrony prywatności i danych osobowych,
- bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych,
- interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej,
- rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych,
- konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi powyżej
III. Zakres podmiotowy
Sygnalistą może być osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, w tym:
- pracownik
- pracownik tymczasowy
- osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej
- przedsiębiorca - dostawca lub odbiorca, którego z Biurem łączy umowa
- prokurent
- wspólnik
- członek organu Biura
- osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy Biura
- stażysta
- wolontariusz
- praktykant
IV. Sposoby dokonywania zgłoszeń
W celu dokonania zgłoszenia należy skorzystać z jednego z kanałów zgłoszeniowych wymienionych poniżej.
- Zgłoszenie za pomocą formularza on-line:
- zgłoszenia można dokonać, wchodząc na stronę www: https://forms.gle/qU1i4wYyrLwdi4Po7
- do zgłoszenia konieczne jest podanie imienia, nazwiska i adresu e-mail.
- osoba zgłaszająca może podać również adres korespondencyjny i telefon do kontaktu.
- po uzupełnieniu danych obowiązkowych i fakultatywnych należy wpisać treść zgłoszenia, a następnie kliknąć przycisk “Prześlij”
- Na podany przez osobę zgłaszająca adres mailowy zostanie przesłana kopia zgłoszenia, a w późniejszym czasie potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia i informacja o działaniach następczych.
- Podany w zgłoszeniu adres mailowy może zostać również wykorzystany przez koordynatorów w celu kontaktu niezbędnego do prawidłowego przyjęcia lub przetwarzania zgłoszenia
- Biuro zachęca do korzystania z tego kanału, ponieważ daje on sygnaliście największe możliwości i ułatwia kontakt z koordynatorami przy wyjaśnianiu sprawy.
- Zgłoszenie e-mailowe:
- zgłoszenia dokonuje się, wysyłając wiadomość na adres e-mail: sygnalista@podatkomat.pl,
- do zgłoszenia konieczne jest podanie imienia, nazwiska i adresu e-mail.
- osoba zgłaszająca może podać również adres korespondencyjny i telefon do kontaktu.
- Na podany przez osobę zgłaszająca adres mailowy zostanie przesłane w późniejszym czasie potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia i informacja o działaniach następczych.
- Podany w zgłoszeniu adres mailowy może zostać również wykorzystany przez koordynatorów w celu kontaktu niezbędnego do prawidłowego przyjęcia lub przetwarzania zgłoszenia
- Spotkanie bezpośrednie:
- sygnalista może złożyć wniosek o spotkanie bezpośrednie z koordynatorem,
- sygnalista do złożenia takiego wniosku może wybrać jeden z powyższych kanałów zgłoszeniowych lub dokonać tego w każdy inny oficjalny sposób,
- koordynator zorganizuje spotkanie z sygnalistą nie później niż 14 dni od otrzymania wniosku,
- na wniosek sygnalisty spotkanie może zostać zorganizowane poza siedzibą Biura,
- spotkanie zostanie udokumentowane w formie protokołu odtwarzającego jego dokładny przebieg,
- sygnalista będzie miał prawo sprawdzić, poprawić i zatwierdzić protokół poprzez złożenie podpisu.
V. Zgłoszenia anonimowe
W celu anonimowego zgłaszania rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń przepisów z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu na podstawie ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu:
- sygnaliści mają możliwość dokonywania zgłoszeń anonimowo.
- zgłoszenia anonimowe będą traktowane w taki sam sposób jak zgłoszenia jawne, z wyjątkiem zwrotnego powiadomienia sygnalisty o przyjęciu zgłoszenia i działaniach następczych
- Zgłoszenie powinno zawierać:
- wskazanie, na czym polega naruszenie przepisów,
- wyczerpujące uzasadnienie naruszenia przepisów,
- datę naruszenia przepisów,
- Biuro zapewnia zgłaszającemu całkowitą poufność co do wszystkich informacji przekazanych w zgłoszeniu oraz ochronę przed działaniami o charakterze represyjnym lub wpływającymi na pogorszenie jego sytuacji prawnej lub faktycznej, lub polegającymi na kierowaniu gróźb.
- Biuro zastrzega sobie prawo niepodejmowania działań następczych w przypadku, gdy treść zgłoszenia anonimowego będzie niewystarczająca do przeprowadzenia weryfikacji zgłoszenia.
- zgłoszenia anonimowego można dokonać, wchodząc na stronę www: https://forms.gle/Dr3MBugxRHrcysZp8
- do zgłoszenia konieczne jest podanie jedynie treści zgłoszenia, a następnie kliknięcie w przycisk “Prześlij”
VI. Wymogi dotyczące zgłoszeń
- Informacje przekazane przez sygnalistę będą uważane za zgłoszenie i będą podlegały niniejszej procedurze, jeśli zostaną spełnione generalne warunki:
- prawdziwość zgłoszenia – sygnalista nie musi posiadać dowodów na potwierdzanie informacji zawartych w zgłoszeniu, ale musi mieć uzasadnione podstawy, by sądzić, że przekazywane informacje są prawdziwe w chwili dokonywania zgłoszenia,
- kontekst związany z pracą – informacje zawarte w zgłoszeniu muszą zostać uzyskane w kontekście związanym z pracą.
- kategorie nieprawidłowości – informacje zawarte w zgłoszeniu muszą dotyczyć naruszenia prawa lub nieprawidłowości wymienionych w Punkcie II. PZW
- W przypadku stwierdzenia przez Biuro fałszywych zgłoszeń – w stosunku do osób dokonujących takich zgłoszeń zostaną wyciągnięte konsekwencje dyscyplinarne i cywilne oraz zostanie złożone zawiadomienie do właściwych organów wymiaru sprawiedliwości
- Sygnalista powinien zadbać o przekazanie jak najbardziej wartościowych informacji, które pozwolą na skuteczne przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego.
- Zgłoszenie powinno zawierać w szczególności:
- dane sygnalisty – imię, nazwisko, stanowisko – nie dotyczy to zgłoszeń anonimowych,
- adres do kontaktu i preferowaną formę kontaktu,
- miejsce wystąpienia naruszeń – firma, lokalizacja, konkretny adres,
- datę i czas wystąpienia naruszeń – konkretne daty, chronologia wydarzeń, długość trwania nieprawidłowości,
- źródło informacji o nieprawidłowościach – czy sygnalista jest ich bezpośrednim świadkiem, czy tylko słyszał o nich od innych, czy też sam jest zamieszany w opisywane nieprawidłowości,
- informację, gdzie szukać dowodów na potwierdzenie informacji zawartych w zgłoszeniu,
- informację, czy już wcześniej zgłaszano opisywane nieprawidłowości – należy wskazać datę zgłoszenia i dane takiej osoby,
- Pracodawca namawia sygnalistów do współpracy z koordynatorem przy postępowaniu wyjaśniającym. Brak informacji niezbędnych do rzetelnego wyjaśnienia naruszenia może być równoznaczny z niepodjęciem działań następczych.
VII. Koordynatorzy
- Do przyjmowania i obsługi zgłoszeń oraz podejmowania i koordynowania działań następczych oraz przetwarzania danych osobowych sygnalistów, a także innych osób wymienionych w zgłoszeniu, Biuro wyznacza i upoważnia koordynatora lub koordynatorów.
- Wybór osoby koordynatora lub osób koordynatorów będzie odbywał się w drodze uchwały zarządu Biura.
- Treść uchwały, wraz z danymi kontaktowymi koordynatora lub koordynatorów podawana będzie w formie komunikatu zarządu Biura.
- Koordynatorzy mają obowiązek zachowania należytej staranności w procesie przyjmowania, weryfikacji i rozpatrywania zgłoszenia.
- Koordynatorzy oraz pozostali uczestnicy postępowania wyjaśniającego, są zobowiązani dołożyć należytej staranności w celu zapewnienia podejmowania decyzji na podstawie zebranych dowodów i stwierdzonych faktów.
VIII. Poufność
- Organizacja procesu dokonywania, przyjmowania i obsługi zgłoszeń ma na celu uniemożliwienie uzyskania dostępu do informacji zawartych w zgłoszeniu jakimkolwiek nieupoważnionym osobom.
- Organizacja procesu zapewnia poufność i ochronę tożsamości osoby, która dokonuje zgłoszenia, osoby, której dotyczy zgłoszenie, a także wszystkich innych osób, których dane pojawiają się w zgłoszeniu.
- Dostęp do danych sygnalisty oraz informacji zawartych w zgłoszeniu jest udzielany przez koordynatora tylko osobom, które są niezbędne do przeprowadzenia skutecznego postępowania wyjaśniającego, po odebraniu od nich pisemnego zobowiązaniu do zachowania w tajemnicy wszystkich informacji uzyskanych w postępowaniu wyjaśniającym.
- W każdym innym przypadku ujawnienie tożsamości zgłaszającego może nastąpić tylko za jego wyraźną zgodą.
- Ujawnienie danych sygnalisty może nastąpić również wtedy, gdy jest to konieczny i proporcjonalny obowiązek wynikający z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi bądź sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie.
IX. Zakaz działań odwetowych
- Obowiązuje bezwzględny zakaz działań odwetowych i niekorzystnego traktowania, a także gróźb i prób podejmowania działań odwetowych w stosunku do sygnalisty, który dokonał zgłoszenia zgodnie z procedurą i przepisami prawa.
- Zakaz działań odwetowych dotyczy również osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązanej ze zgłaszającym.
- Pełny katalog działań zakazanych i środków ochrony sygnalisty opisuje rozdział 2 ustawy o ochronie sygnalistów.
- Przykłady zakazanych działań odwetowych:
- rozwiązanie umowy o pracę,
- obniżenie wynagrodzenia,
- wstrzymanie lub pominięcie przy awansie,
- przymus, zastraszanie lub wykluczenie,
- mobbing i dyskryminacja,
- niekorzystne i niesprawiedliwe traktowanie.
- Biuro będzie z całą stanowczością reagowało na wszelkie przejawy łamania opisywanego zakazu. W stosunku do osoby, która dokona lub będzie próbowała dokonać jakichkolwiek działań odwetowych, zostanie wszczęte postępowanie dyscyplinarne, karne lub cywilne.
- Sygnalista, który stał się celem działań odwetowych lub obawia się, że może stać się ich celem, powinien niezwłocznie zgłosić ten fakt koordynatorowi.
- Ochrona przysługuje wyłącznie w zakresie i w związku z dokonanym zgłoszeniem.
X. Działania następcze
- W związku z otrzymanym zgłoszeniem koordynatorzy podejmują działania zmierzające do rzetelnego wyjaśnienia sprawy. Każde zgłoszenie może wymagać innych specyficznych działań i czynności, jednak niektóre elementy będą niezmienne dla wszystkich przypadków i stanowią ramę postępowania ze zgłoszeniami.
- Etapy postępowania po otrzymaniu zgłoszenia:
- rejestracja zgłoszenia;
- potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia – w ciągu 7 dni od otrzymania zgłoszenia koordynator potwierdzi sygnaliście fakt przyjęcia zgłoszenia;
- weryfikacja zgłoszenia:
- uznanie zgłoszenia za zasadne i zgodne z niniejszą procedurą oraz poinformowanie sygnalisty o kolejnych etapach postępowania,
- uznanie zgłoszenia za niezasadne lub niezgodne z procedurą wraz z uzasadnieniem (informacja zwrotna);
- postępowanie wyjaśniające – czynności w ramach tego postępowania będą podejmowane adekwatnie do danej sytuacji. Mogą zawierać takie elementy jak zbieranie dowodów czy przeprowadzanie rozmów wyjaśniających;
- informacja zwrotna – w ciągu 3 miesięcy koordynatorzy przekażą sygnaliście informacje zwrotne o stwierdzeniu bądź braku stwierdzenia naruszenia prawa i planowanych lub podjętych działaniach następczych oraz powodach takich działań;
- zakończenie sprawy w rejestrze zgłoszeń.
XI. Zgłoszenia zewnętrzne
- Biuro namawia do dokonywania zgłoszeń za pomocą wewnętrznych kanałów zgłoszeniowych, na zasadach określonych w procedurze. Sygnaliści mają jednak możliwość dokonania zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego zgłoszenia wewnętrznego.
- Zgłoszenia zewnętrznego dokonuje się do:
- Rzecznika Praw Obywatelskich,
- innych organów publicznych przyjmujących zgłoszenia zewnętrzne dotyczące naruszeń w dziedzinach należących do zakresu działania tych organów,
- instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.
- Szczegółowe informacje dotyczące trybu, zasad i formy dokonywania zgłoszeń zewnętrznych znajdują się w rozdziale 4 ustawy o ochronie sygnalistów.
XII. Przetwarzanie danych osobowych
- Po otrzymaniu zgłoszenia pracodawca przetwarza dane osobowe w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego.
- Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.
- Przepisu art. 14 ust. 2 lit. f rozporządzenia UE 2016/679 (RODO) nie stosuje się, chyba że sygnalista wyraził wyraźną zgodę na ujawnienie swojej tożsamości lub świadomie zgłasza nieprawdę.
- Przepisu art. 15 ust. 1 lit. g rozporządzenia UE 2016/679 (RODO) w zakresie przekazania informacji o źródle pozyskania danych osobowych nie stosuje się, chyba że sygnalista wyraził wyraźną zgodę na ujawnienie swojej tożsamości lub świadomie zgłasza nieprawdę.
- Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych są przechowywane przez pracodawcę przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym sfinalizowano działania następcze.
- Zapisów punktu 5 nie stosuje się, gdy dokumenty związane ze zgłoszeniem stanowią część akt postępowań przygotowawczych lub spraw sądowych bądź sądowo-administracyjnych.