Programiści, testerzy i inni specjaliści IT często współpracują z kontrahentami z zagranicy. W takiej sytuacji mogą pojawić się wątpliwości, jak prawidłowo wystawić fakturę, odliczyć VAT czy jakich formalności dopełnić w urzędzie skarbowym. Co warto wiedzieć na ten temat?
Współpraca z kontrahentami zagranicznymi
W tym artykule skupimy się na sytuacji, w której specjalista IT prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą zarejestrowaną na terenie Polski (i podlega polskim przepisom podatkowym, m.in. w kwestii formy opodatkowania).
Jeśli w ramach tej działalności oferuje usługi klientom zagranicznym, pojawia się konieczność prawidłowego wystawienia faktury oraz zadbanie o prawidłowe odprowadzenie podatków (dotyczy to przede wszystkim podatku VAT).
Przeczytaj także: Podatki dla programistów – co warto wiedzieć?
Fakturowanie zagranicznych kontrahentów
Podobnie jak w przypadku kontrahentów z Polski, w rozliczeniu usług międzynarodowych konieczne jest wystawienie faktury. Jednak, aby uniknąć podwójnego opodatkowania (w kraju usługodawcy i usługobiorcy), stosuje się faktury, które zawierają określone oznaczenia. To rozwiązanie sprawia, że nabywca usługi nie płaci podatku od sprzedaży w Polsce, a w swoim kraju.
W przypadku rozliczeń w ramach UE są to faktury z odwróconym VAT-em – na dokumencie powinna znaleźć się adnotacja „odwrotne obciążenie” lub „reverse charge”. Nabywca rozlicza VAT w swoim kraju.
Trzeba też pamiętać, że programista, który świadczy usługi dla klientów z Unii Europejskiej, powinien być zarejestrowany jako płatnik VAT-UE (z obowiązkiem kwartalnego podsumowania tego podatku) i posiadać VAT ID.
Z kolei faktury dla klientów spoza Unii Europejskiej oznacza się zwykle znakiem „NP” (nie podlega VAT). Na takiej fakturze nie widnieje stawka ani kwota VAT, ponieważ podatek ten rozlicza nabywca usługi. Podobnie jak wcześniej, można zastosować również adnotację „reverse charge”.
Co powinna zawierać faktura?
Faktura nie różni się wiele od tradycyjnej, zawiera wszystkie dane identyfikacyjne stron oraz szczegóły transakcji, w tym:
- cenę netto i wartość sprzedaży netto (a także walutę transakcji),
- termin płatności,
- informacje na temat usługi (czego dotyczy płatność),
- oznaczenie (numer) faktury,
- numery NIP sprzedawcy i nabywcy,
- dane adresowe obu stron.
Ponadto niezbędne będzie wskazanie sumy wartości sprzedaży, która nie podlega opodatkowaniu oraz wspomniany wcześniej zwrot „odwrotne obciążenie”.
W jakim języku tworzyć faktury?
Zalecanym rozwiązaniem jest tworzenie faktur dwujęzycznych, które będą zrozumiałe dla obu stron, a także dla innych potencjalnie zainteresowanych. np. urzędników kontrolujących transakcję (zarówno w kraju nabywcy jak i odbiorcy usługi).
Jak już wspomnieliśmy, konieczne jest również ustalenie waluty transakcji – warto zwrócić tu uwagę na ewentualne koszty związane z przelewami zagranicznymi.
Odliczenie VAT ze współpracy z kontrahentem zagranicznym
Jeśli programista jest płatnikiem VAT, teoretycznie możliwe jest odliczenie tego podatku (ponieważ usługi programistyczne są w Polsce opodatkowane VAT. Nadwyżka występuje, gdy podatnik zapłacił więcej VAT-u od zakupów, niż otrzymał VAT-u ze sprzedaży). W przypadku transakcji krajowych taką nadwyżkę można odliczyć w kolejnym okresie rozliczeniowym.
Jednak w przypadku transakcji z odwróconym VAT-em, nabywca usługi rozlicza VAT w swoim kraju, więc podatnik nie otrzymuje VAT-u na swoje konto. W tej sytuacji możliwe są dwa rozwiązania:
- Zwrócenie się do US z wnioskiem o zwrot podatku VAT.
- Wniosek o przeniesienie kwoty nadwyżki VAT na kolejny okres rozliczeniowy.
Warto pamiętać, ze przeniesienie nadwyżki na kolejny okres rozliczeniowy nie ma zastosowania u podatników, którzy mają wyłącznie kontrahentów zagranicznych. Wynika to z faktu, że nadwyżki będą kolejno przechodzić na następny okres rozliczeniowy, ale nie będzie można rozliczyć ich wraz z polskim rozliczeniem VAT. Wtedy trzeba będzie ostatecznie i tak skorzystać z pierwszej opcji (zwrócić się z wnioskiem do urzędu skarbowego).
Przeczytaj także:
Obowiązki przedsiębiorcy w kontekście rozliczeń zagranicznych
W przypadku sprzedaży usług konieczne jest prowadzenie ewidencji – dotyczy to wszystkich faktur sprzedażowych, także tych bez VAT. Warto przechować faktury oraz inne dokumenty związane z rozliczeniami zagranicznymi (np. umowy, historię przelewów) na wypadek kontroli urzędu skarbowego.
Niezależnie od tego, czy podatnik uzyskał dochód we współpracy z klientem krajowym czy zagranicznym, ma obowiązek odprowadzić podatek dochodowy. W przypadku umów cywilnoprawnych obowiązek ten leży po stronie usługobiorcy.
Co jeszcze warto wiedzieć?
W rozliczeniach zagranicznych przydatne będzie konto walutowe – jeśli otrzymasz wynagrodzenie w walucie obcej na tradycyjne konto, bank przeliczy je według własnego (zwykle niekorzystnego) kursu.
