Aby firma mogła jak najwięcej zarobić, konieczne jest nie tylko pozyskanie jak najbardziej intratnych zleceń na jej usługi lub duża sprzedaż produktów, ale również maksymalne obniżenie podatków. Z pewnością pomocne w tym może być generowanie kosztów – jak je generować zgodnie z prawem w firmie jednoosobowej?
Kiedy opłaca się generowanie kosztów?
Generowanie kosztów w firmie jednoosobowej może przynieść duże korzyści przedsiębiorcy. Jednak jest to możliwe tylko wówczas, gdy ten rozlicza się według skali podatkowej lub przy pomocy podatku liniowego.
Koszty w jednoosobowej działalności gospodarczej to wszystkie te wydatki, które przedsiębiorca ponosi zarówno w celu uzyskania przychodu, jak i w celu zachowania/zabezpieczenia jego źródła.
Przeczytaj także: Metody optymalizacji podatkowej.
Jak generować koszty w firmie jednoosobowej? Wydatki firmowe trzeba uzasadnić
Trzeba jednak pamiętać, że każdy z wydatków zaliczonych do kosztów działalności przedsiębiorstwa trzeba móc uzasadnić, czyli udowodnić, że jego poniesienie było konieczne dla funkcjonowania firmy. W dodatku to jej właściciel musi przekonać urząd skarbowy, że dany wydatek nie tylko ma związek z prowadzoną działalnością, ale również był niezbędny dla jej sprawnego działania, osiągania zysków lub rozwoju.
To, co można zaliczyć w przypadku danej działalności gospodarczej do kosztów jej prowadzenia, zależy od jej profilu i branży, w jakiej funkcjonuje. Najczęściej jednak są to opłaty związane z miejscem, w którym działa, czyli czynsz oraz opłaty za prąd, wodę czy ochronę, jeśli taka funkcjonuje w danym obiekcie. To również koszty związane z zakupem wyposażenia biura lub zakładu, a także nabyciem sprzętu komputerowego oraz niezbędnego oprogramowania. Z pewnością urząd skarbowy nie będzie miał żadnych wątpliwości, jeśli do kosztów działalności w firmie jednoosobowej zostanie zaliczony abonament telefoniczny oraz opłata za internet. Większość jednoosobowych przedsiębiorstw nie będzie też miała problemu z uzasadnieniem konieczności posiadania samochodu, a co za tym idzie nie tylko koszt jego zakupu, ale i wydatki na paliwo i części zamienne można bez problemu zaliczyć do kosztów funkcjonowania przedsiębiorstwa.
Generowane koszty zależą od branży, w jakiej funkcjonuje firma jednoosobowa – jakie koszty dla specjalistów IT?
Pozostałe koszty na ogół zależą już od specyfiki firmy. Jeśli przedsiębiorca jest na przykład fotografem, do swoich kosztów może zaliczyć zakup profesjonalnego sprzętu fotograficznego i koszt wynajmu studia.
Specyficzne koszty dotyczą także specjalistów z branży IT. Programiści i testerzy mogą generować koszty związane z:
- zakupem oprogramowania niezbędnego w codziennej pracy (specjalistyczne aplikacje, systemy operacyjne, programy antywirusowe, programy do komunikacji, zarządzania projektem itd.),
- zakupem sprzętu (np. komputerów, urządzeń mobilnych),
w szerszym zakresie niż inne profesje. W przypadku testerów uzasadniony będzie zakup kilku urządzeń (np. smartfonów, tabletów) różnych producentów, co pozwoli na dokładne sprawdzenie testowanego oprogramowania. Programiści mogą potrzebować też kilku monitorów i sprzętu o wyższych niż standardowe parametrach.
Koszty specjalistów IT prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą mogą obejmować także szkolenia i inne formy podnoszenia kwalifikacji, niezbędne dla zachowania konkurencyjności na bardzo szybko rozwijającym się rynku. Mowa tu między innymi o kursach językowych, czy związanych z konkretnym obszarem działalności (np. nauka języka programowania). Do kosztów zaliczymy także wydatki na promocję firmy (np. przygotowanie strony internetowej, czy opracowanie identyfikacji wizualnej).
Czytaj więcej: użytkowanie samochodu na firmę, mieszkanie na firmę, rower w kosztach firmy, hulajnoga elektryczna na firmę, smartwatch na firmę, telewizor na firmę.
Nie wszystko można wliczyć w koszty
Trzeba jednak pamiętać, że zasadność danego wydatku być może trzeba będzie udowodnić podczas kontroli przeprowadzonej przez urząd skarbowy.
Warto też wiedzieć, że na pewno do kosztów uzyskania przychodu nie można zaliczyć wydatków na spłatę pożyczek, ulepszenie środków trwałych oraz odsetek budżetowych związanych z zaległościami podatkowymi i ZUS. Nie zaliczają się tu również składki na rzecz organizacji, do których przynależność podatnika nie jest obowiązkowa, kary pieniężne i grzywny.
Sprawdź nasz artykuł: Co można wrzucić w koszty firmy?
Jak generować koszty w firmie jednoosobowej? Konieczne udokumentowanie wydatków
Oczywiście, aby móc udowodnić, że wygenerowany koszt w firmie jednoosobowej miał miejsce, konieczne jest jego udokumentowanie. Najczęściej dowodem na to jest faktura lub rachunek. Jednak może to być również dowód poniesienia opłaty pocztowej, bilet z numerem NIP sprzedawcy czy dowód zapłaty za przejazd płatną autostradą. W pewnych wypadkach może to być również dowód wewnętrzny sporządzony przez przedsiębiorcę, który zaświadcza o wydatkach poniesionych m.in. na diety w podróży służbowej.
Poniesione koszty pozwalają na obniżenie podstawy opodatkowania w firmie jednoosobowej, a to oznacza również niższy podatek dochodowy do zapłacenia. Dodatkowo podatnicy VAT, ponosząc wydatki firmowe, mogą obniżyć kwotę tego podatku, jaką mają do zapłacenia. Wówczas odejmuje się podatek naliczony przez sprzedawcę, od którego przedsiębiorca nabywa określone towary lub usługi, od podatku należnego, czyli tego, który musi on sam zapłacić do urzędu skarbowego.
Nie zawsze wysokie koszty generowane w firmie jednoosobowej są korzystne
Choć wysokie koszty niewątpliwie obciążają budżet przedsiębiorcy, to są dla niego również korzystne, gdyż pozwalają obniżyć podatek dochodowy, a co za tym idzie zwiększyć zysk firmy.
Zdarzają się jednak przypadki, gdy generowanie wysokich kosztów może nie być korzystne dla osoby prowadzącej jednoosobową działalność gospodarczą. Taka sytuacja ma miejsce wówczas, gdy znaczenie ma wysokość jego dochodu, np. podczas badania zdolności kredytowej czy ubiegania się o jakieś publiczne zlecenie. Dlatego przymierzając się do zaciągnięcia kredytu lub wzięcia udziału w przetargu na intratne zlecenie, warto wziąć to pod uwagę i wówczas ograniczyć koszty firmowe.
