Sprzęt komputerowy czy samochód firmowy to środki trwałe, które nie budzą najmniejszych wątpliwości jako niezbędne wyposażenie stanowiska pracy dla informatyka. Tymczasem niewiele osób zdaje sobie sprawę z tego, że specjaliści IT również mogą kupić telewizor na firmę. Dlatego warto wiedzieć, w jakiej sytuacji i jak to zrobić.
Zakup telewizora na firmę dla programisty – czy jest to możliwe?
O ile oczywiste jest, że specjaliści IT prowadzący własną działalność gospodarczą, potrzebują do swojej codziennej pracy komputera, monitora, skanera, myszki czy drukarki, o tyle wątpliwości może budzić wykorzystywanie w tym celu telewizora. Jednak biorąc pod uwagę specyfikę ich pracy, a przede wszystkim fakt, że najczęściej odbywa się ona zdalnie, są realne przesłanki do nabycia takiego sprzętu na firmę.
Poza tym, zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami, wydatek poniesiony przez podatnika, przede wszystkim nie może być uwzględniony na liście rzeczy niebędących kosztami z mocy ustawy (art. 23 ust. 1 ustawy o PIT). Tymczasem telewizora nie ma na tej liście.
Telewizor w kosztach firmy – kiedy to możliwe?
Według wielu indywidualnych interpretacji skarbowych specjalista IT prowadzący działalność gospodarczą we własnym mieszkaniu może zaliczyć zakup telewizora do kosztów uzyskania przychodu. Aby to zrobić, nie jest nawet konieczne wydzielenie osobnej części mieszkania na cele firmowe. Jednak w razie kontroli skarbowej trzeba umieć udowodnić, że zakup tego urządzenia był niezbędny do prowadzonej działalności gospodarczej.
Jeśli zatem informatyk będzie go używał np. do wideokonferencji z klientami lub współpracownikami, czy też będzie on pełnił funkcję wielkiego monitora komputerowego, jest to w pełni uzasadniony argument za wliczeniem jego zakupu do kosztów uzyskania przychodu. Natomiast jeśli telewizor nie będzie wykorzystywany dla celów prowadzonej przez programistę działalności gospodarczej, a jedynie ma zaspokajać osobiste potrzeby przedsiębiorcy, to nie można odliczyć jego kosztu od podstawy opodatkowania.
Przeczytaj również: Co można wrzucić w koszty firmy?
Zakup telewizora na firmę musi mieć wpływ na jej dochody
Trzeba też pamiętać o tym, że w przypadku kontroli skarbowej konieczne może być wykazanie związku zakupu telewizora na firmę z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą oraz uzyskiwanymi przychodami. Zatem poniesiony wydatek musi koniecznie przekładać się na osiągnięcie przychodu przedsiębiorcy, który bez jego poniesienia mógłby zarobić mniej lub nawet stracić źródło dochodów.
W przypadku programistów i innych specjalistów IT z pewnością wystarczy udowodnić, że zakupiony sprzęt telewizyjny służy do kontaktów audiowizualnych z klientami, kontrahentami oraz innymi użytkownikami systemów informatycznych m.in. podczas spotkań, zdalnych konferencji oraz licznych prezentacji prowadzonych w ramach obowiązków służbowych. Sytuacja nie powinna budzić żadnych wątpliwości zwłaszcza wtedy, gdy zakupiony telewizor wpłynie pozytywnie na efektywność pracy przedsiębiorcy, a co za tym idzie, wystąpi związek wydatku z osiąganymi przychodami.
Dowiedz się również: Jak generować koszty w firmie jednoosobowej?
Jak zaksięgować zakup telewizora na firmę?
Na podstawie obowiązujących przepisów podatnicy mogą nie dokonywać odpisów amortyzacyjnych od składników majątku, których wartość początkowa nie przekracza 10 tys. zł. Wówczas wydatki poniesione na ich nabycie stanowią koszt uzyskania przychodu w miesiącu oddania środków trwałych do użytkowania.
Zatem, jeżeli cena telewizora nie przekroczyła 10 tys. zł, to wydatek ten jest kosztem uzyskania przychodów w miesiącu, w którym zaczął używany przez przedsiębiorcę do celów firmowych.
Warto również pamiętać, że jeśli osoba prowadząca działalność gospodarczą jest VAT-owcem, może również odliczyć podatek VAT wynikający z zakupu nowego sprzętu telewizyjnego. Dotyczy to również VAT-owców rozliczających się ryczałtem, co jest bardzo częstą praktyką wśród programistów.
Najczęściej zadawane pytania dotyczące rozwiązania spółki cywilnej w Polsce
Czy zakup telewizora może stanowić koszt uzyskania przychodu w działalności gospodarczej?
- Generalnie tak, zakup telewizora może być uznany za koszt uzyskania przychodu, o ile spełnia podstawowe warunki określone w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Kosztami uzyskania przychodów są wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem tych wymienionych w art. 23 tej ustawy. Telewizor nie znajduje się na liście wydatków wykluczonych ustawowo z kosztów firmowych (art. 23 ust. 1 ustawy o PIT oraz art. 88 ustawy o VAT). Kluczowe jest wykazanie związku przyczynowo-skutkowego między poniesionym wydatkiem na telewizor a prowadzoną działalnością gospodarczą i osiąganymi przychodami. Przedsiębiorca musi racjonalnie uzasadnić konieczność zakupu telewizora w kontekście profilu swojej działalności.
W jakich sytuacjach zakup telewizora dla programisty może być uznany za koszt firmowy?
- Dla programistów i specjalistów IT, którzy często pracują zdalnie, zakup telewizora może być uzasadniony i uznany za koszt firmowy, zwłaszcza jeśli jest wykorzystywany do kontaktów audiowizualnych z klientami, kontrahentami, zespołem programistycznym, czy też do prezentacji i udostępniania ekranu podczas wideokonferencji. Nawet jeśli działalność jest prowadzona w miejscu zamieszkania i istnieje potencjalne ryzyko użytku prywatnego, organy podatkowe wydawały pozytywne interpretacje indywidualne w przypadku programistów, którzy potrafili udowodnić, że telewizor jest niezbędnym narzędziem pracy i wpływa na efektywność oraz uzyskiwanie przychodów z działalności. Wystarczające jest udowodnienie, że telewizor służy do celów związanych z pracą, np. jako duży monitor do przeglądania kodu w trakcie wideokonferencji.
Czy forma opodatkowania wpływa na możliwość zaliczenia zakupu telewizora do kosztów?
- Tak, forma opodatkowania ma kluczowe znaczenie. Przedsiębiorcy opodatkowani na zasadach ogólnych (skala podatkowa lub podatek liniowy) mogą zaliczyć wydatek na zakup telewizora do kosztów uzyskania przychodów, o ile spełnione są ogólne przesłanki dotyczące kosztów. Natomiast przedsiębiorcy opodatkowani ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych nie mają możliwości rozliczania kosztów uzyskania przychodów. W przypadku ryczałtu, podstawą opodatkowania jest przychód bez pomniejszania go o koszty. Zatem, decydując się na ryczałt, przedsiębiorca nie może zaliczyć poniesionego wydatku na zakup telewizora do kosztów prowadzonej działalności gospodarczej, mimo że może odliczyć podatek VAT, jeśli jest czynnym podatnikiem VAT.
Jak dokumentować zakup telewizora, aby mógł być uznany za koszt firmowy?
- Aby wydatek na zakup telewizora mógł zostać ujęty w kosztach, musi być właściwie udokumentowany. Należy posiadać fakturę lub rachunek z kompletnymi danymi wystawcy i odbiorcy, czyli danymi przedsiębiorcy i numerem NIP. Prawidłowe udokumentowanie jest jednym z warunków uznania wydatku za koszt uzyskania przychodów.
Czy wartość telewizora ma znaczenie dla sposobu jego ujęcia w kosztach?
- Tak, wartość telewizora ma znaczenie dla sposobu jego rozliczenia w kosztach. Jeśli wartość początkowa telewizora nie przekracza 10 000 zł (netto dla czynnych podatników VAT, brutto dla zwolnionych z VAT), wydatek ten może być zaliczony jednorazowo do kosztów uzyskania przychodów w miesiącu oddania go do użytkowania w firmie. Jeśli wartość telewizora przekracza 10 000 zł, co do zasady powinien zostać ujęty w ewidencji środków trwałych i rozliczany w ramach odpisów amortyzacyjnych. Istnieją również możliwości jednorazowej amortyzacji dla niskocennych środków trwałych (do 10 000 zł) lub w ramach pomocy de minimis dla małych podatników (do 50 tysięcy euro).
Co jeśli telewizor jest wykorzystywany zarówno do celów firmowych, jak i prywatnych?
- W przypadku, gdy telewizor jest wykorzystywany zarówno na cele firmowe, jak i prywatne, a brak jest wydzielonego pomieszczenia na cele działalności gospodarczej (tak jak w przypadku prowadzenia firmy w mieszkaniu), organy podatkowe mogą zanegować możliwość zaliczenia wydatku w całości do kosztów uzyskania przychodów. Jeśli nie można wykluczyć użytku prywatnego, a wydatek jest związany z pomieszczeniem wykorzystywanym również prywatnie (np. salon), organy podatkowe mogą uznać go za wydatek o charakterze osobistym i odmówić uznania go za koszt firmowy, argumentując, że nie można w sposób niebudzący wątpliwości powiązać go wyłącznie z celem osiągnięcia przychodów z działalności.
Czy odliczenie VAT od zakupu telewizora jest możliwe?
- Tak, jeśli przedsiębiorca jest czynnym podatnikiem VAT, może odliczyć podatek VAT wynikający z zakupu telewizora, o ile jest on wykorzystywany do wykonywania czynności opodatkowanych VAT. W przypadku wykorzystywania telewizora zarówno do celów firmowych (opodatkowanych VAT), jak i prywatnych, odliczenie VAT może być ograniczone. W przypadku przedsiębiorców zwolnionych z VAT, podatek VAT stanowi część wartości brutto i może być ujęty w kosztach (jeśli w ogóle są rozliczane koszty).
Czy istnieją negatywne interpretacje organów skarbowych dotyczące zakupu telewizora na firmę?
- Tak, pomimo licznych pozytywnych interpretacji, istnieją również negatywne stanowiska organów skarbowych w sprawie zaliczenia zakupu telewizora do kosztów uzyskania przychodu. Negatywne interpretacje zazwyczaj wynikają z braku możliwości wykazania wyłącznego związku wydatku z prowadzoną działalnością gospodarczą, zwłaszcza w przypadku, gdy sprzęt jest używany w miejscu zamieszkania i nie można wykluczyć jego wykorzystywania do celów prywatnych przez podatnika lub innych domowników. Organy podatkowe podkreślają, że wydatek musi służyć wyłącznie celom prowadzonej działalności, a jeśli nie można tego jednoznacznie stwierdzić, może zostać uznany za wydatek osobisty.
