Gdy księga prowadzona jest przez biuro rachunkowe. W razie prowadzenia księgi przez biuro rachunkowe, zapisy są dokonywane w porządku chronologicznym na podstawie dowodów księgowych oraz sum miesięcznych przychodów wynikających z prowadzonej przez podatnika ewidencji sprzedaży lub danych wynikających z miesięcznych zestawień raportów dobowych. Biuro rachunkowe dokonuje zapisów w księdze w czasie zapewniającym prawidłowe i terminowe rozliczenia z budżetem, lecz nie później niż do dnia 20 każdego miesiąca za miesiąc poprzedni. Podstawą zapisów są dokumenty księgowe przekazywane przez podatnika zgodnie z postanowieniami umowy.
Ewidencja sprzedaży – kto i jak prowadzi
1. Podatnik, który ewidencjonuje obrót przy zastosowaniu kas rejestrujących, może dokonywać zapisów w księdze na koniec każdego miesiąca, lecz nie później niż do dnia 20 każdego miesiąca za miesiąc poprzedni. Wówczas podstawą zapisu są dane wynikające z miesięcznych zestawień raportów dobowych (§ 20 rozporządzenia).
2. W ewidencji sprzedaży podatnik jest zobowiązany dokonywać zapisów jeden raz dziennie po zakończeniu dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym. W tym samym terminie dokonuje się zapisów w ewidencji kupna i sprzedaży wartości dewizowych. Wynika to z § 18 ust. 1 rozporządzenia. W ewidencji pożyczek i zastawionych rzeczy należy niezwłocznie wpisać kwotę udzielonej pożyczki i umownych odsetek oraz przyjęcie zastawionych rzeczy (§ 18 ust. 2 rozporządzenia).
3. Jeżeli podatnik nie prowadzi ewidencji sprzedaży lub ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących, zapisów w księdze dotyczących przychodów ze sprzedaży wyrobów, towarów handlowych i usług dokonuje na podstawie wystawionych faktur.
Pozostałe ewidencje
Karty przychodów pracowników wypełnia się najpóźniej w terminie przewidzianym dla przekazania zaliczki na podatek dochodowy od tych przychodów (§ 18 ust. 3 rozporządzenia). W ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych a także w ewidencji wyposażenia zapisów dokonuje się najpóźniej w miesiącu przekazania odpowiednio środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych, wyposażenia do używania (§ 18 ust. 4 rozporządzenia).