Wiele przedsiębiorstw, do których należą przede wszystkim spółki prawa handlowego, ma obowiązek sporządzić, zatwierdzić, a następnie złożyć do sądu rejestrowego sprawozdanie finansowe za zakończony rok działalności. Choć jest to dość uciążliwa powinność, nie warto z niej rezygnować, gdyż wiąże się to z odpowiedzialnością karną.

Przedłużone terminy na składanie sprawozdań finansowych

Konieczność składania sprawozdania finansowego oraz termin realizacji poszczególnych czynności związanych z tym obowiązkiem określają przepisy Ustawy o rachunkowości. Zgodnie z jej zapisami sprawozdanie finansowe należy sporządzić w terminie 3 miesięcy od dnia bilansowego, którym najczęściej jest 31 grudnia. Zatem większość podmiotów powinna to zrobić do końca marca. 

Sprawozdanie finansowe po sporządzeniu powinno zostać zatwierdzone przez odpowiedni organ (np. w spółce z o.o. jest to Zgromadzenie Wspólników) w terminie 6 miesięcy od dnia bilansowego. Jednak w 2020 r., w związku z wybuchem pandemii Covid-19, terminy ten zostały wydłużone. Tak samo stało się w 2021. Również w 2022 roku, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z 7 marca br., terminy na sporządzenie i zatwierdzenie rocznego sprawozdania finansowego za rok 2021 zostały wydłużone o trzy miesiące. Zgodnie z Ustawą o rachunkowości, sprawozdanie finansowe należy złożyć wyłącznie w formie elektronicznej w RDF KRS (Repozytorium Dokumentów Finansowych Krajowego Rejestru Sądowego) . Powinno to nastąpić w terminie 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania. Trzymiesięczne przesunięcie terminów związanych ze składaniem sprawozdania finansowego nie dotyczyło jednak takich podmiotów jak np. banki, spółdzielnie mieszkaniowe czy jednostki sektora finansów publicznych.

Kara za niezłożenie sprawozdania finansowego – grzywna lub ograniczenie wolności

Niezłożenie sprawozdania finansowego we właściwym rejestrze sądowym według polskiego prawa stanowi czyn zabroniony. Jest to zatem zagrożone karą grzywny lub ograniczenia wolności.

Odpowiedzialność za złożenie sprawozdania finansowego do KRS ciąży na kierowniku jednostki. W przypadku spółek kapitałowych jest to zarząd aktualnie pełniący obowiązki, a nie ten, który zarządzał firmą w trakcie roku obrotowego ujętego w sprawozdaniu. Ewentualna kara za niedopełnienie obowiązku złożenia sprawozdania finansowego do KRS dotyczy bowiem jedynie samej tej czynności, a nie tego, co zawiera dokument.

Warto również pamiętać, że od odpowiedzialności karnej nie chroni nawet skorzystanie z narzędzia, jakim jest złożenie czynnego żalu. Może to pomóc uniknąć kary jedynie w przypadku niezłożenia sprawozdania do Szefa KAS (np. osoby fizyczne prowadzące księgi rachunkowe). W przypadku niezłożenia sprawozdania finansowego do KRS we właściwym terminie warto to zrobić nawet z opóźnieniem, gdyż pozwala to na uniknięcie odpowiedzialności karnej. 

Wraz z rocznym sprawozdaniem finansowym do RDF KRS należy złożyć również odpis uchwały o jego zatwierdzeniu i podziale zysku lub pokryciu straty, a także sprawozdanie z badania przez biegłego rewidenta, jeśli takie było wykonywane.

Aktualnie sprawozdania finansowe składa się do KRS wyłącznie w formie elektronicznej. Dlatego powinny być podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym przez księgowego oraz co najmniej jednego członka zarządu, o ile pozostali złożyli oświadczenia co do prawidłowości sporządzenia sprawozdania finansowego. Gdy któryś z członków zarządu odmówi podpisania sprawozdania finansowego, wówczas konieczne jest sporządzenie uzasadnienia odmowy, które również należy złożyć do KRS.

Jaka kara za niezłożenie sprawozdania finansowego do KRS?

Nie tylko ustawa o rachunkowości przewiduje kary za niezłożenie sprawozdania finansowego, ale również ustawa o KRS, a zastosowanie również mają przepisy Kodeksu postępowania cywilnego. Oprócz tego jeszcze występuje odpowiedzialność karno-skarbowa. Jeśli przedsiębiorstwo nie złoży sprawozdania finansowego w obligatoryjnym terminie, KRS ma prawo wszczęcia postępowania przymuszającego. Oznacza to, że może wezwać zarząd spółki, aby wywiązał się z tego obowiązku w ciągu 7 dni. Jeśli zarząd tego nie zrobi, może liczyć się z karą grzywny w wysokości do 15 tys. zł. Jeśli i to nie przyniesie skutku, kara ta może być wielokrotnie ponawiana aż do równowartości 1 mln zł. Z kolei kara pozbawienia wolności za niezłożenie sprawozdania do KRS wynosi od miesiąca do 2 lat.

Kara grzywny lub pozbawienia wolności może być też w szczególnych przypadkach zamieniona na zakaz prowadzenia określonej działalności gospodarczej albo zajmowania określonego stanowiska.

Składasz sprawozdanie finansowe do RDF KRS? Do urzędu skarbowego już nie musisz

Podmioty zobowiązane do składania sprawozdania finansowego do RDF KRS nie muszą go składać dodatkowo do urzędu skarbowego. Jednak niezłożenie go do RDF KRS pociąga za sobą konsekwencje karno-skarbowe, które są dodatkową karą. Najczęściej jest to grzywna, która jest wymierzana za każdy dzień po terminie, w którym należało złożyć sprawozdanie. W tym przypadku zarząd niesumiennej spółki może zapłacić grzywnę w wysokości od 1/10 do dwudziestokrotności minimalnego wynagrodzenia. 

Właściciele spółek kapitałowych powinni też pamiętać, że w przypadku niezłożenia przez spółkę sprawozdań finansowych za dwa kolejne lata obrotowe, KRS ma możliwość wykreślenia ich przedsiębiorstwa z rejestru.

Przeczytaj również:  Jak założyć spółkę z o.o.? Poradnik krok po kroku