Faktura bez VAT to rodzaj dokumentu księgowego, który można wystawić w specyficznych sytuacjach. Czym dokładnie jest taka faktura, kogo dotyczy i kiedy ma zastosowanie?

Czym jest faktura bez VAT?

Faktura bez VAT (faktura zwolniona z VAT) jest dokumentem transakcyjnym, który nie zawiera naliczonego podatku od towarów i usług, tym samym sprzedawca nie musi odprowadzać go do urzędu skarbowego. Poza tym faktura nie różni się wiele od faktury zawierającej VAT. Jednocześnie trzeba pamiętać, że prawidłowe wystawianie takiej faktury jest kluczowe dla prawidłowego rozliczania się z urzędem skarbowym oraz uniknięcia błędów podatkowych.

Kto może wystawić fakturę zwolnioną z VAT?

Zasadniczo faktury bez VAT mogą wystawiać przedsiębiorcy zwolnieni z VAT – dobrowolnie lub na żądanie nabywcy. Żądanie to nabywca powinien zgłosić do 3 miesięcy od zakupu produktu lub usługi. 

Faktura bez VAT stosowana jest najczęściej przez podmioty, które:

• korzystają ze zwolnienia podmiotowego z VAT, co oznacza, że ich roczne przychody nie przekraczają ustalonego przez prawo limitu (w Polsce limit ten wynosi 200 000 zł),
• korzystają z przedmiotowego zwolnienia z VAT (w związku z rodzajem prowadzonej działalności.

Fakturę bez podatku VAT mają obowiązek wystawić przedsiębiorcy sprzedający towary lub usługi zwolnione z VAT wymienione w art. 43 ust. 1 Ustawy o VAT. To na przykład usługi pocztowe, przewóz osób, branża edukacyjna, medyczna czy finansowa.

Faktura bez VAT jest także wystawiana w transakcjach międzynarodowych, gdy podmiot Polski sprzedaje produkty lub usługi podmiotowi zza granicy. Taka transakcja jest opodatkowana w kraju nabywcy (dotyczy jej tzw. odwrotne obciążenie).

Jak wystawić fakturę bez VAT? Co powinna zawierać?

Faktura bez VAT będzie prawidłowa jedynie w sytuacji, gdy znajdą się na niej wszystkie wymagane prawem elementy. Są to:

• Dane identyfikacyjne –  dane sprzedawcy i nabywcy, takie jak nazwy firm, adresy, a także numery identyfikacji podatkowej (NIP).
• Data i miejsce wystawienia – co jest standardową praktyką przy wszystkich dokumentach tego typu.
• Identyfikacja podstawy zwolnienia – na fakturze bez VAT należy jasno wskazać przyczynę zwolnienia z podatku. Powinno się odnieść do konkretnego artykułu ustawy o VAT lub innych przepisów prawa, które regulują to zwolnienie.
• Opis towaru lub usługi – faktura musi precyzyjnie określać rodzaj sprzedawanego towaru lub oferowanej usługi (jej miarę i ilość). Informacje te są istotne dla celów ewidencyjnych i mogą być potrzebne podczas ewentualnej kontroli skarbowej.
• Kwota do zapłaty – cena jednostkowa towaru/usługi, sumę wartości sprzedaży netto i brutto (w przypadku faktury bez VAT będzie to ta sama kwota), a także kwotę należności ogółem.

Na fakturze nie powinno być wykazanej kwoty VAT. Należy jednak wyraźnie zaznaczyć, że faktura jest „bez VAT” lub „zwolniona z VAT”. Trzeba także wskazać podstawę zwolnienia z VAT (nie muszą tego robić przedsiębiorcy zwolnieni z VAT podmiotowo, którzy nie przekroczyli ustalonego limitu przychodów w poprzednim roku podatkowym). W miejscu stawki VAT na fakturze można wpisać skrót „zw” (zwolniony), choć nie jest to obowiązkowe.

W transakcjach międzynarodowych, gdy podatek naliczany jest w kraju nabywcy produktu/usługi, należy zamieścić dopisek: odwrotne obciążenie/reverse charge.

Faktura bez VAT – konsekwencje dla kupującego

Kupując towary zwolnione z VAT, podatkiem nie jest obciążony ani sprzedający (wystawiający dokument) ani kupujący (odbiorca faktury). Dlatego kupujący, który otrzymał fakturę bez VAT, nie ma obowiązku odprowadzania podatku ani rozliczania go w żaden sposób. Fakturę bez tego podatku – podobnie jak tradycyjną – trzeba jednak ewidencjonować.

Co w przypadku gdy płatnik VAT otrzymuje fakturę od tzw. nievatowca? Na fakturze nie ma informacji o VAT, dlatego otrzymując ją od kontrahenta, nie ujmuje jej się w rejestrze zakupów VAT. Nie można więc odliczyć od niej podatku VAT. Taką fakturę należy zaksięgować, a koszt można odliczyć tylko w księdze przychodów i rozchodów.

Faktura bez VAT – wyjątki

Niektóre firmy nie mogą skorzystać z podmiotowego zwolnienia z VAT nawet w sytuacji, gdy ich roczne obroty nie przekraczają 200 000 zł. Takie ograniczenie dotyczy podmiotów, które prowadzą sprzedaż wysyłkową niektórych towarów. To między innymi sprzęt komputerowy i elektroniczny, artykuły optyczne czy kosmetyki. Zwolnienie z VAT nie przysługuje też firmom świadczącym usługi prawne i finansowe. Faktury bez podatku od towarów lub usług nie może też wystawić firma, której siedziba jest zarejestrowana za granicą.

Zobacz, jaki sposób opodatkowania i rozliczeń z Urzędem Skarbowym będzie odpowiedni dla Twojej firmy.

Read more

Zakładając działalność, przedsiębiorca staje przed wieloma trudnymi wyborami. Jednym z nich jest forma opodatkowania. Dotyczy to również działalności polegających na handlu w internecie. Które z istniejących rozwiązań jest najlepsze dla właścicieli sklepów internetowych? Czy ryczałt ewidencjonowany to najkorzystniejsza opcja? Przed podjęciem decyzji, warto poznać ich korzyści oraz ograniczenia.

Jaka forma opodatkowania dla sklepu internetowego?

Właściciele sklepów internetowych, prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą, mają do wyboru trzy formy opodatkowania. Wszystko zależy od charakteru prowadzonego biznesu. Nie u każdego sprawdzi się to samo. Należy wziąć pod uwagę następujące opcje:

• Opodatkowanie na zasadach ogólnych (skala podatkowa) – jest to najpopularniejsza forma rozliczania dochodów. Może z niej korzystać każdy przedsiębiorca bez względu na rodzaj prowadzonej działalności. Ponadto nie trzeba jej zgłaszać do urzędu skarbowego. Jeśli nie zostanie złożona deklaracja wyboru innej formy opodatkowania, wtedy dochód ze sprzedaży internetowej automatycznie będzie opodatkowany na zasadach ogólnych. Skala podatkowa składa się z dwóch stawek podatku i zależy od wysokości rocznego dochodu. W przypadku gdy nie przekracza on 120 tys. zł stawka podatkowa to 12%, a jeśli dochód przekroczy 120 tys. zł, to wówczas 32 %. Należy pamiętać także o tzw. kwocie wolnej od opodatkowania, która wynosi 30 tys. zł.
• Podatek liniowy – jest korzystny dla przedsiębiorców, których roczne dochody znacznie przekraczają 120 tys. zł. Ma stałą stawkę podatkową niezależną od wysokości dochodu i wynosi ona 19 %. Wadą tej formy opodatkowania jest to, że nie można rozliczać się razem ze współmałżonkiem, a także korzystać z ulg, które przysługują osobom samotnie wychowującym dzieci. Nie ma też możliwości wykorzystania kwoty wolnej od podatku. 

Czy sklep internetowy może być opodatkowany ryczałtem?

Trzecią formą opodatkowania, którą mogą wybrać osoby zainteresowane branżą e-commerce, jest ryczałt. Sklep internetowy może być w ten sposób opodatkowany, za wyjątkiem działalności zajmujących się sprzedażą leków, części i akcesoriów do pojazdów mechanicznych oraz zakupem i sprzedażą wartości dewizowych. Ryczałt ewidencjonowany charakteryzuje się tym, że podstawę opodatkowania stanowi przychód, a stawki podatku są zróżnicowane i wynoszą od 2 % do 17 %. W przypadku sklepu internetowego stosuje się stawkę w wysokości 3 %.

Aby wybrać ryczałt jako formę opodatkowania, należy wypełnić odpowiednią deklarację. Jeśli przedsiębiorca dopiero zaczyna działalność, to informuje o tym we wniosku o wpis do CEiDG, a jeśli prowadzi już działalność gospodarczą, to może złożyć pisemne oświadczenie w urzędzie skarbowym albo dokonać aktualizacji wpisu do CEiDG. Można też zrezygnować z tej formy opodatkowania. Istnieją jednak terminy, w których należy złożyć wniosek. 

Ryczałt dla sklepu internetowego – kiedy się opłaca?

Wybierając formę opodatkowania dla sklepu internetowego, warto wziąć pod uwagę wady i zalety każdej z nich i zdecydować się na taką, która w danej działalności będzie najkorzystniejsza. 

Ryczałt ewidencjonowany opłaca się właścicielowi e-sklepu, gdy:

• Nie będzie ponosił wysokich kosztów prowadzenia działalności.
• Przychody nie będą duże. Obowiązuje limit przychodów, który wynosi 2 mln euro.
• Obsługą zamówień będzie zajmować się osobiście i nie zamierza zatrudniać pracowników. 
• Planuje sam zajmować się kwestią rozliczeń. W przypadku ryczałtu prowadzi się jedynie prostą ewidencję przychodów. 

Oprócz wielu plusów ryczałt posiada również pewne ograniczenia. Nie nadaje się do każdej branży. Nie ma możliwości rozliczania kosztów uzyskania przychodów. Podczas składania corocznego zeznania podatkowego nie można rozliczać się razem ze współmałżonkiem oraz skorzystać z ulg na dzieci. 

Sklep internetowy –  VAT a ryczałt.

Ważną kwestią podczas zakładania sklepu internetowego jest też podatek VAT. Przedsiębiorcy zastanawiają niekiedy się co wybrać – VAT czy ryczałt. Są to jednak dwa różne rodzaje podatków i nie wykluczają się wzajemnie. Podstawę opodatkowania ryczałtu stanowi przychód, natomiast VAT jest podatkiem od towarów i usług. Właściciel e-sklepu powinien wybrać czy zostanie czynnym podatnikiem VAT, czy skorzysta z dostępnych zwolnień. Jednym  z nich jest obrót ze sprzedaży towarów, którego limit wynosi 200 tys. zł w danym roku podatkowym. Jednak nie każda branża może z tych zwolnień skorzystać. 

Osobom zakładającym nową działalność przy podjęciu decyzji odnośnie opodatkowania może pomóc biuro rachunkowe online. Warto już dziś skorzystać z porad doświadczonych specjalistów i rozwiać wszelkie wątpliwości.

Wybór optymalnej formy opodatkowania to jedna z najważniejszych kwestii w działalności przedsiębiorstwa. Może bowiem przynieść realne korzyści finansowe. Zdarza się jednak, że aktualnie wybrana forma staje się już nieadekwatna do obecnej działalności gospodarczej i konieczna jest jej zmiana. Dlatego warto wiedzieć jak i kiedy jej dokonać.

Kiedy można zmienić formę opodatkowania?

Wielu właścicieli firm nie zdaje sobie sprawy do kiedy zmiana opodatkowania jest możliwa. Tymczasem przepisy dokładnie precyzują ten termin. Można tego dokonać do 20 dnia miesiąca następującego w miesiącu, w którym osiągnięto pierwszy przychód w konkretnym roku podatkowym. W większości przypadków zmiana formy opodatkowania powinna zostać zgłoszona do 20 lutego danego roku.

Dostępne formy opodatkowania – stawki 2023

Aktualnie przedsiębiorcy mogą wybrać opodatkowanie na zasadach ogólnych, czyli skalę podatkową z progami 12% i 32%, podatek liniowy – 19% oraz ryczałt od przychodów ewidencjonowanych, gdzie stawki podatku zależą od rodzaju prowadzonej działalności gospodarczej i wynoszą 2%, 3%, 5,5%, 8,5%, 10%, 12%, 12,5%, 14%, 15% oraz 17%. Natomiast od czasu wprowadzenia Polskiego Ładu nie można już wnioskować o rozliczanie w formie karty podatkowej.

Zmiana opodatkowania – co wziąć pod uwagę?

Każdy przedsiębiorca, wybierając optymalną formę opodatkowania, powinien wziąć pod uwagę swoją indywidualną sytuację. W szczególności istotna jest przewidywana wysokość kosztów. Ma to duże znaczenie, gdyż niektóre formy opodatkowania, jak np. ryczałt od przychodów ewidencjonowanych nie pozwalają na odliczanie kosztów uzyskania przychodów od podstawy opodatkowania. Zatem jeśli są one wysokie, może się to okazać niekorzystne dla podatnika.

Koniecznie trzeba też zwrócić uwagę na ulgi podatkowe, z jakich można skorzystać przy określonej formie opodatkowania, gdyż zmiana formy opodatkowania może uniemożliwić skorzystanie z jakiejś ulgi. Dla przykładu odliczanie darowizn nie jest możliwe na podatku liniowym.

Istotne może być również to, czy przedsiębiorca rozlicza swój podatek wspólnie z małżonkiem, gdyż np. podatek liniowy i ryczałt ewidencjonowany wykluczają taką możliwość.

Trzeba też wziąć pod uwagę składkę zdrowotną, którą przy rozliczaniu się na zasadach ogólnych i liniowo, ustala się na podstawie osiąganych dochodów. Natomiast przy ryczałcie jest ona uzależniona od wysokości przeciętnego wynagrodzenie w sektorze przedsiębiorstw oraz od przychodu firmy.

Zmiana formy opodatkowania – zmiana ewidencji księgowej?

Planując zmianę opodatkowania, warto też wziąć pod uwagę formę ewidencji podatkowej. Jeśli przedsiębiorca decyduje się na opodatkowanie na zasadach ogólnych lub podatkiem liniowym, wówczas konieczne jest prowadzenie Księgi Przychodów i Rozchodów. Natomiast przy ryczałcie ewidencjonowanym prowadzenie księgowości jest zdecydowanie mniej skomplikowane, gdyż przy obliczaniu podatku nie ma konieczności uwzględniania jakichkolwiek kosztów działalności firmy. Zatem całkowicie wystarczające jest tu prowadzenie ewidencji przychodów.

Zmiana formy opodatkowania – jak zgłosić?

Jeśli przedsiębiorca planuje zmienić formę opodatkowania, najprostszym sposobem będzie przeprowadzenie tego przez Internet. Można to zrobić na stronie rządowej, która jest bazą CEiDG. Potrzebny do tego jest Profil Zaufany lub e-Dowód. Można również dokonać tego osobiście w urzędzie skarbowym (właściwym dla adresu firmy).

Czy możliwa jest zmiana formy opodatkowania wstecz?

Jak wspomnieliśmy, formę opodatkowania przedsiębiorca może zmienić tylko dla bieżącego roku podatkowego i decyzję o tym, w jaki sposób będzie opodatkowany, musi podjąć do 20 lutego. Jednocześnie zapisy Polskiego Ładu uwzględniają możliwość zmiany sposobu opodatkowania z datą wsteczną. Dlatego też możliwa była zmiana formy opodatkowania za 2022 rok do dnia 2 maja 2023. Jednak mogli to zrobić jedynie ci właściciele firm, którzy w zeszłym roku byli opodatkowani ryczałtem lub podatkiem liniowym, a zależało im na zmianie na skalę podatkową.

Natomiast jeśli przedsiębiorca nie ma w planach zmiany formy opodatkowania, to nie musi składać żadnych wniosków w tej sprawie. W kolejnym roku obowiązują go te same zasady co w poprzednim, o ile z jakichś względów utracił możliwości rozliczania się przy pomocy wcześniejszej formy opodatkowania np. z powodu przekroczonego limitu przychodów uprawniających do rozliczania się przy pomocy ryczałtu. Wówczas ma obowiązek wyboru innej formy opodatkowania.

Wybór optymalnej formy opodatkowania to bardzo ważna kwestia przy prowadzeniu własnej firmy. Odkąd weszły w życie przepisy Polskiego Ładu, wielu przedsiębiorców ma dylemat, co wybrać – ryczałt czy podatek liniowy. Warto wiedzieć, jakie są wady i zalety obu tych rozwiązań.

Forma opodatkowania – ryczałt czy liniowy?

Osoby prowadzące własną działalność gospodarczą mają do wyboru kilka możliwości, jeśli chodzi o formę opodatkowania. Mogą wybrać m.in. na skalę podatkową, podatek liniowy lub ryczałt od przychodów ewidencjonowanych. Decydując się na jedną z nich, powinni wziąć pod uwagę kilka czynników, m.in.:

• branżę, w jakiej działa ich przedsiębiorstwo,
• jakie są jego koszty oraz przychody,
• a także jakie inwestycje planują w przyszłości.

Ryczałt vs podatek liniowy – czym się różnią?

Najważniejsza różnica pomiędzy podatkiem liniowym a ryczałtem jest związana z podstawą opodatkowania. W przypadku ryczałtu jest to przychód przedsiębiorcy. Wysokość tego podatku jest bezpośrednio skorelowana z rodzajem prowadzonej działalności gospodarczej. Jego stawki są tu bowiem różne. Od początku 2022 roku mogą wynieść 17 proc., 15 proc., 14 proc., 12,5 proc., 12 proc., 10 proc., 8,5 proc., 5,5 proc., 3 proc. lub 2 proc. Aby sprawdzić, jaka stawka dotyczy danej działalności, konieczne jest szczegółowe określenie usług świadczonych w ramach działalności (PKWiU). Istotne może być również to, czy profesja danego przedsiębiorcy znajduje się na tzw. liście wolnych zawodów. Jeśli nie ma takiej pewności, można złożyć wniosek do Głównego Urzędu Statystycznego o opinię interpretacyjną w zakresie kwalifikacji PKWiU oraz do Krajowej Izby Skarbowej o indywidualną interpretację podatkową. To powinno rozwiać wszelkie wątpliwości.

Natomiast podatek liniowy ma zawsze jednakową i stałą wysokość dla wszystkich podatników, która wynosi 19 proc. i nie ma tu znaczenia wysokość dochodów podatnika. Podstawą opodatkowania jest tu jego dochód, a więc przychody pomniejszone o koszty ich uzyskania.

Komu opłaca się podatek liniowy?

Podatek liniowy jest przeznaczony nie tylko dla osób prowadzących działalność gospodarczą, ale również dla tych osiągają dochody z udziałów w spółkach, które nie mają osobowości prawnej, jak spółka cywilna, jawna, czy partnerska, a także ze specjalnych działów produkcji rolnej. Jednak nie mogą się w ten sposób rozliczać przedsiębiorcy, którzy świadczą usługi dla byłego (lub też obecnego) pracodawcy, odpowiadające czynnościom, które przedsiębiorca wykonuje lub wykonywał w tym samym roku podatkowym

Do zalet tej formy opodatkowania należy nie tylko stała stawka podatku, niezależna od poziomu dochodów, ale także możliwość odliczenia kosztów uzyskania przychodów. Przedsiębiorcy rozliczający się w ten sposób mogą również wykorzystać przysługujące im ulgi podatkowe, m.in.:

• ulgę B+R badawczo-rozwojową,
• IP BOX,
• na zatrudnienie innowacyjnych pracowników,
• na robotyzację,
• na prototyp,
• termomodernizacyjną,
• ale także na ekspansję oraz konsolidację.

Od dochodu mogą też odliczyć koszty poniesione na działalność związaną z kulturą, sportem, czy nauką. Odliczeniu podlegają także składki na ubezpieczenie społeczne. Ta forma opodatkowania jest najlepsza dla osób, których roczny dochód istotnie przekracza 120 tys. zł.

Jednak podatek liniowy ma również kilka wad, o których trzeba pamiętać, decydując się na taką formę opodatkowania. Należy do nich m.in. brak możliwości wspólnego rozliczenia z małżonkiem oraz skorzystania z odliczenia dla osób samotnie wychowujących dziecko. Nie można tu też wykorzystać kwoty wolnej od podatku.

Dla kogo najlepszy ryczałt?

Z kolei ryczałt od przychodów ewidencjonowanych jest korzystny dla tych przedsiębiorców, którzy generują niewielkie koszty. To prosta forma opodatkowania, gdzie płaci się określony procent od przychodu, niezależnie od tego, jakie koszty ponosi przedsiębiorca. Dlatego duże znaczenie ma to, czy są one duże, czy też niewielkie. Opłacają się bowiem tylko tym podatnikom, którzy nie wydają zbyt wiele na swoją działalność. Podstawą opodatkowania jest tu łączna kwota przychodów, od której płaci się podatek zgodnie ze stawką obowiązującą dla danego rodzaju działalności.

Z tej formy opodatkowania mogą skorzystać osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą lub spółkę cywilną. Nie mogą jej natomiast wybrać przedsiębiorcy prowadzący apteki, zajmujący się handlem dewizami lub częściami do pojazdów mechanicznych, a także producenci wyrobów opodatkowanych akcyzą. Podobnie jak przy podatku liniowym, nie mogą tej formy opodatkowania wybrać świadczący usługi na rzecz byłego lub obecnego pracodawcy, z którym podatnik współpracował na podstawie umowy o pracę w roku podatkowym lub poprzednim roku podatkowym, a odpowiadające czynnościom wykonywanym w ramach umowy o pracę.

Jak zmienić podatek liniowy na ryczałt?

Jeśli okaże się, że korzystniejsze będzie dla przedsiębiorcy przejście z podatku liniowego na ryczałt, może tego dokonać elektronicznie, zmieniają wpis w CEIDG. Można to również zrobić, składając wniosek we właściwym dla niego urzędzie gminy. Trzeba z tym jednak zdążyć do 20. dnia miesiąca następującego po  miesiącu, w którym uzyskano pierwszy przychód w danym roku podatkowym. Najczęściej będzie to 20 lutego.

W doborze najkorzystniejszej formy opodatkowania z pewnością najlepiej pomogą doświadczeni księgowi z biura rachunkowego online Podatkomat, do których warto się zwrócić w razie jakichkolwiek wątpliwości.

Podatek liniowy a ryczałt – podsumowanie

Najlepszy DlaOsób, których roczny dochód przekracza 120 tys. złPrzedsiębiorców generujących niewielkie koszty

Tabela ta powinna ułatwić zrozumienie różnic i podobieństw pomiędzy tymi dwiema formami opodatkowania, jak również wybór odpowiedniej opcji dla danego przedsiębiorcy.

Sprzęt komputerowy czy samochód firmowy to środki trwałe, które nie budzą najmniejszych wątpliwości jako niezbędne wyposażenie stanowiska pracy dla informatyka. Tymczasem niewiele osób zdaje sobie sprawę z tego, że specjaliści IT również mogą kupić telewizor na firmę. Dlatego warto wiedzieć, w jakiej sytuacji i jak to zrobić.

Zakup telewizora na firmę dla programisty – czy jest to możliwe?

O ile oczywiste jest, że specjaliści IT prowadzący własną działalność gospodarczą, potrzebują do swojej codziennej pracy komputera, monitora, skanera, myszki czy drukarki, o tyle wątpliwości może budzić wykorzystywanie w tym celu telewizora. Jednak biorąc pod uwagę specyfikę ich pracy, a przede wszystkim fakt, że najczęściej odbywa się ona zdalnie, są realne przesłanki do nabycia takiego sprzętu na firmę.

Poza tym, zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami, wydatek poniesiony przez podatnika, przede wszystkim nie może być uwzględniony na liście rzeczy niebędących kosztami z mocy ustawy (art. 23 ust. 1 ustawy o PIT). Tymczasem telewizora nie ma na tej liście.

Telewizor w kosztach firmy – kiedy to możliwe?

Według wielu indywidualnych interpretacji skarbowych specjalista IT prowadzący działalność gospodarczą we własnym mieszkaniu może zaliczyć zakup telewizora do kosztów uzyskania przychodu. Aby to zrobić, nie jest nawet konieczne wydzielenie osobnej części mieszkania na cele firmowe. Jednak w razie kontroli skarbowej trzeba umieć udowodnić, że zakup tego urządzenia był niezbędny do prowadzonej działalności gospodarczej.

Jeśli zatem informatyk będzie go używał np. do wideokonferencji z klientami lub współpracownikami, czy też będzie on pełnił funkcję wielkiego monitora komputerowego, jest to w pełni uzasadniony argument za wliczeniem jego zakupu do kosztów uzyskania przychodu. Natomiast jeśli telewizor nie będzie wykorzystywany dla celów prowadzonej przez programistę działalności gospodarczej, a jedynie ma zaspokajać osobiste potrzeby przedsiębiorcy, to nie można odliczyć jego kosztu od podstawy opodatkowania.

Przeczytaj również: Co można wrzucić w koszty firmy?

Zakup telewizora na firmę musi mieć wpływ na jej dochody

Trzeba też pamiętać o tym, że w przypadku kontroli skarbowej konieczne może być wykazanie związku zakupu telewizora na firmę z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą oraz uzyskiwanymi przychodami. Zatem poniesiony wydatek musi koniecznie przekładać się na osiągnięcie przychodu przedsiębiorcy, który bez jego poniesienia mógłby zarobić mniej lub nawet stracić źródło dochodów.

W przypadku programistów i innych specjalistów IT z pewnością wystarczy udowodnić, że zakupiony sprzęt telewizyjny służy do kontaktów audiowizualnych z klientami, kontrahentami oraz innymi użytkownikami systemów informatycznych m.in. podczas spotkań, zdalnych konferencji oraz licznych prezentacji prowadzonych w ramach obowiązków służbowych. Sytuacja nie powinna budzić żadnych wątpliwości zwłaszcza wtedy, gdy zakupiony telewizor wpłynie pozytywnie na efektywność pracy przedsiębiorcy, a co za tym idzie, wystąpi związek wydatku z osiąganymi przychodami.

Dowiedz się również: Jak generować koszty w firmie jednoosobowej?

Jak zaksięgować zakup telewizora na firmę?

Na podstawie obowiązujących przepisów podatnicy mogą nie dokonywać odpisów amortyzacyjnych od składników majątku, których wartość początkowa nie przekracza 10 tys. zł. Wówczas wydatki poniesione na ich nabycie stanowią koszt uzyskania przychodu w miesiącu oddania środków trwałych do użytkowania.

Zatem, jeżeli cena telewizora nie przekroczyła 10 tys. zł, to wydatek ten jest kosztem uzyskania przychodów w miesiącu, w którym zaczął używany przez przedsiębiorcę do celów firmowych.

Warto również pamiętać, że jeśli osoba prowadząca działalność gospodarczą jest VAT-owcem, może również odliczyć podatek VAT wynikający z zakupu nowego sprzętu telewizyjnego. Dotyczy to również VAT-owców rozliczających się ryczałtem, co jest bardzo częstą praktyką wśród programistów.

Branża IT to w ostatnich latach jeden z najprężniej rozwijających się sektorów gospodarki, nie tylko światowej, ale również polskiej. Aby usprawnić jej funkcjonowanie, wprowadzono m.in. liczne preferencje podatkowe dla firm działających w tym sektorze. Jedną z nich jest ulga B+R, czyli na badania i rozwój.

Czym dokładnie jest ulga B+R dla IT?

Biorąc pod uwagę bardzo dużą dynamikę rozwoju branży IT, od stycznia ubiegłego roku przedsiębiorcy prowadzący w niej swoją działalność, mogą liczyć na jeszcze więcej nowych preferencji wspierających ich funkcjonowanie. Należą do nich m.in. ulga na prototyp, ulga na robotyzację czy ulga IP Box. Jednak tą, z której firmy informatyczne korzystają najczęściej, jest tzw. ulga B+R.

Ulga B+R uprawnia wiele firm informatycznych do obniżenia wysokości zobowiązań podatkowych, co jest możliwe na wielu płaszczyznach. Tym bardziej że już sam proces tworzenia nowych programów komputerowych spełnia definicję działalności badawczo-rozwojowej.

Ulga B+R – kto może skorzystać w IT?

Działania przedsiębiorstwa stanowią działalność badawczo-rozwojową, gdy mają określony cel i są ukierunkowane na pozyskiwanie nowej wiedzy. Natomiast prace realizowane w ramach tych projektów, dzięki twórczym czynnościom oraz badaniom w różnych środowiskach testowych, za każdym razem zmierzają do wyeliminowania niepewności badawczej i technologicznej. Zakres tych działań jest bardzo szeroki, ponieważ procesy badawczo-rozwojowe wymagają odpowiedniego planowania i zarządzania projektami, nie tylko w aspekcie naukowo-technicznym, ale również w pod względem administracyjnym.

Jakie działania obejmuje ulga B+R?

Wśród działań badawczo-rozwojowych, których dotyczy ulga B+R w branży IT należą m.in.:

• tworzenie nowych aplikacji internetowych,
• tworzenie rozwiązań technologicznych z zakresu automatyzacji,
• tworzenie nowych możliwości wykorzystania sztucznej inteligencji oraz jej funkcjonalności,
• tworzenie nowej platformy IT oferującej obsługę różnego rodzaju,
• prezentacja danych zgromadzonych w dotychczasowej bazie danych do innej platformy,
• rozwój nowych funkcjonalności,
• tworzenie rozwiązań przydatnych do udostępniania możliwości logowania się do komputera za pomocą danych biometrycznych,
• tworzenie nowych rozwiązań służących do zarządzania komputerem np. zdalnego zarządzania pulpitem,
• ulepszanie istniejących już procesów oraz rozwiązań oferowanych klientom zewnętrznym,
• tworzenie oprogramowania komputerowego i opracowywanie jego nowych wersji,
• prace analityczne i programistyczne prowadzone w celu stworzenia nowych rynkowych rozwiązań,
• rozwój systemów do przechowywania dużej ilości danych,
• przygotowywanie kolejnych wersji systemu dla nowych generacji urządzeń elektronicznych.

Ulga B+R – kiedy można ją rozliczyć?

Ulga B+R standardowo pozwala przedsiębiorcy odliczyć od podatku dodatkowe 100% poniesionych kosztów uzyskania przychodów na działalność badawczo rozwojową. Przy czym centra badawcze mogą odliczyć nawet 150%. W niektórych przypadkach możliwe jest odliczenie w wysokości 200%.

Przedsiębiorcy, którzy zamierzają starać się o ulgę B+R muszą ponieść koszty kwalifikowane na badania i rozwój, a następnie oddzielnie wykazać je w podatkowej księdze przychodów i rozchodów, lub w księgach rachunkowych.

Ulga B+R przysługuje również firmom, które korzystają ze zwolnień w ramach specjalnych stref ekonomicznych. Jednak odliczeniu w ramach ulgi podlega wyłącznie część kosztów kwalifikowanych, niebędących kosztami działalności zwolnionej od podatku przedmiotowo.

 Ulga B+R a ulga IP Box

Przedsiębiorstwa z branży IT, prowadzące działalność badawczo-rozwojową związaną z zaawansowanymi prawami IP, mogą również skorzystać z ulgi IP Box. To obniżona stawka podatku w wysokości 5%. Dotyczy to firmy tworzące nowe innowacyjne lub ulepszone produkty, procesy lub usługi.

Ulga B+R jest związana z etapem wytwarzania, ulepszania lub rozwijania, kiedy przedsiębiorstwo ponosi określone wydatki na działalność badawczo-rozwojową. Z kolei ulga IP Box jest stosowana do powstałego dochodu z kwalifikowanych praw własności intelektualnej. W ubiegłym roku, przepisy Polskiego Ładu, wprowadziły możliwość jednoczesnego korzystania z obu ulg.

Nie trać czasu na skomplikowane rozliczenia! Oferujemy łatwą i efektywną księgowość IT dla Twojej firmy. Sprawdź nasze biuro rachunkowe online i skorzystaj z ulgi B+R i nie tylko!

W życiu zawodowym wielu przedsiębiorców przychodzi taki moment, gdy jednoosobowa działalność gospodarcza okazuje się niewystarczająca. Często kolejnym krokiem bywa przekształcenie jej w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością. Z kolei inni od razu zaczynają właśnie od tej formy prowadzenia przedsiębiorstwa. Jak założyć spółkę z o.o. i o czym pamiętać?

Sprawdź, jakie są różnice pomiędzy spółką z o.o. a jednoosobową działalnością gospodarczą!

Kiedy warto założyć spółkę z o.o.?

Spółka z o.o. jest spółką prawa handlowego, która posiada osobowość prawną, a jej działalność regulują przepisy Kodeksu spółek handlowych. Bywa dobrym rozwiązaniem w przypadku ryzykownego biznesu lub gdy któryś ze wspólników posiadania duży majątek osobisty. Jej atutem jest to, że bez względu na ewentualne kłopoty finansowe, potencjalni wierzyciele nie mogą naruszyć majątku osobistego żadnego wspólnika, o ile nie jest on członkiem zarządu spółki. Istotne bywa również i to, że często spółka z ograniczoną odpowiedzialnością jest postrzegana przez kontrahentów jako bardziej wiarygodna firma niż jednoosobowa działalność gospodarcza.

Aby założyć spółkę z o.o., wystarczy jeden wspólnik

Spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością założyć może jeden lub więcej wspólników. Nie ma tu ograniczenia co do ich liczby. Mogą nimi zostać zarówno obywatele polscy, jak i obcokrajowcy, ale również inne spółki – zarówno polskie, jak i zagraniczne. Do rozpoczęcia działalności niezbędny jest kapitał zakładowy, którego minimalna kwota wynosi 5 tys. zł. Jest on podzielony na udziały o wartości nie mniejszej niż 50 zł. Każdy ze wspólników może mieć różną liczbę udziałów. Możliwa jest również sytuacja, w której wszystkie udziały będą należeć tylko do jednej osoby. Zysk spółki jest później dzielony na wszystkich wspólników proporcjonalnie do posiadanych udziałów.

Jak założyć spółkę z o.o. krok po kroku?

Przedsiębiorca ma do dyspozycji dwie ścieżki założenia spółki z o.o. Pierwszy z nich opiera się na umowie notarialnej i przebiega według schematu przedstawionego poniżej.

1. Podstawą założenia spółki z o.o. jest zawarcie umowy pomiędzy wspólnikami. Należy to zrobić w formie aktu notarialnego w kancelarii rejenta. Umowa powinna zawierać: firmę i siedzibę spółki, przedmiot jej działalności, wysokość kapitału zakładowego, określenie liczby udziałów przypadających na jednego wspólnika oraz ich wartość nominalną, a także czas, na jaki jest powołana spółka.
2. Konieczne jest wniesienie przez wspólników wkładów na pokrycie całego kapitału zakładowego (co najmniej 5 tys. zł). Jeśli jednak cena udziałów jest wyższa od wartości nominalnej, trzeba także wnieść nadwyżkę.
3. Należy powołać zarząd, który w imieniu wspólników będzie zarządzał spółką. W jego skład mogą wejść zarówno wspólnicy, jak i osoby spoza tego grona. Powinien on składać się z jednego albo więcej liczby członków. Nie ma tu natomiast obowiązku ustanowienia rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej, chyba że kapitał zakładowy spółki jest wyższy niż 500 tys. złotych, a liczba wspólników przekracza 25.
4. Następnie trzeba wpisać spółkę do rejestru przedsiębiorców KRS. Od 1 lipca 2021 r. wniosek o wpis spółki do KRS może być złożony tylko przez internet, co odbywa się przez system Ministerstwa Sprawiedliwości. Trzeba go opłacić przed przekazaniem do sądu rejestrowego. Opłata wynosi łącznie 600 zł (500 zł to opłata sądowa i 100 zł za ogłoszenie wpisu do MSiG). Wpis do KRS następuje na podstawie postanowienia sądu. Po dokonaniu wpisu spółki do KRS, jej dane są przekazywane za pośrednictwem systemu teleinformatycznego do Centralnego Rejestru Podmiotów – Krajowej Ewidencji Podatników (CRP KEP) i krajowego rejestru urzędowego podmiotów gospodarki narodowej (rejestru REGON).
5. Dzięki wpisowi do KRS spółce zostaje nadany NIP i REGON.
6. W ciągu trzech tygodni od rejestracji w KRS nowa spółka ma obowiązek złożyć zgłoszenie identyfikacyjne w zakresie danych uzupełniających na druku NIP-8 do urzędu skarbowego.

Założenie spółki z o.o. przez internet – bez notariusza 

Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością można również założyć przez internet, na portalu S24, prowadzonym przez Ministerstwo Sprawiedliwości. Ten sposób umożliwia załatwienie wszystkich formalności online, bez wychodzenia z domu. Cały system jest intuicyjny i kieruje użytkownika przez wszystkie niezbędne kroki całej procedury.

Pozwala również uniknąć obowiązku zawarcia umowy spółki w formie aktu notarialnego, co pozwala zaoszczędzić koszty taksy notarialnej. Również opłata sądowa jest wówczas niższa - zamiast 500 zł, trzeba zapłacić jedynie 250 zł.

Trzeba jednak pamiętać, że założenie spółki z o.o. przez internet daje mniejsze możliwości dopasowania umowy spółki niż w formie tradycyjnej (rejestracja jest przeprowadzana na gotowym wzorcu umowy). Nie ma też możliwości modyfikacji roku obrotowego. W tym przypadku zawsze będzie on równy kalendarzowemu. Z kolei kapitał spółki można tu pokryć jedynie wkładami pieniężnymi wspólników.

Warto wiedzieć, że spółka z o.o. zostanie automatycznie zarejestrowana w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych jako płatnik już przy rejestracji. Nie ma potrzeby wysyłania do ZUS-u żadnych dokumentów.

Prowadzenie firmy nie polega jedynie na zajmowaniu się przedmiotem swojej działalności. Wiąże się ono również z określonymi obowiązkami podatkowymi. Warto się z nimi dokładnie zapoznać i pamiętać o terminowych rozliczeniach, aby uniknąć poważnych kłopotów z urzędem skarbowym. Dowiedz się więcej z poniższego artykułu.

Obowiązki podatkowe przedsiębiorcy – wybór formy opodatkowania

Pierwszym obowiązkiem przedsiębiorcy, o którym musi on pamiętać już od samego początku działalności gospodarczej, jest prowadzenie ewidencji księgowej. To, jaka ona będzie, zależy od formy opodatkowania, na którą zdecyduje się właściciel firmy.

Jeśli wybrana zostanie skala podatkowa lub podatek liniowy, konieczne jest prowadzenie Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów. Są w niej rejestrowane wszystkie przychody firmy oraz koszty, jakie ona poniosła, w celu ich uzyskania.

W przypadku skali, czyli opodatkowania na zasadach ogólnych, przedsiębiorca ma obowiązek obliczyć i odprowadzić do urzędu skarbowego podatek obliczony na podstawie swojego dochodu, który stanowi różnicę między przychodami i kosztami ich uzyskania. Wszelkie zobowiązania podatkowe właściciel firmy wpłaca zawsze na mikrorachunek podatkowy, który jest mu indywidualnie przypisany.

W każdej firmie konieczna ewidencja księgowa

Z kolei, jeśli osoba prowadząca działalność gospodarczą jako formę rozliczania wybierze ryczałt, powinna prowadzić ewidencję wszystkich przychodów osiągniętych przez swoją firmę. Ta forma opodatkowania nie wymaga ewidencji poniesionych kosztów, gdyż podatek dochodowy uzależniony jest jedynie od wartości przychodów.

Jeśli jednak przedsiębiorca zarządza spółką prawa handlowego, jego obowiązkiem jest wówczas prowadzenie ksiąg rachunkowych, które są znacznie bardziej zaawansowaną i szczegółową formą księgowości, dokumentującą znacznie więcej zdarzeń dotyczących przychodów i rozchodów firmy. 

Obowiązki podatkowe przedsiębiorcy – konieczne rozliczenie roczne

Osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą mają również obowiązek wysyłania do urzędu skarbowego rozliczenia rocznego. Należy to zrobić na specjalnych formularzach PIT. Różnią się one w zależności od wybranej formy opodatkowania. Podatnicy rozliczający się przy pomocy skali podatkowej potrzebują do tego formularza PIT-36, ryczałtowcy korzystają z PIT-28, a ci, którzy wybrali podatek liniowy, swoje rozliczenie przekazują na formularzu PIT-36L.

Z kolei właściciele spółek kapitałowych m.in. z ograniczoną odpowiedzialnością lub spółek akcyjnych, a także spółek komandytowo-akcyjnych, rozliczają się przy pomocy formularzy CIT, których wersja jest zależna od prowadzonej przez nich działalności.

VAT-owcy z dodatkowym obowiązkiem

Obowiązki przedsiębiorcy wobec urzędu skarbowego związane są również z podatkiem VAT. Jeśli jest on czynnym podatnikiem VAT, musi pamiętać o konieczności wysyłania do urzędu skarbowego pliku JPK_VAT-7 (Jednolitego Pliku Kontrolnego). Jest on złożony z części deklaracyjnej i ewidencyjnej. Dokument ten informuje urząd skarbowy, jaką wysokość podatku VAT musi zapłacić właściciel firmy w danym okresie rozliczeniowym oraz jakie dokumenty sprzedażowe i zakupowe zostały uwzględnione w ewidencji.

Z kolei przedsiębiorcy współpracujący z firmami z innych krajów należących do Unii Europejskiej, powinni zgłosić to w urzędzie skarbowym i zdobyć europejski numer NIP. Musi go posiadać każdy podatnik VAT, który prowadzi wewnątrzwspólnotowe transakcje handlowe.

Majątek firmowy musi być ewidencjonowany

Wielu przedsiębiorców posiada także firmowy majątek np. samochody, czy urządzenia. Wówczas konieczna jest ewidencja środków trwałych. Wiąże się z tym również obowiązek przechowywania dowodów księgowych, związanych z ich zakupem. Dokumenty te teoretycznie należy przechowywać co najmniej przez 5 lat, jednak z uwagi na okres amortyzacji niektórych środków trwałych, dłuższy niż 5 lat, wskazane jest przechowywanie dowodów ich zakupu przez cały okres ich amortyzacji.

W przypadku programistów i testerów prowadzących działalność środkami trwałymi mogą być komputery i urządzenia elektroniczne o dużej wartości. Jeśli sprzęt kosztował więcej niż 10 000 zł, powinien zostać wpisany jako środek trwały i podlegać odpisom amortyzacyjnym. Sprzęt poniżej tej kwoty może natomiast zostać jednorazowo wpisany do kosztów uzyskania przychodu.

Przeczytaj więcej: Amortyzacja komputera – o czym trzeba pamiętać?

Obowiązki wobec urzędu skarbowego – o czym szczególnie powinni pamiętać specjaliści IT?

Obowiązki wobec urzędu skarbowego dotyczą wszystkich specjalistów IT, którzy prowadzą jednoosobową działalność gospodarczą (lub działalność gospodarczą w innej formie). Zatem i oni mają obowiązek prowadzenia ewidencji księgowej. Biorąc pod uwagę specyfikę ich pracy i na ogół brak specjalistycznej wiedzy dotyczącej księgowości, najlepszym rozwiązaniem dla nich jest skorzystanie z profesjonalnego internetowego biura rachunkowego. Dla osób z tej branży optymalne będzie takie, które świadczy swoje usługi online, jednocześnie umożliwiając w razie potrzeby kontakt z księgowym oraz daje do dyspozycji specjalne narzędzie do wystawiania faktur. Najlepiej, aby specjalizowało się również w obsłudze branży IT, gdyż z łatwością pomoże rozliczyć np. ulgę IP BOX oraz ulgę B+R, z których mogą skorzystać m.in. informatycy.

Napisz do nas!

Biorąc pod uwagę, że obowiązków wobec urzędu skarbowego jest naprawdę dużo, warto rozważyć przekazanie prowadzenia księgowości i kontaktów z urzędem profesjonalistom. Nie tylko pozwoli to zaoszczędzić cenny czas przedsiębiorcy, który będzie mógł poświęcić go na rozwój swojej firmy, ale także da pewność, że wszystkie obowiązki zostaną właściwie dopełnione. W czasach, gdy zmiany w prawie podatkowym są wyjątkowo częste i dość skomplikowane, uchroni to także od ciągłego uzupełniania i aktualizowania wiedzy dotyczącej obowiązujących przepisów. To obecnie niewątpliwie ogromny atut takiej współpracy.

Aby firma mogła jak najwięcej zarobić, konieczne jest nie tylko pozyskanie jak najbardziej intratnych zleceń na jej usługi lub duża sprzedaż produktów, ale również maksymalne obniżenie podatków. Z pewnością pomocne w tym może być generowanie kosztów – jak je generować zgodnie z prawem w firmie jednoosobowej?

Kiedy opłaca się generowanie kosztów?

Generowanie kosztów w firmie jednoosobowej może przynieść duże korzyści przedsiębiorcy. Jednak jest to możliwe tylko wówczas, gdy ten rozlicza się według skali podatkowej lub przy pomocy podatku liniowego.

Koszty w jednoosobowej działalności gospodarczej to wszystkie te wydatki, które przedsiębiorca ponosi zarówno w celu uzyskania przychodu, jak i w celu zachowania/zabezpieczenia jego źródła.

Przeczytaj także: Metody optymalizacji podatkowej.

Jak generować koszty w firmie jednoosobowej? Wydatki firmowe trzeba uzasadnić

Trzeba jednak pamiętać, że każdy z wydatków zaliczonych do kosztów działalności przedsiębiorstwa trzeba móc uzasadnić, czyli udowodnić, że jego poniesienie było konieczne dla funkcjonowania firmy. W dodatku to jej właściciel musi przekonać urząd skarbowy, że dany wydatek nie tylko ma związek z prowadzoną działalnością, ale również był niezbędny dla jej sprawnego działania, osiągania zysków lub rozwoju.

To, co można zaliczyć w przypadku danej działalności gospodarczej do kosztów jej prowadzenia, zależy od jej profilu i branży, w jakiej funkcjonuje. Najczęściej jednak są to opłaty związane z miejscem, w którym działa, czyli czynsz oraz opłaty za prąd, wodę czy ochronę, jeśli taka funkcjonuje w danym obiekcie. To również koszty związane z zakupem wyposażenia biura lub zakładu, a także nabyciem sprzętu komputerowego oraz niezbędnego oprogramowania. Z pewnością urząd skarbowy nie będzie miał żadnych wątpliwości, jeśli do kosztów działalności w firmie jednoosobowej zostanie zaliczony abonament telefoniczny oraz opłata za internet. Większość jednoosobowych przedsiębiorstw nie będzie też miała problemu z uzasadnieniem konieczności posiadania samochodu, a co za tym idzie nie tylko koszt jego zakupu, ale i wydatki na paliwo i części zamienne można bez problemu zaliczyć do kosztów funkcjonowania przedsiębiorstwa.

Generowane koszty zależą od branży, w jakiej funkcjonuje firma jednoosobowa – jakie koszty dla specjalistów IT?

Pozostałe koszty na ogół zależą już od specyfiki firmy. Jeśli przedsiębiorca jest na przykład  fotografem, do swoich kosztów może zaliczyć zakup profesjonalnego sprzętu fotograficznego i koszt wynajmu studia.

Specyficzne koszty dotyczą także specjalistów z branży IT. Programiści i testerzy mogą generować koszty związane z:

• zakupem oprogramowania niezbędnego w codziennej pracy (specjalistyczne aplikacje, systemy operacyjne, programy antywirusowe, programy do komunikacji, zarządzania projektem itd.),
• zakupem sprzętu (np. komputerów, urządzeń mobilnych), 

w szerszym zakresie niż inne profesje. W przypadku testerów uzasadniony będzie zakup kilku urządzeń (np. smartfonów, tabletów) różnych producentów, co pozwoli na dokładne sprawdzenie testowanego oprogramowania. Programiści mogą potrzebować też kilku monitorów i sprzętu o wyższych niż standardowe parametrach. 

Koszty specjalistów IT prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą mogą obejmować także szkolenia i inne formy podnoszenia kwalifikacji, niezbędne dla zachowania konkurencyjności na bardzo szybko rozwijającym się rynku. Mowa tu między innymi o kursach językowych, czy związanych z konkretnym obszarem działalności (np. nauka języka programowania). Do kosztów zaliczymy także wydatki na promocję firmy (np. przygotowanie strony internetowej, czy opracowanie identyfikacji wizualnej).

Czytaj więcej: użytkowanie samochodu na firmę, mieszkanie na firmę, rower w kosztach firmy, hulajnoga elektryczna na firmę, smartwatch na firmę, telewizor na firmę.

Nie wszystko można wliczyć w koszty

Trzeba jednak pamiętać, że zasadność danego wydatku być może trzeba będzie udowodnić podczas kontroli przeprowadzonej przez urząd skarbowy.

Warto też wiedzieć, że na pewno do kosztów uzyskania przychodu nie można zaliczyć wydatków na spłatę pożyczek, ulepszenie środków trwałych oraz odsetek budżetowych związanych z zaległościami podatkowymi i ZUS. Nie zaliczają się tu również składki na rzecz organizacji, do których przynależność podatnika nie jest obowiązkowa, kary pieniężne i grzywny.

Sprawdź nasz artykuł: Co można wrzucić w koszty firmy? 

Jak generować koszty w firmie jednoosobowej? Konieczne udokumentowanie wydatków

Oczywiście, aby móc udowodnić, że wygenerowany koszt w firmie jednoosobowej miał miejsce, konieczne jest jego udokumentowanie. Najczęściej dowodem na to jest faktura lub rachunek. Jednak może to być również dowód poniesienia opłaty pocztowej, bilet z numerem NIP sprzedawcy czy dowód zapłaty za przejazd płatną autostradą. W pewnych wypadkach może to być również dowód wewnętrzny sporządzony przez przedsiębiorcę, który zaświadcza o wydatkach poniesionych m.in. na diety w podróży służbowej.

Poniesione koszty pozwalają na obniżenie podstawy opodatkowania w firmie jednoosobowej, a to oznacza również niższy podatek dochodowy do zapłacenia. Dodatkowo podatnicy VAT, ponosząc wydatki firmowe, mogą obniżyć kwotę tego podatku, jaką mają do zapłacenia. Wówczas odejmuje się podatek naliczony przez sprzedawcę, od którego przedsiębiorca nabywa określone towary lub usługi, od podatku należnego, czyli tego, który musi on sam zapłacić do urzędu skarbowego.

Nie zawsze wysokie koszty generowane w firmie jednoosobowej są korzystne

Choć wysokie koszty niewątpliwie obciążają budżet przedsiębiorcy, to są dla niego również korzystne, gdyż pozwalają obniżyć podatek dochodowy, a co za tym idzie zwiększyć zysk firmy.

Zdarzają się jednak przypadki, gdy generowanie wysokich kosztów może nie być korzystne dla osoby prowadzącej jednoosobową działalność gospodarczą. Taka sytuacja ma miejsce wówczas, gdy znaczenie ma wysokość jego dochodu, np. podczas badania zdolności kredytowej czy ubiegania się o jakieś publiczne zlecenie. Dlatego przymierzając się do zaciągnięcia kredytu lub wzięcia udziału w przetargu na intratne zlecenie, warto wziąć to pod uwagę i wówczas ograniczyć koszty firmowe.