Zobacz, jaki sposób opodatkowania i rozliczeń z Urzędem Skarbowym będzie odpowiedni dla Twojej firmy.

Read more

Zakładając działalność, przedsiębiorca staje przed wieloma trudnymi wyborami. Jednym z nich jest forma opodatkowania. Dotyczy to również działalności polegających na handlu w internecie. Które z istniejących rozwiązań jest najlepsze dla właścicieli sklepów internetowych? Czy ryczałt ewidencjonowany to najkorzystniejsza opcja? Przed podjęciem decyzji, warto poznać ich korzyści oraz ograniczenia.

Jaka forma opodatkowania dla sklepu internetowego?

Właściciele sklepów internetowych, prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą, mają do wyboru trzy formy opodatkowania. Wszystko zależy od charakteru prowadzonego biznesu. Nie u każdego sprawdzi się to samo. Należy wziąć pod uwagę następujące opcje:

• Opodatkowanie na zasadach ogólnych (skala podatkowa) – jest to najpopularniejsza forma rozliczania dochodów. Może z niej korzystać każdy przedsiębiorca bez względu na rodzaj prowadzonej działalności. Ponadto nie trzeba jej zgłaszać do urzędu skarbowego. Jeśli nie zostanie złożona deklaracja wyboru innej formy opodatkowania, wtedy dochód ze sprzedaży internetowej automatycznie będzie opodatkowany na zasadach ogólnych. Skala podatkowa składa się z dwóch stawek podatku i zależy od wysokości rocznego dochodu. W przypadku gdy nie przekracza on 120 tys. zł stawka podatkowa to 12%, a jeśli dochód przekroczy 120 tys. zł, to wówczas 32 %. Należy pamiętać także o tzw. kwocie wolnej od opodatkowania, która wynosi 30 tys. zł.
• Podatek liniowy – jest korzystny dla przedsiębiorców, których roczne dochody znacznie przekraczają 120 tys. zł. Ma stałą stawkę podatkową niezależną od wysokości dochodu i wynosi ona 19 %. Wadą tej formy opodatkowania jest to, że nie można rozliczać się razem ze współmałżonkiem, a także korzystać z ulg, które przysługują osobom samotnie wychowującym dzieci. Nie ma też możliwości wykorzystania kwoty wolnej od podatku. 

Czy sklep internetowy może być opodatkowany ryczałtem?

Trzecią formą opodatkowania, którą mogą wybrać osoby zainteresowane branżą e-commerce, jest ryczałt. Sklep internetowy może być w ten sposób opodatkowany, za wyjątkiem działalności zajmujących się sprzedażą leków, części i akcesoriów do pojazdów mechanicznych oraz zakupem i sprzedażą wartości dewizowych. Ryczałt ewidencjonowany charakteryzuje się tym, że podstawę opodatkowania stanowi przychód, a stawki podatku są zróżnicowane i wynoszą od 2 % do 17 %. W przypadku sklepu internetowego stosuje się stawkę w wysokości 3 %.

Aby wybrać ryczałt jako formę opodatkowania, należy wypełnić odpowiednią deklarację. Jeśli przedsiębiorca dopiero zaczyna działalność, to informuje o tym we wniosku o wpis do CEiDG, a jeśli prowadzi już działalność gospodarczą, to może złożyć pisemne oświadczenie w urzędzie skarbowym albo dokonać aktualizacji wpisu do CEiDG. Można też zrezygnować z tej formy opodatkowania. Istnieją jednak terminy, w których należy złożyć wniosek. 

Ryczałt dla sklepu internetowego – kiedy się opłaca?

Wybierając formę opodatkowania dla sklepu internetowego, warto wziąć pod uwagę wady i zalety każdej z nich i zdecydować się na taką, która w danej działalności będzie najkorzystniejsza. 

Ryczałt ewidencjonowany opłaca się właścicielowi e-sklepu, gdy:

• Nie będzie ponosił wysokich kosztów prowadzenia działalności.
• Przychody nie będą duże. Obowiązuje limit przychodów, który wynosi 2 mln euro.
• Obsługą zamówień będzie zajmować się osobiście i nie zamierza zatrudniać pracowników. 
• Planuje sam zajmować się kwestią rozliczeń. W przypadku ryczałtu prowadzi się jedynie prostą ewidencję przychodów. 

Oprócz wielu plusów ryczałt posiada również pewne ograniczenia. Nie nadaje się do każdej branży. Nie ma możliwości rozliczania kosztów uzyskania przychodów. Podczas składania corocznego zeznania podatkowego nie można rozliczać się razem ze współmałżonkiem oraz skorzystać z ulg na dzieci. 

Sklep internetowy –  VAT a ryczałt.

Ważną kwestią podczas zakładania sklepu internetowego jest też podatek VAT. Przedsiębiorcy zastanawiają niekiedy się co wybrać – VAT czy ryczałt. Są to jednak dwa różne rodzaje podatków i nie wykluczają się wzajemnie. Podstawę opodatkowania ryczałtu stanowi przychód, natomiast VAT jest podatkiem od towarów i usług. Właściciel e-sklepu powinien wybrać czy zostanie czynnym podatnikiem VAT, czy skorzysta z dostępnych zwolnień. Jednym  z nich jest obrót ze sprzedaży towarów, którego limit wynosi 200 tys. zł w danym roku podatkowym. Jednak nie każda branża może z tych zwolnień skorzystać. 

Osobom zakładającym nową działalność przy podjęciu decyzji odnośnie opodatkowania może pomóc biuro rachunkowe online. Warto już dziś skorzystać z porad doświadczonych specjalistów i rozwiać wszelkie wątpliwości.

Wybór optymalnej formy opodatkowania to jedna z najważniejszych kwestii w działalności przedsiębiorstwa. Może bowiem przynieść realne korzyści finansowe. Zdarza się jednak, że aktualnie wybrana forma staje się już nieadekwatna do obecnej działalności gospodarczej i konieczna jest jej zmiana. Dlatego warto wiedzieć jak i kiedy jej dokonać.

Kiedy można zmienić formę opodatkowania?

Wielu właścicieli firm nie zdaje sobie sprawy do kiedy zmiana opodatkowania jest możliwa. Tymczasem przepisy dokładnie precyzują ten termin. Można tego dokonać do 20 dnia miesiąca następującego w miesiącu, w którym osiągnięto pierwszy przychód w konkretnym roku podatkowym. W większości przypadków zmiana formy opodatkowania powinna zostać zgłoszona do 20 lutego danego roku.

Dostępne formy opodatkowania – stawki 2023

Aktualnie przedsiębiorcy mogą wybrać opodatkowanie na zasadach ogólnych, czyli skalę podatkową z progami 12% i 32%, podatek liniowy – 19% oraz ryczałt od przychodów ewidencjonowanych, gdzie stawki podatku zależą od rodzaju prowadzonej działalności gospodarczej i wynoszą 2%, 3%, 5,5%, 8,5%, 10%, 12%, 12,5%, 14%, 15% oraz 17%. Natomiast od czasu wprowadzenia Polskiego Ładu nie można już wnioskować o rozliczanie w formie karty podatkowej.

Zmiana opodatkowania – co wziąć pod uwagę?

Każdy przedsiębiorca, wybierając optymalną formę opodatkowania, powinien wziąć pod uwagę swoją indywidualną sytuację. W szczególności istotna jest przewidywana wysokość kosztów. Ma to duże znaczenie, gdyż niektóre formy opodatkowania, jak np. ryczałt od przychodów ewidencjonowanych nie pozwalają na odliczanie kosztów uzyskania przychodów od podstawy opodatkowania. Zatem jeśli są one wysokie, może się to okazać niekorzystne dla podatnika.

Koniecznie trzeba też zwrócić uwagę na ulgi podatkowe, z jakich można skorzystać przy określonej formie opodatkowania, gdyż zmiana formy opodatkowania może uniemożliwić skorzystanie z jakiejś ulgi. Dla przykładu odliczanie darowizn nie jest możliwe na podatku liniowym.

Istotne może być również to, czy przedsiębiorca rozlicza swój podatek wspólnie z małżonkiem, gdyż np. podatek liniowy i ryczałt ewidencjonowany wykluczają taką możliwość.

Trzeba też wziąć pod uwagę składkę zdrowotną, którą przy rozliczaniu się na zasadach ogólnych i liniowo, ustala się na podstawie osiąganych dochodów. Natomiast przy ryczałcie jest ona uzależniona od wysokości przeciętnego wynagrodzenie w sektorze przedsiębiorstw oraz od przychodu firmy.

Zmiana formy opodatkowania – zmiana ewidencji księgowej?

Planując zmianę opodatkowania, warto też wziąć pod uwagę formę ewidencji podatkowej. Jeśli przedsiębiorca decyduje się na opodatkowanie na zasadach ogólnych lub podatkiem liniowym, wówczas konieczne jest prowadzenie Księgi Przychodów i Rozchodów. Natomiast przy ryczałcie ewidencjonowanym prowadzenie księgowości jest zdecydowanie mniej skomplikowane, gdyż przy obliczaniu podatku nie ma konieczności uwzględniania jakichkolwiek kosztów działalności firmy. Zatem całkowicie wystarczające jest tu prowadzenie ewidencji przychodów.

Zmiana formy opodatkowania – jak zgłosić?

Jeśli przedsiębiorca planuje zmienić formę opodatkowania, najprostszym sposobem będzie przeprowadzenie tego przez Internet. Można to zrobić na stronie rządowej, która jest bazą CEiDG. Potrzebny do tego jest Profil Zaufany lub e-Dowód. Można również dokonać tego osobiście w urzędzie skarbowym (właściwym dla adresu firmy).

Czy możliwa jest zmiana formy opodatkowania wstecz?

Jak wspomnieliśmy, formę opodatkowania przedsiębiorca może zmienić tylko dla bieżącego roku podatkowego i decyzję o tym, w jaki sposób będzie opodatkowany, musi podjąć do 20 lutego. Jednocześnie zapisy Polskiego Ładu uwzględniają możliwość zmiany sposobu opodatkowania z datą wsteczną. Dlatego też możliwa była zmiana formy opodatkowania za 2022 rok do dnia 2 maja 2023. Jednak mogli to zrobić jedynie ci właściciele firm, którzy w zeszłym roku byli opodatkowani ryczałtem lub podatkiem liniowym, a zależało im na zmianie na skalę podatkową.

Natomiast jeśli przedsiębiorca nie ma w planach zmiany formy opodatkowania, to nie musi składać żadnych wniosków w tej sprawie. W kolejnym roku obowiązują go te same zasady co w poprzednim, o ile z jakichś względów utracił możliwości rozliczania się przy pomocy wcześniejszej formy opodatkowania np. z powodu przekroczonego limitu przychodów uprawniających do rozliczania się przy pomocy ryczałtu. Wówczas ma obowiązek wyboru innej formy opodatkowania.

Wybór optymalnej formy opodatkowania to bardzo ważna kwestia przy prowadzeniu własnej firmy. Odkąd weszły w życie przepisy Polskiego Ładu, wielu przedsiębiorców ma dylemat, co wybrać – ryczałt czy podatek liniowy. Warto wiedzieć, jakie są wady i zalety obu tych rozwiązań.

Forma opodatkowania – ryczałt czy liniowy?

Osoby prowadzące własną działalność gospodarczą mają do wyboru kilka możliwości, jeśli chodzi o formę opodatkowania. Mogą wybrać m.in. na skalę podatkową, podatek liniowy lub ryczałt od przychodów ewidencjonowanych. Decydując się na jedną z nich, powinni wziąć pod uwagę kilka czynników, m.in.:

• branżę, w jakiej działa ich przedsiębiorstwo,
• jakie są jego koszty oraz przychody,
• a także jakie inwestycje planują w przyszłości.

Ryczałt vs podatek liniowy – czym się różnią?

Najważniejsza różnica pomiędzy podatkiem liniowym a ryczałtem jest związana z podstawą opodatkowania. W przypadku ryczałtu jest to przychód przedsiębiorcy. Wysokość tego podatku jest bezpośrednio skorelowana z rodzajem prowadzonej działalności gospodarczej. Jego stawki są tu bowiem różne. Od początku 2022 roku mogą wynieść 17 proc., 15 proc., 14 proc., 12,5 proc., 12 proc., 10 proc., 8,5 proc., 5,5 proc., 3 proc. lub 2 proc. Aby sprawdzić, jaka stawka dotyczy danej działalności, konieczne jest szczegółowe określenie usług świadczonych w ramach działalności (PKWiU). Istotne może być również to, czy profesja danego przedsiębiorcy znajduje się na tzw. liście wolnych zawodów. Jeśli nie ma takiej pewności, można złożyć wniosek do Głównego Urzędu Statystycznego o opinię interpretacyjną w zakresie kwalifikacji PKWiU oraz do Krajowej Izby Skarbowej o indywidualną interpretację podatkową. To powinno rozwiać wszelkie wątpliwości.

Natomiast podatek liniowy ma zawsze jednakową i stałą wysokość dla wszystkich podatników, która wynosi 19 proc. i nie ma tu znaczenia wysokość dochodów podatnika. Podstawą opodatkowania jest tu jego dochód, a więc przychody pomniejszone o koszty ich uzyskania.

Komu opłaca się podatek liniowy?

Podatek liniowy jest przeznaczony nie tylko dla osób prowadzących działalność gospodarczą, ale również dla tych osiągają dochody z udziałów w spółkach, które nie mają osobowości prawnej, jak spółka cywilna, jawna, czy partnerska, a także ze specjalnych działów produkcji rolnej. Jednak nie mogą się w ten sposób rozliczać przedsiębiorcy, którzy świadczą usługi dla byłego (lub też obecnego) pracodawcy, odpowiadające czynnościom, które przedsiębiorca wykonuje lub wykonywał w tym samym roku podatkowym

Do zalet tej formy opodatkowania należy nie tylko stała stawka podatku, niezależna od poziomu dochodów, ale także możliwość odliczenia kosztów uzyskania przychodów. Przedsiębiorcy rozliczający się w ten sposób mogą również wykorzystać przysługujące im ulgi podatkowe, m.in.:

• ulgę B+R badawczo-rozwojową,
• IP BOX,
• na zatrudnienie innowacyjnych pracowników,
• na robotyzację,
• na prototyp,
• termomodernizacyjną,
• ale także na ekspansję oraz konsolidację.

Od dochodu mogą też odliczyć koszty poniesione na działalność związaną z kulturą, sportem, czy nauką. Odliczeniu podlegają także składki na ubezpieczenie społeczne. Ta forma opodatkowania jest najlepsza dla osób, których roczny dochód istotnie przekracza 120 tys. zł.

Jednak podatek liniowy ma również kilka wad, o których trzeba pamiętać, decydując się na taką formę opodatkowania. Należy do nich m.in. brak możliwości wspólnego rozliczenia z małżonkiem oraz skorzystania z odliczenia dla osób samotnie wychowujących dziecko. Nie można tu też wykorzystać kwoty wolnej od podatku.

Dla kogo najlepszy ryczałt?

Z kolei ryczałt od przychodów ewidencjonowanych jest korzystny dla tych przedsiębiorców, którzy generują niewielkie koszty. To prosta forma opodatkowania, gdzie płaci się określony procent od przychodu, niezależnie od tego, jakie koszty ponosi przedsiębiorca. Dlatego duże znaczenie ma to, czy są one duże, czy też niewielkie. Opłacają się bowiem tylko tym podatnikom, którzy nie wydają zbyt wiele na swoją działalność. Podstawą opodatkowania jest tu łączna kwota przychodów, od której płaci się podatek zgodnie ze stawką obowiązującą dla danego rodzaju działalności.

Z tej formy opodatkowania mogą skorzystać osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą lub spółkę cywilną. Nie mogą jej natomiast wybrać przedsiębiorcy prowadzący apteki, zajmujący się handlem dewizami lub częściami do pojazdów mechanicznych, a także producenci wyrobów opodatkowanych akcyzą. Podobnie jak przy podatku liniowym, nie mogą tej formy opodatkowania wybrać świadczący usługi na rzecz byłego lub obecnego pracodawcy, z którym podatnik współpracował na podstawie umowy o pracę w roku podatkowym lub poprzednim roku podatkowym, a odpowiadające czynnościom wykonywanym w ramach umowy o pracę.

Jak zmienić podatek liniowy na ryczałt?

Jeśli okaże się, że korzystniejsze będzie dla przedsiębiorcy przejście z podatku liniowego na ryczałt, może tego dokonać elektronicznie, zmieniają wpis w CEIDG. Można to również zrobić, składając wniosek we właściwym dla niego urzędzie gminy. Trzeba z tym jednak zdążyć do 20. dnia miesiąca następującego po  miesiącu, w którym uzyskano pierwszy przychód w danym roku podatkowym. Najczęściej będzie to 20 lutego.

W doborze najkorzystniejszej formy opodatkowania z pewnością najlepiej pomogą doświadczeni księgowi z biura rachunkowego online Podatkomat, do których warto się zwrócić w razie jakichkolwiek wątpliwości.

Podatek liniowy a ryczałt – podsumowanie

Najlepszy DlaOsób, których roczny dochód przekracza 120 tys. złPrzedsiębiorców generujących niewielkie koszty

Tabela ta powinna ułatwić zrozumienie różnic i podobieństw pomiędzy tymi dwiema formami opodatkowania, jak również wybór odpowiedniej opcji dla danego przedsiębiorcy.

W życiu zawodowym wielu przedsiębiorców przychodzi taki moment, gdy jednoosobowa działalność gospodarcza okazuje się niewystarczająca. Często kolejnym krokiem bywa przekształcenie jej w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością. Z kolei inni od razu zaczynają właśnie od tej formy prowadzenia przedsiębiorstwa. Jak założyć spółkę z o.o. i o czym pamiętać?

Sprawdź, jakie są różnice pomiędzy spółką z o.o. a jednoosobową działalnością gospodarczą!

Kiedy warto założyć spółkę z o.o.?

Spółka z o.o. jest spółką prawa handlowego, która posiada osobowość prawną, a jej działalność regulują przepisy Kodeksu spółek handlowych. Bywa dobrym rozwiązaniem w przypadku ryzykownego biznesu lub gdy któryś ze wspólników posiadania duży majątek osobisty. Jej atutem jest to, że bez względu na ewentualne kłopoty finansowe, potencjalni wierzyciele nie mogą naruszyć majątku osobistego żadnego wspólnika, o ile nie jest on członkiem zarządu spółki. Istotne bywa również i to, że często spółka z ograniczoną odpowiedzialnością jest postrzegana przez kontrahentów jako bardziej wiarygodna firma niż jednoosobowa działalność gospodarcza.

Aby założyć spółkę z o.o., wystarczy jeden wspólnik

Spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością założyć może jeden lub więcej wspólników. Nie ma tu ograniczenia co do ich liczby. Mogą nimi zostać zarówno obywatele polscy, jak i obcokrajowcy, ale również inne spółki – zarówno polskie, jak i zagraniczne. Do rozpoczęcia działalności niezbędny jest kapitał zakładowy, którego minimalna kwota wynosi 5 tys. zł. Jest on podzielony na udziały o wartości nie mniejszej niż 50 zł. Każdy ze wspólników może mieć różną liczbę udziałów. Możliwa jest również sytuacja, w której wszystkie udziały będą należeć tylko do jednej osoby. Zysk spółki jest później dzielony na wszystkich wspólników proporcjonalnie do posiadanych udziałów.

Jak założyć spółkę z o.o. krok po kroku?

Przedsiębiorca ma do dyspozycji dwie ścieżki założenia spółki z o.o. Pierwszy z nich opiera się na umowie notarialnej i przebiega według schematu przedstawionego poniżej.

1. Podstawą założenia spółki z o.o. jest zawarcie umowy pomiędzy wspólnikami. Należy to zrobić w formie aktu notarialnego w kancelarii rejenta. Umowa powinna zawierać: firmę i siedzibę spółki, przedmiot jej działalności, wysokość kapitału zakładowego, określenie liczby udziałów przypadających na jednego wspólnika oraz ich wartość nominalną, a także czas, na jaki jest powołana spółka.
2. Konieczne jest wniesienie przez wspólników wkładów na pokrycie całego kapitału zakładowego (co najmniej 5 tys. zł). Jeśli jednak cena udziałów jest wyższa od wartości nominalnej, trzeba także wnieść nadwyżkę.
3. Należy powołać zarząd, który w imieniu wspólników będzie zarządzał spółką. W jego skład mogą wejść zarówno wspólnicy, jak i osoby spoza tego grona. Powinien on składać się z jednego albo więcej liczby członków. Nie ma tu natomiast obowiązku ustanowienia rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej, chyba że kapitał zakładowy spółki jest wyższy niż 500 tys. złotych, a liczba wspólników przekracza 25.
4. Następnie trzeba wpisać spółkę do rejestru przedsiębiorców KRS. Od 1 lipca 2021 r. wniosek o wpis spółki do KRS może być złożony tylko przez internet, co odbywa się przez system Ministerstwa Sprawiedliwości. Trzeba go opłacić przed przekazaniem do sądu rejestrowego. Opłata wynosi łącznie 600 zł (500 zł to opłata sądowa i 100 zł za ogłoszenie wpisu do MSiG). Wpis do KRS następuje na podstawie postanowienia sądu. Po dokonaniu wpisu spółki do KRS, jej dane są przekazywane za pośrednictwem systemu teleinformatycznego do Centralnego Rejestru Podmiotów – Krajowej Ewidencji Podatników (CRP KEP) i krajowego rejestru urzędowego podmiotów gospodarki narodowej (rejestru REGON).
5. Dzięki wpisowi do KRS spółce zostaje nadany NIP i REGON.
6. W ciągu trzech tygodni od rejestracji w KRS nowa spółka ma obowiązek złożyć zgłoszenie identyfikacyjne w zakresie danych uzupełniających na druku NIP-8 do urzędu skarbowego.

Założenie spółki z o.o. przez internet – bez notariusza 

Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością można również założyć przez internet, na portalu S24, prowadzonym przez Ministerstwo Sprawiedliwości. Ten sposób umożliwia załatwienie wszystkich formalności online, bez wychodzenia z domu. Cały system jest intuicyjny i kieruje użytkownika przez wszystkie niezbędne kroki całej procedury.

Pozwala również uniknąć obowiązku zawarcia umowy spółki w formie aktu notarialnego, co pozwala zaoszczędzić koszty taksy notarialnej. Również opłata sądowa jest wówczas niższa - zamiast 500 zł, trzeba zapłacić jedynie 250 zł.

Trzeba jednak pamiętać, że założenie spółki z o.o. przez internet daje mniejsze możliwości dopasowania umowy spółki niż w formie tradycyjnej (rejestracja jest przeprowadzana na gotowym wzorcu umowy). Nie ma też możliwości modyfikacji roku obrotowego. W tym przypadku zawsze będzie on równy kalendarzowemu. Z kolei kapitał spółki można tu pokryć jedynie wkładami pieniężnymi wspólników.

Warto wiedzieć, że spółka z o.o. zostanie automatycznie zarejestrowana w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych jako płatnik już przy rejestracji. Nie ma potrzeby wysyłania do ZUS-u żadnych dokumentów.

Prowadzenie firmy nie polega jedynie na zajmowaniu się przedmiotem swojej działalności. Wiąże się ono również z określonymi obowiązkami podatkowymi. Warto się z nimi dokładnie zapoznać i pamiętać o terminowych rozliczeniach, aby uniknąć poważnych kłopotów z urzędem skarbowym. Dowiedz się więcej z poniższego artykułu.

Obowiązki podatkowe przedsiębiorcy – wybór formy opodatkowania

Pierwszym obowiązkiem przedsiębiorcy, o którym musi on pamiętać już od samego początku działalności gospodarczej, jest prowadzenie ewidencji księgowej. To, jaka ona będzie, zależy od formy opodatkowania, na którą zdecyduje się właściciel firmy.

Jeśli wybrana zostanie skala podatkowa lub podatek liniowy, konieczne jest prowadzenie Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów. Są w niej rejestrowane wszystkie przychody firmy oraz koszty, jakie ona poniosła, w celu ich uzyskania.

W przypadku skali, czyli opodatkowania na zasadach ogólnych, przedsiębiorca ma obowiązek obliczyć i odprowadzić do urzędu skarbowego podatek obliczony na podstawie swojego dochodu, który stanowi różnicę między przychodami i kosztami ich uzyskania. Wszelkie zobowiązania podatkowe właściciel firmy wpłaca zawsze na mikrorachunek podatkowy, który jest mu indywidualnie przypisany.

W każdej firmie konieczna ewidencja księgowa

Z kolei, jeśli osoba prowadząca działalność gospodarczą jako formę rozliczania wybierze ryczałt, powinna prowadzić ewidencję wszystkich przychodów osiągniętych przez swoją firmę. Ta forma opodatkowania nie wymaga ewidencji poniesionych kosztów, gdyż podatek dochodowy uzależniony jest jedynie od wartości przychodów.

Jeśli jednak przedsiębiorca zarządza spółką prawa handlowego, jego obowiązkiem jest wówczas prowadzenie ksiąg rachunkowych, które są znacznie bardziej zaawansowaną i szczegółową formą księgowości, dokumentującą znacznie więcej zdarzeń dotyczących przychodów i rozchodów firmy. 

Obowiązki podatkowe przedsiębiorcy – konieczne rozliczenie roczne

Osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą mają również obowiązek wysyłania do urzędu skarbowego rozliczenia rocznego. Należy to zrobić na specjalnych formularzach PIT. Różnią się one w zależności od wybranej formy opodatkowania. Podatnicy rozliczający się przy pomocy skali podatkowej potrzebują do tego formularza PIT-36, ryczałtowcy korzystają z PIT-28, a ci, którzy wybrali podatek liniowy, swoje rozliczenie przekazują na formularzu PIT-36L.

Z kolei właściciele spółek kapitałowych m.in. z ograniczoną odpowiedzialnością lub spółek akcyjnych, a także spółek komandytowo-akcyjnych, rozliczają się przy pomocy formularzy CIT, których wersja jest zależna od prowadzonej przez nich działalności.

VAT-owcy z dodatkowym obowiązkiem

Obowiązki przedsiębiorcy wobec urzędu skarbowego związane są również z podatkiem VAT. Jeśli jest on czynnym podatnikiem VAT, musi pamiętać o konieczności wysyłania do urzędu skarbowego pliku JPK_VAT-7 (Jednolitego Pliku Kontrolnego). Jest on złożony z części deklaracyjnej i ewidencyjnej. Dokument ten informuje urząd skarbowy, jaką wysokość podatku VAT musi zapłacić właściciel firmy w danym okresie rozliczeniowym oraz jakie dokumenty sprzedażowe i zakupowe zostały uwzględnione w ewidencji.

Z kolei przedsiębiorcy współpracujący z firmami z innych krajów należących do Unii Europejskiej, powinni zgłosić to w urzędzie skarbowym i zdobyć europejski numer NIP. Musi go posiadać każdy podatnik VAT, który prowadzi wewnątrzwspólnotowe transakcje handlowe.

Majątek firmowy musi być ewidencjonowany

Wielu przedsiębiorców posiada także firmowy majątek np. samochody, czy urządzenia. Wówczas konieczna jest ewidencja środków trwałych. Wiąże się z tym również obowiązek przechowywania dowodów księgowych, związanych z ich zakupem. Dokumenty te teoretycznie należy przechowywać co najmniej przez 5 lat, jednak z uwagi na okres amortyzacji niektórych środków trwałych, dłuższy niż 5 lat, wskazane jest przechowywanie dowodów ich zakupu przez cały okres ich amortyzacji.

W przypadku programistów i testerów prowadzących działalność środkami trwałymi mogą być komputery i urządzenia elektroniczne o dużej wartości. Jeśli sprzęt kosztował więcej niż 10 000 zł, powinien zostać wpisany jako środek trwały i podlegać odpisom amortyzacyjnym. Sprzęt poniżej tej kwoty może natomiast zostać jednorazowo wpisany do kosztów uzyskania przychodu.

Przeczytaj więcej: Amortyzacja komputera – o czym trzeba pamiętać?

Obowiązki wobec urzędu skarbowego – o czym szczególnie powinni pamiętać specjaliści IT?

Obowiązki wobec urzędu skarbowego dotyczą wszystkich specjalistów IT, którzy prowadzą jednoosobową działalność gospodarczą (lub działalność gospodarczą w innej formie). Zatem i oni mają obowiązek prowadzenia ewidencji księgowej. Biorąc pod uwagę specyfikę ich pracy i na ogół brak specjalistycznej wiedzy dotyczącej księgowości, najlepszym rozwiązaniem dla nich jest skorzystanie z profesjonalnego internetowego biura rachunkowego. Dla osób z tej branży optymalne będzie takie, które świadczy swoje usługi online, jednocześnie umożliwiając w razie potrzeby kontakt z księgowym oraz daje do dyspozycji specjalne narzędzie do wystawiania faktur. Najlepiej, aby specjalizowało się również w obsłudze branży IT, gdyż z łatwością pomoże rozliczyć np. ulgę IP BOX oraz ulgę B+R, z których mogą skorzystać m.in. informatycy.

Napisz do nas!

Biorąc pod uwagę, że obowiązków wobec urzędu skarbowego jest naprawdę dużo, warto rozważyć przekazanie prowadzenia księgowości i kontaktów z urzędem profesjonalistom. Nie tylko pozwoli to zaoszczędzić cenny czas przedsiębiorcy, który będzie mógł poświęcić go na rozwój swojej firmy, ale także da pewność, że wszystkie obowiązki zostaną właściwie dopełnione. W czasach, gdy zmiany w prawie podatkowym są wyjątkowo częste i dość skomplikowane, uchroni to także od ciągłego uzupełniania i aktualizowania wiedzy dotyczącej obowiązujących przepisów. To obecnie niewątpliwie ogromny atut takiej współpracy.

Wiele przedsiębiorstw, do których należą przede wszystkim spółki prawa handlowego, ma obowiązek sporządzić, zatwierdzić, a następnie złożyć do sądu rejestrowego sprawozdanie finansowe za zakończony rok działalności. Choć jest to dość uciążliwa powinność, nie warto z niej rezygnować, gdyż wiąże się to z odpowiedzialnością karną.

Przedłużone terminy na składanie sprawozdań finansowych

Konieczność składania sprawozdania finansowego oraz termin realizacji poszczególnych czynności związanych z tym obowiązkiem określają przepisy Ustawy o rachunkowości. Zgodnie z jej zapisami sprawozdanie finansowe należy sporządzić w terminie 3 miesięcy od dnia bilansowego, którym najczęściej jest 31 grudnia. Zatem większość podmiotów powinna to zrobić do końca marca. 

Sprawozdanie finansowe po sporządzeniu powinno zostać zatwierdzone przez odpowiedni organ (np. w spółce z o.o. jest to Zgromadzenie Wspólników) w terminie 6 miesięcy od dnia bilansowego. Jednak w 2020 r., w związku z wybuchem pandemii Covid-19, terminy ten zostały wydłużone. Tak samo stało się w 2021. Również w 2022 roku, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z 7 marca br., terminy na sporządzenie i zatwierdzenie rocznego sprawozdania finansowego za rok 2021 zostały wydłużone o trzy miesiące. Zgodnie z Ustawą o rachunkowości, sprawozdanie finansowe należy złożyć wyłącznie w formie elektronicznej w RDF KRS (Repozytorium Dokumentów Finansowych Krajowego Rejestru Sądowego) . Powinno to nastąpić w terminie 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania. Trzymiesięczne przesunięcie terminów związanych ze składaniem sprawozdania finansowego nie dotyczyło jednak takich podmiotów jak np. banki, spółdzielnie mieszkaniowe czy jednostki sektora finansów publicznych.

Kara za niezłożenie sprawozdania finansowego – grzywna lub ograniczenie wolności

Niezłożenie sprawozdania finansowego we właściwym rejestrze sądowym według polskiego prawa stanowi czyn zabroniony. Jest to zatem zagrożone karą grzywny lub ograniczenia wolności.

Odpowiedzialność za złożenie sprawozdania finansowego do KRS ciąży na kierowniku jednostki. W przypadku spółek kapitałowych jest to zarząd aktualnie pełniący obowiązki, a nie ten, który zarządzał firmą w trakcie roku obrotowego ujętego w sprawozdaniu. Ewentualna kara za niedopełnienie obowiązku złożenia sprawozdania finansowego do KRS dotyczy bowiem jedynie samej tej czynności, a nie tego, co zawiera dokument.

Warto również pamiętać, że od odpowiedzialności karnej nie chroni nawet skorzystanie z narzędzia, jakim jest złożenie czynnego żalu. Może to pomóc uniknąć kary jedynie w przypadku niezłożenia sprawozdania do Szefa KAS (np. osoby fizyczne prowadzące księgi rachunkowe). W przypadku niezłożenia sprawozdania finansowego do KRS we właściwym terminie warto to zrobić nawet z opóźnieniem, gdyż pozwala to na uniknięcie odpowiedzialności karnej. 

Wraz z rocznym sprawozdaniem finansowym do RDF KRS należy złożyć również odpis uchwały o jego zatwierdzeniu i podziale zysku lub pokryciu straty, a także sprawozdanie z badania przez biegłego rewidenta, jeśli takie było wykonywane.

Aktualnie sprawozdania finansowe składa się do KRS wyłącznie w formie elektronicznej. Dlatego powinny być podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym przez księgowego oraz co najmniej jednego członka zarządu, o ile pozostali złożyli oświadczenia co do prawidłowości sporządzenia sprawozdania finansowego. Gdy któryś z członków zarządu odmówi podpisania sprawozdania finansowego, wówczas konieczne jest sporządzenie uzasadnienia odmowy, które również należy złożyć do KRS.

Jaka kara za niezłożenie sprawozdania finansowego do KRS?

Nie tylko ustawa o rachunkowości przewiduje kary za niezłożenie sprawozdania finansowego, ale również ustawa o KRS, a zastosowanie również mają przepisy Kodeksu postępowania cywilnego. Oprócz tego jeszcze występuje odpowiedzialność karno-skarbowa. Jeśli przedsiębiorstwo nie złoży sprawozdania finansowego w obligatoryjnym terminie, KRS ma prawo wszczęcia postępowania przymuszającego. Oznacza to, że może wezwać zarząd spółki, aby wywiązał się z tego obowiązku w ciągu 7 dni. Jeśli zarząd tego nie zrobi, może liczyć się z karą grzywny w wysokości do 15 tys. zł. Jeśli i to nie przyniesie skutku, kara ta może być wielokrotnie ponawiana aż do równowartości 1 mln zł. Z kolei kara pozbawienia wolności za niezłożenie sprawozdania do KRS wynosi od miesiąca do 2 lat.

Kara grzywny lub pozbawienia wolności może być też w szczególnych przypadkach zamieniona na zakaz prowadzenia określonej działalności gospodarczej albo zajmowania określonego stanowiska.

Składasz sprawozdanie finansowe do RDF KRS? Do urzędu skarbowego już nie musisz

Podmioty zobowiązane do składania sprawozdania finansowego do RDF KRS nie muszą go składać dodatkowo do urzędu skarbowego. Jednak niezłożenie go do RDF KRS pociąga za sobą konsekwencje karno-skarbowe, które są dodatkową karą. Najczęściej jest to grzywna, która jest wymierzana za każdy dzień po terminie, w którym należało złożyć sprawozdanie. W tym przypadku zarząd niesumiennej spółki może zapłacić grzywnę w wysokości od 1/10 do dwudziestokrotności minimalnego wynagrodzenia. 

Właściciele spółek kapitałowych powinni też pamiętać, że w przypadku niezłożenia przez spółkę sprawozdań finansowych za dwa kolejne lata obrotowe, KRS ma możliwość wykreślenia ich przedsiębiorstwa z rejestru.

Komputer to sprzęt, którym posługuje się już prawie każda firma. Zwykle należy do podstawowych składników majątku przedsiębiorstwa. Oznacza to, że wydatki na nabycie takiego urządzenia można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, chociaż nie zawsze przedsiębiorca będzie to mógł zrobić jednorazowo w momencie zakupu. W sytuacji, gdy zakwalifikujemy komputer jako środek trwały, konieczna będzie jego amortyzacja. Warto wiedzieć, jak powinna ona przebiegać. 

Amortyzacja komputera w firmie - na czym polega?

Sprzęt taki jak laptop czy komputer, który jest własnością firmy lub stanowi współwłasność przedsiębiorcy, jeśli ma być użytkowany dłużej niż 1 rok, powinien być zakwalifikowany jako środek trwały. Trzeba to zrobić bezwzględnie, jeśli wartość tego sprzętu przekracza 10 tys. zł netto, ale poniżej tego progu wydatek można jednorazowo odnieść w koszty. Oczywiste jest natomiast, że wszystkie środki trwałe wymagają amortyzacji, czyli stopniowego zaliczania ich wartości w koszty.

Aktualne przepisy podatkowe pozwalają na amortyzację komputera przy pomocy jednej z kilku metod:

• liniowej,
• indywidualnej liniowej,
• przyspieszonej,
• degresywnej,
• jednorazowej dla niskocennych środków trwałych,
• jednorazowej w ramach pomocy de minimis.

Amortyzacja komputera – stawka

Najczęściej wybieraną przez przedsiębiorców metodą amortyzacji komputera jest metoda liniowa. Tu dla środków trwałych stosuje się stawkę amortyzacyjną wynikającą z klasyfikacji środków trwałych oraz wykazu stanowiącego załącznik do ustawy. Stawka amortyzacyjna dla komputera lub laptopa to 30%. Natomiast odpisy amortyzacyjne można zaliczyć tu do kosztów uzyskania przychodów, począwszy od pierwszego miesiąca po przyjęciu komputera do użytkowania w firmie.

Natomiast przy zastosowaniu metody indywidualnej liniowej przedsiębiorca może ustalić indywidualne stawki amortyzacyjne dla używanych lub ulepszonych laptopów i komputerów. Oznacza to, że z tej metody można skorzystać, gdy możliwe będzie udowodnienie, że przed zakupem komputer był używany przez minimum pół roku lub wydatki na jego ulepszenie stanowią przynajmniej 20% jego wartości początkowej. W tym przypadku istotny jest okres amortyzacji. Gdy wartość początkowa sprzętu nie jest wyższa niż 25 tys. złotych, okres amortyzacji wynosi 24 miesiące. Z kolei, gdy komputer kosztował od 25 tys. do 50 tys. będzie to 36 miesięcy. W przypadku jeszcze droższego sprzętu amortyzacja potrwa aż 60 miesięcy.

W tej metodzie, o ile komputer nie kosztował więcej niż 25 tys., można zastosować maksymalną stawkę amortyzacyjną, która wynosi 50%. Jest to możliwe, ponieważ w tym przypadku najkrótszy okres amortyzacji to 2 lata.

Przyspieszona amortyzacja komputera

Tymczasem amortyzacja komputera metodą przyspieszoną liniową jest możliwa, gdy są w nim zastosowane układy mikroprocesorowe lub są w nim wykorzystane najnowsze zdobycze techniki. W tej metodzie amortyzacja może odbyć się przy maksymalnej stawce 60%. Jest to możliwe, gdyż podstawową stawkę, czyli 30% można podwyższyć dwukrotnie.

Z kolei amortyzacja komputera metodą degresywną polega na stosowaniu podwyższonych odpisów amortyzacyjnych, ale obliczanych od wartości netto komputera. Wartość netto to wartość początkowa pomniejszona o dotychczas dokonane odpisy amortyzacyjne.

Jednorazowa amortyzacja komputera i laptopa

Amortyzacja komputera lub laptopa metodą jednorazową dla niskocennych środków trwałych dotyczy sprzętu, który jest własnością lub współwłasnością przedsiębiorcy, jest kompletny, zdatny do użytku oraz przeznaczony na użytek firmy, a przewidywany czas jego użytkowania to minimum rok. W dodatku jego wartość początkowa nie jest wyższa niż 10 tys. zł. Tu odpis amortyzacyjny należy ująć w kosztach uzyskania przychodów w miesiącu przyjęcia laptopa do użytkowania.

Z kolei z prawa do skorzystania z jednorazowego odpisu amortyzacyjnego sprzętu o wartości do 50 tysięcy euro mają nowe firmy i takie, które posiadają status małego podatnika w ramach tzw. pomocy de minimis. Jednak właściciel firmy sam może zdecydować, czy skorzysta z takiej formy amortyzacji. Jeśli tak się stanie powinien uzyskać zaświadczenie o skorzystaniu z pomocy de minimis.

Inną alternatywą jest ustawowa możliwość zaliczenia wydatku na sprzęt jednorazowo w koszty, o ile jego wartość nie przekracza 100 tysięcy złotych. W takim przypadku nie jest konieczne wnioskowanie o zaświadczenia, takie jak w przypadku pomocy de minimis.

Choć firmowy komputer można amortyzować na kilka sposobów, najczęściej amortyzacja laptopa w firmie zależy to od wartości początkowej zakupionego sprzętu oraz od potrzeb optymalizacji podatkowej firmy. 

Decyzja w tym zakresie należy najczęściej do właściciela przedsiębiorstwa.

Zaliczka na podatek dochodowy jest jednym z najważniejszych obowiązków każdego podatnika. Polega na wpłacaniu do właściwego urzędu skarbowego ustalonej wcześniej zaliczki na podatek w odpowiednim i z góry ustalonym terminie. Przeczytaj nasz artykuł o rozliczeniu miesięcznym lub kwartalnym i dowiedz się, który sposób będzie dla Ciebie najkorzystniejszy.

Kto i kiedy powinien płacić zaliczkę na podatek dochodowy?

Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą mogą wpłacać zaliczki na podatek dochodowy miesięcznie, kwartalnie lub w sposób uproszczony.

Wpłaty wyliczonej zaliczki należy dokonać na mikrorachunek podatkowy, dla którego identyfikatorem jest NIP podatnika. Konieczne jest wpisanie jej rodzaju i miesiąca – np. PIT-36L za 06/2021. Może się też zdarzyć, że w danym okresie nie wystąpiła zaliczka na podatek. Wówczas nie dokonuje się wpłaty. Nie trzeba również zgłaszać tego faktu w urzędzie skarbowym. 

Podatek płacony co miesiąc

Miesięczne rozliczenie podatku jest możliwe wówczas, gdy przedsiębiorca jest opodatkowany skalą podatkową, podatkiem liniowym lub ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych. Jest to najczęściej wybierana forma zapłaty podatku dochodowego. Zaliczki należy wpłacać do 20 dnia miesiąca, jaki następuje po miesiącu, którego dotyczy podatek. Zatem zaliczkę na podatek dochodowy za lipiec przedsiębiorca powinien opłacić do 20 sierpnia tego samego roku.

Kwartalne rozliczenie podatku dochodowego – kto może skorzystać?

Drugą możliwością jest kwartalne rozliczenie podatku dochodowego. Taką formę mogą wybrać przedsiębiorcy opodatkowani na zasadach ogólnych bądź podatkiem liniowym, którzy w danym roku rozpoczęli działalność gospodarczą oraz są małym podatnikiem, czyli ich przychody w poprzednim roku wraz z podatkiem VAT nie były wyższe niż 2 mln euro. Dla ryczałtowców jest przewidziany inny limit: 200 tys. euro przychodów ze sprzedaży.

Zaliczki na kwartalne rozliczenie podatku dochodowego należy opłacać do 20 dnia miesiąca następującego po kwartale, którego dotyczy zaliczka. Np. za pierwszy kwartał, czyli za styczeń, luty i marzec, zaliczkę należy wpłacić do 20 kwietnia. Zaliczkę za ostatni kwartał podatnicy opodatkowani podatkiem liniowym lub na zasadach ogólnych powinni zapłacić do 20 stycznia następnego roku. Nie musisz tego robić, jeżeli przed upływem tego terminu złożysz w urzędzie skarbowym deklarację roczną (PIT 36, PIT-36L) oraz zapłacisz wynikający z rocznej deklaracji podatek. Ryczałtowcy mają czas do dnia złożenia zeznania rocznego (czyli maksymalnie do końca lutego następnego roku). 

Uproszczone zaliczki na podatek dochodowy

Trzecią możliwością opłacania zaliczek na podatek dochodowy, są zaliczki uproszczone.

Jest to metoda, dostępna jedynie dla podatników opodatkowanych według skali oraz podatkiem liniowym (ta metoda jest niedostępna dla ryczałtowców), przy której można opłacać jedynie stałe zaliczki miesięczne. Są one ustalane inaczej niż zaliczki miesięczne lub kwartalne. Ich ustalanie zależy od wysokości dochodu w roku poprzednim lub jeszcze wcześniejszym. Ustalona kwota jest stała przez cały rok i stanowi 1/12 podatku obliczonego od dochodu wskazanego w złożonym już zeznaniu rocznym.  

Jednak nie każdy może skorzystać z tej metody. Nie mogą na to liczyć przedsiębiorcy, którzy rozpoczęli swoją działalność gospodarczą w danym lub poprzednim roku podatkowym. Możliwość ta nie dotyczy również tych, którzy otworzyli swoją firmę dwa lata temu, ale w poprzednim roku wykazali w zeznaniu rocznym stratę podatkową lub dochód mniejszy, lub równy 8 tys. zł. To samo dotyczy właścicieli przedsiębiorstw, którzy rozpoczęli działalność minimum trzy lata temu, jednak za ostatnie dwa lata wykazali stratę lub dochód mniejszy, lub równy 8 tys. zł.

Zaliczka na podatek dochodowy – niemożliwe zmiany w ciągu roku

Istotne jest też to, że gdy już się wybierze uproszczoną formę zaliczek, to nawet jeśli w danym roku podatkowym poniesie się stratę, to i tak do jego końca trzeba opłacać zaliczki w określonej z góry wysokości. W tym przypadku nie można także odliczać od dochodu składek na ubezpieczenia społeczne.

O tym, że przedsiębiorca opłacał uproszczone zaliczki na podatek dochodowy, musi poinformować swój urząd skarbowy w zeznaniu rocznym. 

Wybór formy prowadzonej działalności gospodarczej ma niebagatelne znaczenie dla funkcjonowania każdego przedsiębiorstwa. Polskie prawo oferuje...

Read more