Krajowy System e-Faktur to duży krok w stronę cyfryzacji obrotu gospodarczego w Polsce. Ta internetowa platforma służąca do wystawiania i wymiany faktur między przedsiębiorcami ma m.in. ułatwić komunikację z organami podatkowymi i minimalizować oszustwa podatkowe. KSeF jest rozwijany od 2021 roku i stopniowo zacznie obowiązywać kolejne firmy. Sprawdź, czym jest ten system, jak działa, czy i od kiedy musisz z niego korzystać.

Czym jest KSeF?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest ogólnopolską platformą służącą do wystawiania, udostępniania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych (faktur elektronicznych, e-faktur). System jest niejako bazą, dzięki której masz stały dostęp online do wszystkich wystawionych i otrzymanych dokumentów. KSeF to dla niektórych firm prawdziwa rewolucja. Wprowadza obowiązek elektronicznego fakturowania i wyłącza możliwość wystawiania tradycyjnych, papierowych dokumentów.

KSeF od 2021 roku jest sukcesywnie rozwijany. Do połowy 2024 roku jest dobrowolny, a od 1 lipca 2024 staje się obowiązkowy dla większości przedsiębiorstw w Polsce. Jego głównym celem jest ujednolicenie sposobu rozliczania między firmami, usprawnienie komunikacji z administracją podatkową i zapobieganie oszustwom.

Dla kogo jest KSeF?

Krajowy System e-Faktur przeznaczony jest dla:

  • przedsiębiorców będących czynnymi podatnikami podatku VAT,
  • przedsiębiorców zwolnionych z VAT,
  • przedsiębiorców, którzy są zidentyfikowani w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS i posiadają polski NIP.

Obowiązkowe wystawianie faktur ustrukturyzowanych obejmuje czynności, które do tej pory dokumentowane były fakturą wystawioną zgodnie z ustawą o VAT.

System nie dotyczy m.in.:

  • przedsiębiorców, którzy nie mają w Polsce siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej,
  • faktur wystawianych osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej,

KSeF – od kiedy obowiązkowy?

Krajowy System e-Faktur od 1 stycznia 2022 roku jest dobrowolny i to przedsiębiorca decyduje samodzielnie, czy chce do niego przystąpić. Z czasem stanie się on obowiązkowy dla wszystkich firm. 

Szczegółowy harmonogram wprowadzania obowiązkowego KSeF dla firm:

  • 1 lipca 2024 roku – od tej daty wystawianie faktur w KSeF będzie obowiązkowe dla wszystkich czynnych podatników VAT,
  • 1 stycznia 2025 roku wystawianie faktur w KSeF będzie obowiązkowe także dla podatników zwolnionych z VAT (stosujących zwolnienie podmiotowe oraz wykonujących czynności wyłącznie zwolnione przedmiotowo z VAT).
Przeczytaj również:  Amortyzacja liniowa – co to jest?

Jak widać, w ciągu najbliższych miesięcy większość firm w Polsce będzie musiała korzystać z krajowego systemu. Dlatego już dziś warto się do niego przygotować i pomyśleć o wprowadzeniu do firmy księgowości online. Nowoczesne rozwiązania w zakresie księgowości oferuje Podatkomat – to w pełni cyfrowa platforma, dzięki której prowadzenie firmy staje się prostsze. Skontaktuj się z nami i sprawdź, jak możemy Ci pomóc.

Faktury w systemie KSeF

W Krajowym Systemie e-Faktur obowiązują faktury ustrukturyzowane, inaczej e-faktury. Jest to ustrukturyzowany plik zapisany w formacie XML. Jego struktura logiczna jest ściśle określona przepisami Ministerstwa Finansów. 

W momencie przesłania faktury ustrukturyzowanej do KSeF, uznaje się ją za wystawioną. Natomiast za otrzymaną – w dniu przydzielenia numeru identyfikacyjnego KSeF ID. Dokumenty są przechowywane w systemie przez 10 lat.

Fakturę ustrukturyzowaną możesz wystawić:

  • wykorzystując bezpłatne narzędzia udostępnione przez Ministerstwo Finansów,
  • z użyciem komercyjnych programów do księgowości zintegrowanych z KSeF.

KSeF: pytania i odpowiedzi

Poniżej odpowiadamy na najczęściej pojawiające się pytania w kontekście KSeF.

Co to jest KSeF?

Krajowy System e-Faktur jest ogólnopolską, internetową platformą (systemem teleinformatycznym) do wystawiania, udostępniania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych (e-faktur, faktur elektronicznych).

Kiedy KSeF będzie obowiązkowy?

Od 1 lipca 2024 roku KSeF staje się obowiązkowy dla wszystkich czynnych podatników VAT. Od 1 stycznia 2025 roku – dla nievatowców, czyli podatników zwolnionych z VAT podmiotowo lub przedmiotowo z VAT.

Kto jest objęty obowiązkiem wystawiania faktur w KSeF?

Obowiązek wystawiania faktur w KSeF będzie dotyczył (od określonych terminów) przedsiębiorców będących czynnymi podatnikami podatku VAT, zwolnionych z VAT oraz przedsiębiorców zidentyfikowanych w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS i posiadających polski NIP.

Kto jest zwolniony z KSeF?

Z KSeF są zwolnieni m.in. przedsiębiorcy wystawiający fakturę dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz firmy, które nie mają w Polsce siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej,

Jakie faktury będą obowiązywać w KSeF?

W ramach KSeF obowiązuje wyłącznie jeden rodzaj faktur – faktury ustrukturyzowane. To dokumenty stworzone według ściśle określonej struktury logicznej (wskazanej w przepisach) oraz zapisane w formacie pliku XML.

Jakich faktur nie wystawiamy w KSeF?

W KSeF nie ma możliwości wystawienia np. duplikatu faktury (nie będzie takiej potrzeby) czy faktury pro formy.