Wybór optymalnej formy opodatkowania to jedna z najważniejszych kwestii w działalności przedsiębiorstwa. Może bowiem przynieść realne korzyści finansowe. Zdarza się jednak, że aktualnie wybrana forma staje się już nieadekwatna do obecnej działalności gospodarczej i konieczna jest jej zmiana. Dlatego warto wiedzieć jak i kiedy jej dokonać.
Kiedy można zmienić formę opodatkowania?
Wielu właścicieli firm nie zdaje sobie sprawy do kiedy zmiana opodatkowania jest możliwa. Tymczasem przepisy dokładnie precyzują ten termin. Można tego dokonać do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym osiągnięto pierwszy przychód w konkretnym roku podatkowym. W większości przypadków zmiana formy opodatkowania powinna zostać zgłoszona do 20 lutego danego roku.
Przeczytaj także: Zmiana formy opodatkowania w trakcie roku – kiedy można wykonać?
Dostępne formy opodatkowania – stawki 2025
Aktualnie przedsiębiorcy mogą wybrać:
- opodatkowanie na zasadach ogólnych, czyli skalę podatkową z progami 12% i 32% (wyższy próg obowiązuje dla rocznych dochodów powyżej 120 000 zł),
- podatek liniowy – 19% (niezależnie od wielkości dochodów),
- ryczałt od przychodów ewidencjonowanych, gdzie stawki podatku zależą od rodzaju prowadzonej działalności gospodarczej i wynoszą 2%, 3%, 5,5%, 8,5%, 10%, 12%, 12,5%, 14%, 15% oraz 17%.
Od 2022 roku nie można już wnioskować o rozliczanie w formie karty podatkowej (tę formę opodatkowania mogą kontynuować jedynie podmioty, które wybrały ją przed końcem 2021 roku (i nie utraciły do niej prawa).
Zmiana opodatkowania – co wziąć pod uwagę?
Każdy przedsiębiorca, wybierając optymalną formę opodatkowania, powinien wziąć pod uwagę swoją indywidualną sytuację. W szczególności istotna jest przewidywana wysokość kosztów. Ma to duże znaczenie, gdyż niektóre formy opodatkowania, jak np. ryczałt od przychodów ewidencjonowanych nie pozwalają na odliczanie kosztów uzyskania przychodów od podstawy opodatkowania. Zatem jeśli są one wysokie, może się to okazać niekorzystne dla podatnika. Z drugiej strony ryczałt jest chętnie wybierany przez programistów i innych specjalistów branży IT prowadzących jednoosobową działalność. Ich koszty są zwykle niewielkie, a w ten sposób mogą zmniejszyć swoje zobowiązania podatkowe – dzięki relatywnie niskiej stawce podatku (8,5 lub 12%).
Przeczytaj także: Podatki dla programistów – co warto wiedzieć?
Koniecznie trzeba też zwrócić uwagę na ulgi podatkowe, z jakich można skorzystać przy określonej formie opodatkowania, gdyż zmiana formy opodatkowania może uniemożliwić skorzystanie z jakiejś ulgi. Dla przykładu odliczanie darowizn nie jest możliwe na podatku liniowym. Z kolei programiści i inni profesjonaliści IT mogą skorzystać z bardzo popularnej ulgi IP Box (choć nie jest to możliwe, jeśli rozliczają się ryczałtem).
Istotne może być również to, czy przedsiębiorca rozlicza swój podatek wspólnie z małżonkiem, gdyż np. podatek liniowy i ryczałt ewidencjonowany wykluczają taką możliwość.
Trzeba też wziąć pod uwagę składkę zdrowotną, którą przy rozliczaniu się na zasadach ogólnych i liniowo, ustala się na podstawie osiąganych dochodów. Natomiast przy ryczałcie jest ona uzależniona od wysokości przeciętnego wynagrodzenie w sektorze przedsiębiorstw oraz od przychodu firmy.
Dokładna analiza zalet i wad przy zmianie formy opodatkowania jest bardzo istotna dla optymalizacji podatkowej. Optymalizacja to taki wybór formy prawnej, zasad opodatkowania oraz ulg, który pozwoli maksymalnie zmniejszyć obciążenia i zwiększyć zyski.
Przeczytaj także: Metody optymalizacji podatkowej
Zmiana formy opodatkowania – zmiana ewidencji księgowej?
Planując zmianę opodatkowania, warto też wziąć pod uwagę formę ewidencji podatkowej. Jeśli przedsiębiorca decyduje się na opodatkowanie na zasadach ogólnych lub podatkiem liniowym, wówczas konieczne jest prowadzenie Księgi Przychodów i Rozchodów. Natomiast przy ryczałcie ewidencjonowanym prowadzenie księgowości jest zdecydowanie mniej skomplikowane, gdyż przy obliczaniu podatku nie ma konieczności uwzględniania jakichkolwiek kosztów działalności firmy. Zatem całkowicie wystarczające jest tu prowadzenie ewidencji przychodów.
Zmiana formy opodatkowania – jak zgłosić?
Jeśli przedsiębiorca planuje zmienić formę opodatkowania, najprostszym sposobem będzie przeprowadzenie tego przez Internet. Można to zrobić na stronie rządowej, która jest bazą CEiDG. Potrzebny do tego jest Profil Zaufany lub e-Dowód. Można również dokonać tego osobiście w urzędzie skarbowym (właściwym dla adresu firmy).
Aby zmienić formę opodatkowania internetowo:
- Wejdź na stronę http://www.biznes.gov.pl/ceidg i kliknij sekcję „Zmiana danych w CEIDG”, gdzie zmianę danych przeprowadzisz w całości internetowo. Na stronie możesz też pobrać formularz CEIDG-1, wypełnić go ręcznie i przekazać do urzędu osobiście lub pocztą.
- Wypełniając wniosek, zwróć szczególną uwagę na sekcję nr 15 (Oświadczenie o formie opłacania podatku dochodowego), gdzie wskazujesz nową formę opodatkowania.
- O ile wniosek został złożony prawidłowo, urząd zmieni dane najpóźniej w kolejnym dniu roboczym.
Po złożeniu wniosku otrzymasz wiadomość e-mail z potwierdzeniem; urzędowe potwierdzenie odbioru (UPO) będzie też dostępne na internetowym koncie przedsiębiorcy (w zakładce Moja Firma). Wybór nowej formy opodatkowania oznacza rezygnację z dotychczasowej. Gdy składasz dokumenty online, pamiętaj, że konieczne jest podpisanie wniosku, a następnie przesłanie go do urzędu skarbowego (to dwie osobne czynności – samo podpisanie nie nadaje biegu sprawie).
Zmiana formy opodatkowania nie wiąże się z opłatą skarbową – jest całkowicie bezpłatna. Podatnik nie jest też zobowiązany do powiadamiania urzędu skarbowego, ZUS-u czy GUS-u – instytucje te zostaną poinformowane automatycznie po zmianie danych.
Czy możliwa jest zmiana formy opodatkowania wstecz?
Jak wspomnieliśmy, formę opodatkowania przedsiębiorca może zmienić tylko dla bieżącego roku podatkowego i decyzję o tym, w jaki sposób będzie opodatkowany, musi podjąć do 20 lutego.
Nieobowiązujące już zapisy Polskiego Ładu uwzględniały możliwość zmiany sposobu opodatkowania z datą wsteczną. Dlatego też możliwa była zmiana formy opodatkowania za 2022 rok do dnia 2 maja 2023. Jednak mogli to zrobić jedynie ci właściciele firm, którzy w poprzednim roku byli opodatkowani ryczałtem lub podatkiem liniowym, a zależało im na zmianie na skalę podatkową.
Natomiast jeśli przedsiębiorca nie ma w planach zmiany formy opodatkowania, to nie musi składać żadnych wniosków w tej sprawie. W kolejnym roku obowiązują go te same zasady co w poprzednim, o ile z jakichś względów utracił możliwości rozliczania się przy pomocy wcześniejszej formy opodatkowania np. z powodu przekroczenia limitu przychodów uprawniających do rozliczania się przy pomocy ryczałtu. Wówczas ma obowiązek wyboru innej formy opodatkowania.
Kasowy PIT
Od 1 stycznia 2025 roku wchodzi w życie kasowy PIT. Rozwiązanie to pozwala przedsiębiorcy na opłacenie podatku dochodowego dopiero po otrzymaniu zapłaty za wystawioną fakturę (w metodzie memoriałowej podatek naliczany jest od wystawionych faktur, niezależnie od tego, czy kontrahent uregulował należność).
Oznacza, że podatek będzie naliczany na podstawie rzeczywistych wpływów finansowych, a nie wystawionych dokumentów sprzedaży. To ułatwienie w sytuacji, gdy kontrahenci zalegają z płatnościami lub gdy przedsiębiorca prowadzi niewielką działalność i brak nawet jednej płatności istotnie wpływa na jego płynność finansową.
Kasowy PIT mogą wybrać przedsiębiorcy, którzy:
- wykonują działalność samodzielnie (nie zatrudniają pracowników),
- ich przychód we wcześniejszym roku podatkowym był mniejszy niż 1 000 000 zł,
- zakładają działalność gospodarczą.
Przychód będzie powstawał dopiero w momencie uregulowania należności. Kasowy PIT dotyczy jedynie transakcji między przedsiębiorcami (sprzedaż B2B), które są udokumentowane fakturą. Z metody kasowej nie mogą skorzystać skorzystać osoby, które prowadzą pełną księgowość (księgi rachunkowe).
Ograniczenia związane z kasową metodą rozliczeń
Za wadę kasowego PIT-u można uznać dodatkowe obowiązki administracyjne – należy dokładnie śledzić daty płatności i dostarczać potwierdzenia zapłaty do biura księgowego. Kasowy PIT obejmuje także częściowe płatności, co może dodatkowo komplikować rozliczenie.
Kasową metodę rozliczeń przedsiębiorca ma obowiązek kontynuować przez cały rok podatkowy (nie może zrezygnować w dowolnym momencie). Do jego obowiązków będzie też należeć prowadzenie osobnej ewidencji dla faktur rozliczanych metodą kasową.
W przypadku kasowego PIT-u, po upływie dwóch lat od wystawienia faktury, przychód z działalności gospodarczej musi zostać rozpoznany – niezależnie od tego, czy kontrahent opłacił fakturę, czy nie.
Kasowy PIT jest dobrowolny przedsiębiorcy, którzy chcą z niego korzystać mogą złożyć pisemne oświadczenie do naczelnika urzędu skarbowego. Należy to zrobić do 20 dnia lutego bieżącego roku (nowi przedsiębiorcy mogą to zrobić do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu rozpoczęcia działalności).
