Sprzęt komputerowy czy samochód firmowy to środki trwałe, które nie budzą najmniejszych wątpliwości jako niezbędne wyposażenie stanowiska pracy dla informatyka. Tymczasem niewiele osób zdaje sobie sprawę z tego, że specjaliści IT również mogą kupić telewizor na firmę. Dlatego warto wiedzieć, w jakiej sytuacji i jak to zrobić.

Zakup telewizora na firmę dla programisty – czy jest to możliwe?

O ile oczywiste jest, że specjaliści IT prowadzący własną działalność gospodarczą, potrzebują do swojej codziennej pracy komputera, monitora, skanera, myszki czy drukarki, o tyle wątpliwości może budzić wykorzystywanie w tym celu telewizora. Jednak biorąc pod uwagę specyfikę ich pracy, a przede wszystkim fakt, że najczęściej odbywa się ona zdalnie, są realne przesłanki do nabycia takiego sprzętu na firmę.

Poza tym, zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami, wydatek poniesiony przez podatnika, przede wszystkim nie może być uwzględniony na liście rzeczy niebędących kosztami z mocy ustawy (art. 23 ust. 1 ustawy o PIT). Tymczasem telewizora nie ma na tej liście.

Telewizor w kosztach firmy – kiedy to możliwe?

Według wielu indywidualnych interpretacji skarbowych specjalista IT prowadzący działalność gospodarczą we własnym mieszkaniu może zaliczyć zakup telewizora do kosztów uzyskania przychodu. Aby to zrobić, nie jest nawet konieczne wydzielenie osobnej części mieszkania na cele firmowe. Jednak w razie kontroli skarbowej trzeba umieć udowodnić, że zakup tego urządzenia był niezbędny do prowadzonej działalności gospodarczej.

Jeśli zatem informatyk będzie go używał np. do wideokonferencji z klientami lub współpracownikami, czy też będzie on pełnił funkcję wielkiego monitora komputerowego, jest to w pełni uzasadniony argument za wliczeniem jego zakupu do kosztów uzyskania przychodu. Natomiast jeśli telewizor nie będzie wykorzystywany dla celów prowadzonej przez programistę działalności gospodarczej, a jedynie ma zaspokajać osobiste potrzeby przedsiębiorcy, to nie można odliczyć jego kosztu od podstawy opodatkowania.

Przeczytaj również: Co można wrzucić w koszty firmy?

Zakup telewizora na firmę musi mieć wpływ na jej dochody

Trzeba też pamiętać o tym, że w przypadku kontroli skarbowej konieczne może być wykazanie związku zakupu telewizora na firmę z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą oraz uzyskiwanymi przychodami. Zatem poniesiony wydatek musi koniecznie przekładać się na osiągnięcie przychodu przedsiębiorcy, który bez jego poniesienia mógłby zarobić mniej lub nawet stracić źródło dochodów.

W przypadku programistów i innych specjalistów IT z pewnością wystarczy udowodnić, że zakupiony sprzęt telewizyjny służy do kontaktów audiowizualnych z klientami, kontrahentami oraz innymi użytkownikami systemów informatycznych m.in. podczas spotkań, zdalnych konferencji oraz licznych prezentacji prowadzonych w ramach obowiązków służbowych. Sytuacja nie powinna budzić żadnych wątpliwości zwłaszcza wtedy, gdy zakupiony telewizor wpłynie pozytywnie na efektywność pracy przedsiębiorcy, a co za tym idzie, wystąpi związek wydatku z osiąganymi przychodami.

Dowiedz się również: Jak generować koszty w firmie jednoosobowej?

Jak zaksięgować zakup telewizora na firmę?

Na podstawie obowiązujących przepisów podatnicy mogą nie dokonywać odpisów amortyzacyjnych od składników majątku, których wartość początkowa nie przekracza 10 tys. zł. Wówczas wydatki poniesione na ich nabycie stanowią koszt uzyskania przychodu w miesiącu oddania środków trwałych do użytkowania.

Zatem, jeżeli cena telewizora nie przekroczyła 10 tys. zł, to wydatek ten jest kosztem uzyskania przychodów w miesiącu, w którym zaczął używany przez przedsiębiorcę do celów firmowych.

Warto również pamiętać, że jeśli osoba prowadząca działalność gospodarczą jest VAT-owcem, może również odliczyć podatek VAT wynikający z zakupu nowego sprzętu telewizyjnego. Dotyczy to również VAT-owców rozliczających się ryczałtem, co jest bardzo częstą praktyką wśród programistów.

Wielu informatyków oraz programistów prowadzących własną działalność gospodarczą, zastanawia się podczas wyboru sposobu opodatkowania, czy dobrą opcją byłby dla nich m.in. ryczałt. Wątpliwości budzi zwłaszcza kwestia, czy jego wybór pozwoli na skorzystanie z ulgi IP Box, która w tej branży ma szczególnie duże znaczenie.

Ulga IP Box i ryczałt – co oznaczają?

IP Box to ulga podatkowa wprowadzona w 2019 roku, która ma zachęcać kreatywnych i innowacyjnych przedsiębiorców do prowadzenia działalności rozwojowej. Stanowi pewną kontynuację ulgi na działalność badawczo-rozwojową (B+R). Jej głównym celem jest pobudzenie rynku nowych technologii do tworzenia nowych rozwiązań. Dzięki niej dochody innowacyjnych firm są opodatkowane według preferencyjnej stawki podatku PIT lub CIT, wynoszącej 5%, a nie jak w przypadku opodatkowania na zasadach ogólnych – 12 lub 32%, podatku liniowego – 19% czy podatku CIT – 9 lub 19%.

Z kolei ryczałt stanowi odmianę podatku dochodowego od przychodów ewidencjonowanych. Podstawą jego opodatkowania jest przychód bez pomniejszenia o koszt. Do zalet tej formy opodatkowania należą niskie stawki podatku (dla programistów to 12%), a także uproszczona księgowość i możliwość rozliczania za okres kwartalny. Natomiast są tu również i wady, do których należą brak możliwości wspólnego rozliczenia z małżonkiem bądź jako osoba wychowująca samotnie dziecko, brak ulgi na dzieci. Nie można też zrezygnować z tej formy opodatkowania w ciągu roku. Nie można tu także rozliczyć ponoszonych kosztów uzyskania przychodu.

Ulga IP Box i ryczałt – jakie warunki trzeba spełnić?

Aby móc skorzystać z ulgi IP Box trzeba prowadzić działalność badawczo-rozwojową. W jej ramach konieczne jest wytworzenie kwalifikowanego prawa własności intelektualnej. Należy również prowadzić odrębną ewidencję zdarzeń gospodarczych, do której zaliczają się wszelkie działania finansowe związane z dochodami z kwalifikowanych IP. Niezbędne jest również ponoszenie kosztów kwalifikowanych w związku z wytworzeniem, rozwojem lub modernizacją kwalifikowanego IP.

Z ulgi IP Box mogą skorzystać zarówno osoby prowadzące jednoosobowe działalności gospodarcze, spółki osobowe, jak i spółki kapitałowe. Nie ma tu znaczenia, czy jest to mała firma, czy też duża korporacja. Najważniejsze jest jednak, aby prowadziła ona działalność innowacyjną.

Aby potwierdzić słuszność zastosowania ulgi IP Box, dobrze jest. uzyskać tzw. interpretację indywidualną, która potwierdza prawidłowość przyjętego przez podatnika stanowiska, które opisał on w tzw. opisie stanu faktycznego.

Aby być objętym systemem podatkowym ryczałtu, konieczne jest spełnienie pewnych warunków. Przede wszystkim, przedsiębiorca na ryczałcie nie może przekroczyć określonego limitu przychodów, który w 2023 roku wynosi 9 654 400 zł (2 000 000 euro) rocznie. 

Konieczna działalność o twórczym charakterze

Istotne jest to, że osoby uprawnione do skorzystania z ulgi IP Box mogą z niej skorzystać dopiero przy rozliczeniu rocznym. Natomiast wszelkie dochody, które uzyskują w trakcie roku, pochodzące z kwalifikowanych praw własności intelektualnej, muszą być wcześniej opodatkowane zgodnie z wybraną formą opodatkowania, która została wybrana przez danego przedsiębiorcę.

Warto pamiętać, że prowadzona działalność badawczo-rozwojowa powinna mieć twórczy charakter, czyli powinna prowadzić do rozszerzenia wiedzy w danej dziedzinie. Może to być np. przyczynienie się do stworzenia nowych procesów, produktów albo usług. Prowadzą do tego najczęściej badania naukowe oraz prace rozwojowe.

Czy można skorzystać z ulgi IP BOX na ryczałcie?

Aby skorzystać z ulgi IP Box, podatnik powinien rozliczać się na zasadach ogólnych lub według podatku liniowego. Niestety nie mogą tego zrobić osoby opodatkowane ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych. 

Zatem innowacyjni przedsiębiorcy powinni indywidualnie przeanalizować, co jest dla nich bardziej opłacalne – IP Box czy ryczałt. Programista, korzystając z ulgi IP BOX, zapłaci jedynie 5% podatku dochodowego. Ulga przysługuje w sytuacji, gdy specjalista tworzy oprogramowanie i sprzedają je wraz z przekazaniem praw autorskich (np. klientom lub firmie, z którą współpracują na zasadach B2B). Tym samym z IP BOX może korzystać wielu programistów i specjalistów IT, o ile ich działania mają charakter innowacyjny. Natomiast ryczałt nie pozwala skorzystać z tej ulgi, jednak pozwala odprowadzać relatywnie niski podatek PIT – 12%, a w niektórych przypadkach (m.in. działalność związana z modelowaniem danych, tworzeniem narzędzi monitorujących systemy informatyczne) – 8,5%.

Skorzystaj z usług naszego biura rachunkowego online i sprawdź opcje księgowości IT dla informatyków i programistów! Wybór między ulgą IP Box a ryczałtem może być trudny, ale my pomożemy Ci zrozumieć różnice i wybrać najlepszą opcję podatkową dla Twojej działalności. Skontaktuj się z nami już dziś!

Branża IT to w ostatnich latach jeden z najprężniej rozwijających się sektorów gospodarki, nie tylko światowej, ale również polskiej. Aby usprawnić jej funkcjonowanie, wprowadzono m.in. liczne preferencje podatkowe dla firm działających w tym sektorze. Jedną z nich jest ulga B+R, czyli na badania i rozwój.

Czym dokładnie jest ulga B+R dla IT?

Biorąc pod uwagę bardzo dużą dynamikę rozwoju branży IT, od stycznia ubiegłego roku przedsiębiorcy prowadzący w niej swoją działalność, mogą liczyć na jeszcze więcej nowych preferencji wspierających ich funkcjonowanie. Należą do nich m.in. ulga na prototyp, ulga na robotyzację czy ulga IP Box. Jednak tą, z której firmy informatyczne korzystają najczęściej, jest tzw. ulga B+R.

Ulga B+R uprawnia wiele firm informatycznych do obniżenia wysokości zobowiązań podatkowych, co jest możliwe na wielu płaszczyznach. Tym bardziej że już sam proces tworzenia nowych programów komputerowych spełnia definicję działalności badawczo-rozwojowej.

Ulga B+R – kto może skorzystać w IT?

Działania przedsiębiorstwa stanowią działalność badawczo-rozwojową, gdy mają określony cel i są ukierunkowane na pozyskiwanie nowej wiedzy. Natomiast prace realizowane w ramach tych projektów, dzięki twórczym czynnościom oraz badaniom w różnych środowiskach testowych, za każdym razem zmierzają do wyeliminowania niepewności badawczej i technologicznej. Zakres tych działań jest bardzo szeroki, ponieważ procesy badawczo-rozwojowe wymagają odpowiedniego planowania i zarządzania projektami, nie tylko w aspekcie naukowo-technicznym, ale również w pod względem administracyjnym.

Jakie działania obejmuje ulga B+R?

Wśród działań badawczo-rozwojowych, których dotyczy ulga B+R w branży IT należą m.in.:

• tworzenie nowych aplikacji internetowych,
• tworzenie rozwiązań technologicznych z zakresu automatyzacji,
• tworzenie nowych możliwości wykorzystania sztucznej inteligencji oraz jej funkcjonalności,
• tworzenie nowej platformy IT oferującej obsługę różnego rodzaju,
• prezentacja danych zgromadzonych w dotychczasowej bazie danych do innej platformy,
• rozwój nowych funkcjonalności,
• tworzenie rozwiązań przydatnych do udostępniania możliwości logowania się do komputera za pomocą danych biometrycznych,
• tworzenie nowych rozwiązań służących do zarządzania komputerem np. zdalnego zarządzania pulpitem,
• ulepszanie istniejących już procesów oraz rozwiązań oferowanych klientom zewnętrznym,
• tworzenie oprogramowania komputerowego i opracowywanie jego nowych wersji,
• prace analityczne i programistyczne prowadzone w celu stworzenia nowych rynkowych rozwiązań,
• rozwój systemów do przechowywania dużej ilości danych,
• przygotowywanie kolejnych wersji systemu dla nowych generacji urządzeń elektronicznych.

Ulga B+R – kiedy można ją rozliczyć?

Ulga B+R standardowo pozwala przedsiębiorcy odliczyć od podatku dodatkowe 100% poniesionych kosztów uzyskania przychodów na działalność badawczo rozwojową. Przy czym centra badawcze mogą odliczyć nawet 150%. W niektórych przypadkach możliwe jest odliczenie w wysokości 200%.

Przedsiębiorcy, którzy zamierzają starać się o ulgę B+R muszą ponieść koszty kwalifikowane na badania i rozwój, a następnie oddzielnie wykazać je w podatkowej księdze przychodów i rozchodów, lub w księgach rachunkowych.

Ulga B+R przysługuje również firmom, które korzystają ze zwolnień w ramach specjalnych stref ekonomicznych. Jednak odliczeniu w ramach ulgi podlega wyłącznie część kosztów kwalifikowanych, niebędących kosztami działalności zwolnionej od podatku przedmiotowo.

 Ulga B+R a ulga IP Box

Przedsiębiorstwa z branży IT, prowadzące działalność badawczo-rozwojową związaną z zaawansowanymi prawami IP, mogą również skorzystać z ulgi IP Box. To obniżona stawka podatku w wysokości 5%. Dotyczy to firmy tworzące nowe innowacyjne lub ulepszone produkty, procesy lub usługi.

Ulga B+R jest związana z etapem wytwarzania, ulepszania lub rozwijania, kiedy przedsiębiorstwo ponosi określone wydatki na działalność badawczo-rozwojową. Z kolei ulga IP Box jest stosowana do powstałego dochodu z kwalifikowanych praw własności intelektualnej. W ubiegłym roku, przepisy Polskiego Ładu, wprowadziły możliwość jednoczesnego korzystania z obu ulg.

Nie trać czasu na skomplikowane rozliczenia! Oferujemy łatwą i efektywną księgowość IT dla Twojej firmy. Sprawdź nasze biuro rachunkowe online i skorzystaj z ulgi B+R i nie tylko!

W ostatnim czasie prawo podatkowe zmieniało się wyjątkowo często, a jego przepisy nierzadko są zbyt skomplikowane dla odbiorców. Stąd też, aby podatnikom było łatwiej zrozumieć obowiązujące ich reguły, wprowadzono rozwiązania, które mają im to ułatwić. Jednym z nich są interpretacje indywidualne. Warto wiedzieć, jak z nich skorzystać.

Rozbudowane otoczenie prawne często stwarza przedsiębiorcom wiele problemów z właściwym zrozumieniem przepisów, które ich bezpośrednio dotyczą. Ostatnio ma to miejsce zwłaszcza w odniesieniu do prawa podatkowego, którego zmiany były częste i nierzadko zaskakujące dla podatników. Dlatego też w przypadku istotnych wątpliwości związanych z obowiązującymi przepisami, warto skorzystać z interpretacji indywidualnej.

Interpretacja indywidualna – przydatna ochrona dla podatnika

Interpretacja indywidualna to oficjalne stanowisko organu podatkowego dotyczące stosowania przepisów podatkowych w indywidualnej sprawie podatnika, dotyczące określonych zdarzeń gospodarczych, wydawane w formie pisemnej. Może ono dotyczyć zarówno zdarzeń, które miały miejsce w przeszłości, jak i tych, które przedsiębiorca planuje w przyszłości.

Otrzymanie takiej indywidualnej interpretacji, a następnie zastosowanie się do niej, daje ochronę przed często dotkliwymi sankcjami karno-skarbowymi, jak mandaty lub grzywny. Chroni również przed zapłatą odsetek od zaległości podatkowych lub nawet samego podatku. Jednak, aby ta ochrona wynikająca z otrzymania interpretacji indywidualnej była możliwa, konieczne jest wdrożenie przedstawionych w niej rozwiązań.

Trzeba jednak pamiętać, że zakres ochrony jest uzależniony od tego, czy wniosek o interpretację indywidualną dotyczy zdarzenia, które już wystąpiło czy też dopiero może mieć miejsce. Niestety pierwsza opcja gwarantuje ochronę w znacznie mniejszym zakresie i na ogół dotyczy wyłącznie odsetek za zwłokę np. od zaległości podatkowych. Natomiast jeżeli interpretacja indywidualna dotyczy planowanych działań przedsiębiorstwa, ochrona może objąć również zapłatę samego podatku.

Kto wydaje interpretacje indywidualne?

Interpretacje indywidualne wydaje wyspecjalizowany organ Krajowej Administracji Skarbowej (KAS), którym jest Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej (KIS). Otrzymana interpretacja nie jest jednak wiążąca dla organu podatkowego. Oznacza to, że w prowadzonym postępowaniu organ podatkowy może nie zgodzić się z wykładnią przedstawioną w interpretacji przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej i wydać decyzję, w której określi podatek do zapłaty. W takim przypadku jednak, na wniosek posiadacza interpretacji, organ, który wydał decyzję, zwolni go z zapłaty podatku.

Podatnicy, którzy chcą poprosić Krajową Informację Skarbową o pomoc i dostać interpretację podatkową, mogą to zrobić przez internet (w Krajowej Informacji Skarbowej) lub listownie. W pierwszym przypadku potrzebują do tego profilu zaufanego lub certyfikatu kwalifikowanego. Pozwalają one bowiem potwierdzić tożsamość podatnika składającego wniosek.

Wzory wniosków o wydanie takiej interpretacji są dostępne na stronach internetowych Krajowej Informacji Skarbowej oraz Krajowej Administracji Skarbowej.

Ile kosztuje Interpretacja indywidualna 2023?

Podatnicy, którzy wnioskują o interpretację indywidualną, zapłacą 40 zł za opis każdego stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego. Trzeba jednak pamiętać, że jeśli we wniosku przedstawionych zostanie wiele sytuacji lub zdarzeń wymagających wyjaśnienia, trzeba będzie zapłacić za opis każdego z nich. Wówczas trzeba to zrobić przed złożeniem wniosku na konto Krajowej Informacji Skarbowej.

Interpretacja indywidualna dla programistów i specjalistów IT – o czym warto wiedzieć?

Interpretacja indywidualna ma również duże znaczenie dla specjalistów IT prowadzących własną działalność gospodarczą. W ich przypadku wiele wątpliwości może rodzić choćby zaliczenie wykonywanych prac programistycznych jako działalności badawczo-rozwojowej, co ma duże znaczenie, gdy osoby te zamierzają korzystać z ulgi B+R czy IP Box. Nie zawsze istnieje też pewność co do możliwości objęcia ulgą działań wykonywanych w ramach określonego zespołu lub prac nad ulepszeniem określonych produktów lub procesów informatycznych. Nie zawsze też wiadomo, czy można przypisać wynagrodzenie otrzymywane z tytułu wykonania kontraktu do kwalifikowanego źródła lub w jakiej części jest to możliwe. W takich sytuacjach przydatna może okazać się indywidualna interpretacja podatkowa, która nie tylko objaśni sposób postępowania przy rozliczeniach, ale też zapewni bezpieczeństwo mikroprzedsiębiorcy.

Aby firma mogła jak najwięcej zarobić, konieczne jest nie tylko pozyskanie jak najbardziej intratnych zleceń na jej usługi lub duża sprzedaż produktów, ale również maksymalne obniżenie podatków. Z pewnością pomocne w tym może być generowanie kosztów – jak je generować zgodnie z prawem w firmie jednoosobowej?

Kiedy opłaca się generowanie kosztów?

Generowanie kosztów w firmie jednoosobowej może przynieść duże korzyści przedsiębiorcy. Jednak jest to możliwe tylko wówczas, gdy ten rozlicza się według skali podatkowej lub przy pomocy podatku liniowego.

Koszty w jednoosobowej działalności gospodarczej to wszystkie te wydatki, które przedsiębiorca ponosi zarówno w celu uzyskania przychodu, jak i w celu zachowania/zabezpieczenia jego źródła.

Przeczytaj także: Metody optymalizacji podatkowej.

Jak generować koszty w firmie jednoosobowej? Wydatki firmowe trzeba uzasadnić

Trzeba jednak pamiętać, że każdy z wydatków zaliczonych do kosztów działalności przedsiębiorstwa trzeba móc uzasadnić, czyli udowodnić, że jego poniesienie było konieczne dla funkcjonowania firmy. W dodatku to jej właściciel musi przekonać urząd skarbowy, że dany wydatek nie tylko ma związek z prowadzoną działalnością, ale również był niezbędny dla jej sprawnego działania, osiągania zysków lub rozwoju.

To, co można zaliczyć w przypadku danej działalności gospodarczej do kosztów jej prowadzenia, zależy od jej profilu i branży, w jakiej funkcjonuje. Najczęściej jednak są to opłaty związane z miejscem, w którym działa, czyli czynsz oraz opłaty za prąd, wodę czy ochronę, jeśli taka funkcjonuje w danym obiekcie. To również koszty związane z zakupem wyposażenia biura lub zakładu, a także nabyciem sprzętu komputerowego oraz niezbędnego oprogramowania. Z pewnością urząd skarbowy nie będzie miał żadnych wątpliwości, jeśli do kosztów działalności w firmie jednoosobowej zostanie zaliczony abonament telefoniczny oraz opłata za internet. Większość jednoosobowych przedsiębiorstw nie będzie też miała problemu z uzasadnieniem konieczności posiadania samochodu, a co za tym idzie nie tylko koszt jego zakupu, ale i wydatki na paliwo i części zamienne można bez problemu zaliczyć do kosztów funkcjonowania przedsiębiorstwa.

Generowane koszty zależą od branży, w jakiej funkcjonuje firma jednoosobowa – jakie koszty dla specjalistów IT?

Pozostałe koszty na ogół zależą już od specyfiki firmy. Jeśli przedsiębiorca jest na przykład  fotografem, do swoich kosztów może zaliczyć zakup profesjonalnego sprzętu fotograficznego i koszt wynajmu studia.

Specyficzne koszty dotyczą także specjalistów z branży IT. Programiści i testerzy mogą generować koszty związane z:

• zakupem oprogramowania niezbędnego w codziennej pracy (specjalistyczne aplikacje, systemy operacyjne, programy antywirusowe, programy do komunikacji, zarządzania projektem itd.),
• zakupem sprzętu (np. komputerów, urządzeń mobilnych), 

w szerszym zakresie niż inne profesje. W przypadku testerów uzasadniony będzie zakup kilku urządzeń (np. smartfonów, tabletów) różnych producentów, co pozwoli na dokładne sprawdzenie testowanego oprogramowania. Programiści mogą potrzebować też kilku monitorów i sprzętu o wyższych niż standardowe parametrach. 

Koszty specjalistów IT prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą mogą obejmować także szkolenia i inne formy podnoszenia kwalifikacji, niezbędne dla zachowania konkurencyjności na bardzo szybko rozwijającym się rynku. Mowa tu między innymi o kursach językowych, czy związanych z konkretnym obszarem działalności (np. nauka języka programowania). Do kosztów zaliczymy także wydatki na promocję firmy (np. przygotowanie strony internetowej, czy opracowanie identyfikacji wizualnej).

Czytaj więcej: użytkowanie samochodu na firmę, mieszkanie na firmę, rower w kosztach firmy, hulajnoga elektryczna na firmę, smartwatch na firmę, telewizor na firmę.

Nie wszystko można wliczyć w koszty

Trzeba jednak pamiętać, że zasadność danego wydatku być może trzeba będzie udowodnić podczas kontroli przeprowadzonej przez urząd skarbowy.

Warto też wiedzieć, że na pewno do kosztów uzyskania przychodu nie można zaliczyć wydatków na spłatę pożyczek, ulepszenie środków trwałych oraz odsetek budżetowych związanych z zaległościami podatkowymi i ZUS. Nie zaliczają się tu również składki na rzecz organizacji, do których przynależność podatnika nie jest obowiązkowa, kary pieniężne i grzywny.

Sprawdź nasz artykuł: Co można wrzucić w koszty firmy? 

Jak generować koszty w firmie jednoosobowej? Konieczne udokumentowanie wydatków

Oczywiście, aby móc udowodnić, że wygenerowany koszt w firmie jednoosobowej miał miejsce, konieczne jest jego udokumentowanie. Najczęściej dowodem na to jest faktura lub rachunek. Jednak może to być również dowód poniesienia opłaty pocztowej, bilet z numerem NIP sprzedawcy czy dowód zapłaty za przejazd płatną autostradą. W pewnych wypadkach może to być również dowód wewnętrzny sporządzony przez przedsiębiorcę, który zaświadcza o wydatkach poniesionych m.in. na diety w podróży służbowej.

Poniesione koszty pozwalają na obniżenie podstawy opodatkowania w firmie jednoosobowej, a to oznacza również niższy podatek dochodowy do zapłacenia. Dodatkowo podatnicy VAT, ponosząc wydatki firmowe, mogą obniżyć kwotę tego podatku, jaką mają do zapłacenia. Wówczas odejmuje się podatek naliczony przez sprzedawcę, od którego przedsiębiorca nabywa określone towary lub usługi, od podatku należnego, czyli tego, który musi on sam zapłacić do urzędu skarbowego.

Nie zawsze wysokie koszty generowane w firmie jednoosobowej są korzystne

Choć wysokie koszty niewątpliwie obciążają budżet przedsiębiorcy, to są dla niego również korzystne, gdyż pozwalają obniżyć podatek dochodowy, a co za tym idzie zwiększyć zysk firmy.

Zdarzają się jednak przypadki, gdy generowanie wysokich kosztów może nie być korzystne dla osoby prowadzącej jednoosobową działalność gospodarczą. Taka sytuacja ma miejsce wówczas, gdy znaczenie ma wysokość jego dochodu, np. podczas badania zdolności kredytowej czy ubiegania się o jakieś publiczne zlecenie. Dlatego przymierzając się do zaciągnięcia kredytu lub wzięcia udziału w przetargu na intratne zlecenie, warto wziąć to pod uwagę i wówczas ograniczyć koszty firmowe.

Wielu programistów, zamiast pozostawać na etatach w dużych przedsiębiorstwach, postanawia prowadzić własną działalność gospodarczą. Daje im to często nie tylko większe dochody, ale i uwalnia od konieczności pracy w określonych godzinach i tylko dla jednej firmy. Jednak decydując się na taki model pracy, trzeba pamiętać o kilku ważnych sprawach.

 Wiele osób wybierających zawód programisty decyduje się na prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej między innymi ze względu na możliwość pracy na własny rachunek. Wiele osób zajmujących się tą profesją często wykonuje zlecenia dla większych zleceniodawców na kontraktach B2B. Pracę tę można bowiem wykonywać nawet we własnym domu, gdyż poza odpowiednim sprzętem komputerowym i specjalistycznym oprogramowaniem, nie wymaga ona spełnienia żadnych szczególnych warunków. Nie ma też potrzeby częstych kontaktów ze zleceniodawcą lub współpracownikami w firmowym biurze.

Przeczytaj także: "Spółka z o.o. a jednoosobowa działalność gospodarcza".

Programista na swoim – zakładanie działalności

Programista i działalność gospodarcza – to niewątpliwie dobre połączenie. Jak w przypadku każdej firmy trzeba ją jednak najpierw założyć. Nie jest to nic trudnego. Może to zrobić każda osoba pełnoletnia, bo tylko taka ma pełną zdolność do podejmowania decyzji i może ponosić całkowitą odpowiedzialność za swoje działania.

Pierwszym krokiem jest rejestracja w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej – CEIDG. Jest to rejestr przedsiębiorców prowadzących w Polsce jednoosobową działalność gospodarczą. Można to zrobić we właściwym przedsiębiorcy urzędzie gminy lub też online.

Podczas rejestracji trzeba wskazać, pod jaką nazwą prowadzona będzie działalność. Ważne jest to, aby zawierała co najmniej imię i nazwisko przedsiębiorcy, do którego można dodać inne dowolnie wybrane elementy. Konieczne jest również podanie adresu firmy. Trzeba jednak pamiętać o tym, że konieczny jest tu tytuł prawny do nieruchomości, w której będzie zarejestrowana działalność. Nie musi to być koniecznie prawo własności, ale wystarczy podpisana umowa najmu czy dzierżawy danego lokalu. 

O tym, jak założyć działalność gospodarczą dowiesz się z naszego wcześniejszego artykułu.

Obowiązkowy wybór kodu PKD

Konieczne jest również wybranie kodu PKD, czyli kodu Polskiej Klasyfikacji Działalności. Oznacza on przeważającą działalność, którą właściciel firmy planuje się zajmować. Choć są one przede wszystkim wykorzystywane w statystyce publicznej, to niektóre z nich są także powiązane z określonymi formami opodatkowania lub rejestracją VAT.

Należy wybrać jeden kod główny, czyli związany z działalnością, która w założeniu ma przynosić przedsiębiorcy największe przychody, a także dowolną liczbę kodów dodatkowych. Warto jednak pamiętać, że w formularzu rejestracyjnym można ich zmieścić tylko dziewięć. Jeśli konieczna będzie wpisanie większej liczby kodów, można to zrobić przy pomocy formularzy CEIDG-RD.

Programiści najczęściej wybierają kod 62.01.Z, który oznacza „działalność związaną z oprogramowaniem”. Osoby projektujące oprogramowanie często wpisują także kody: 62.02.Z, który dotyczy „działalności związanej z doradztwem w zakresie informatyki” oraz  62.03.Z, odpowiadający „działalności związanej z zarządzaniem urządzeniami informatycznymi”.

Więcej na temat kodów PKD dla programistów przeczytasz z naszego wcześniejszego artykułu.

Dowiedz się więcej także o kodach PKWiU dla programistów z naszego poprzedniego artykułu.

Programista – działalność gospodarcza, koszty

 Każda osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą, a więc również programista, jest podatnikiem podatku dochodowego od osób fizycznych, czyli podatku PIT. Może wybrać najbardziej odpowiednią dla siebie formę opodatkowania spośród trzech: na zasadach ogólnych według skali podatkowej (stawka podatkowa 12% i 32%), według stawki liniowej (stawka podatkowa 19%) lub ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych.

W dwóch pierwszych przypadkach przedmiotem opodatkowania jest dochód, a w dla ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych będzie to osiągnięty przychód.

Dowiedz się więcej na temat podatków dla programistów.

Konieczny wybór optymalnej formy opodatkowania

W przypadku programistów korzystną opcją może się okazać wybór ryczałtu. Zwykle nie mają oni dużych kosztów prowadzenia działalności gospodarczej, których akurat przy tej formie opodatkowania nie można odliczyć, ale za to mogą skorzystać z obniżonych stawek ryczałtu dla branż, do których należą m.in. osoby prowadzące działalność w zakresie specjalistycznego oprogramowania. Stawka podatku wyniesie więc dla nich 12 proc. bez względu na wysokość dochodów, a te w branży IT bywają niemałe.

Choć do końca ubiegłego roku podatek liniowy był najczęściej wybieraną formą opodatkowania przez programistów, to obecnie byłby dla nich korzystny tylko wówczas, gdyby ich wydatki firmowe były wyższe niż ok. 40% przychodów. 

O metodach optymalizacji podatkowej przeczytasz naszego wcześniejszego artykułu.

Gdy programista inwestuje w nowoczesne technologie

Trzeba jednak pamiętać, że w przypadku przejścia na ryczałt, programista nie może skorzystać z ulgi IP Box, która pozwala na skorzystanie z preferencyjnej stawki podatku w odniesieniu do dochodów uzyskiwanych z tzw. kwalifikowanych praw własności intelektualnej. Jest to tym bardziej istotne, że aktualnie istnieje możliwość jednoczesnego skorzystania z ulgi IP Box oraz z ulgi badawczo-rozwojowej (B+R), która obecnie pozwala na odliczenie od podatku nawet 200% kosztów kwalifikowanych poniesionych na projekty badawczo-rozwojowe. Dlatego też warto dobrze przemyśleć wybór formy oprogramowania, aby zyski z prowadzonej działalności przynosiły jak największą satysfakcję.

Więcej o księgowości IT, uldze IP BOX oraz o uldze B+R przeczytasz na naszej stronie.